Ajouter une checklist

Dans LadVen OS, la checklist aide à décomposer une tâche en étapes vérifiables et à comprendre rapidement l'avancement sans lire toute la correspondance. Elle est utile à la création de la tâche comme lors des précisions ultérieures dans la carte.

Utilisez la checklist non comme une seconde description de la tâche, mais comme une liste d'actions permettant d'accepter le résultat.

Le schema montre le chemin des etapes aux points verifiables, aux fichiers preuve et a la validation par l'avancement.

Quand l'utiliser

Ajoutez une checklist si :

• le travail se répète selon un processus clair ;
• le résultat dépend de plusieurs étapes obligatoires ;
• plusieurs participants exécutent la tâche ;
• il faut séparer les étapes de travail de la discussion dans les commentaires ;
• la tâche demande des preuves d'exécution : captures, documents, fichiers intermédiaires.

Si la tâche ne comporte qu'une action évidente, une checklist séparée n'est généralement pas nécessaire. Il vaut mieux décrire le résultat dans le titre et la description de la tâche.

Pour le manager, la checklist est particulièrement utile lorsque la tâche doit se dérouler de la même manière à chaque fois : lancement d'une campagne, préparation d'un contrat, acceptation d'une maquette, transfert d'un client entre départements, clôture d'une période financière. Dans ces tâches, la checklist transforme les attentes du manager en ordre de travail clair et réduit le risque qu'un exécutant oublie une étape obligatoire.

N'utilisez pas la checklist pour des pensées, discussions ou longues instructions. Si le contexte doit être expliqué, laissez-le dans la description. Si une décision doit être discutée, utilisez les commentaires. Dans la checklist, il ne doit rester que des actions vérifiables.

De quoi se compose une checklist

Une checklist comporte plusieurs niveaux :

• bloc de checklist avec l'avancement global : combien de points sont terminés sur le total ;
• groupes pour les étapes de travail ;
• points pouvant être marqués comme terminés ;
• points imbriqués pour les sous-étapes ;
• priorité d'un point ou d'un groupe ;
• pièces jointes d'un point précis ;
• paramètres de numérotation.

Un groupe aide à séparer les étapes : par exemple, "Préparation", "Validation", "Publication". Les points à l'intérieur du groupe doivent rester des actions autonomes et vérifiables.

Comment ajouter des points

1. Ouvrez une tâche ou créez-en une nouvelle.
2. Allez au bloc checklist.
3. Ajoutez le premier point ou groupe.
4. Écrivez les points dans l'ordre d'exécution.
5. Ajoutez des points imbriqués si nécessaire.
6. Enregistrez les changements ou assurez-vous qu'ils se sont synchronisés automatiquement.

Un point doit répondre à la question : "Qu'est-ce qui peut précisément être marqué comme terminé ?". Bon : "Vérifier les coordonnées du client". Mauvais : "Vérifier les coordonnées, envoyer le contrat et attendre la réponse". Dans le second cas, il vaut mieux créer trois points séparés.

Groupes et imbrication

Utilisez les groupes pour les grandes étapes et l'imbrication pour les sous-étapes à l'intérieur d'un même résultat. Ne rendez pas la structure plus profonde que nécessaire pour le travail de l'exécutant.

Bonne structure :

• groupe "Préparation" ;
• point "Rassembler les documents sources" ;
• points imbriqués "Demander le contrat", "Vérifier les coordonnées", "Joindre la version finale".

Mauvaise structure :

• groupe pour un seul point ;
• imbrication où chaque point dépend du voisin seulement visuellement ;
• formulations longues qu'il faut relire avant de marquer l'exécution.

Si un point peut être exécuté indépendamment, laissez-le au même niveau que les autres. Si un point est une preuve ou une précision d'une étape, rendez-le imbriqué.

Règle pratique : un niveau correspond à l'étape, le suivant aux actions vérifiables, et les points imbriqués aux précisions ou preuves. Si le manager doit ouvrir plusieurs niveaux pour comprendre l'avancement global, la structure est devenue trop profonde.

Pour la plupart des tâches, deux niveaux suffisent :

• le groupe comme étape de travail ;
• les points dans le groupe comme actions qui peuvent être exécutées et acceptées.

Utilisez le troisième niveau uniquement lorsque les sous-étapes aident réellement à ne pas oublier des détails importants. Par exemple, le point "Vérifier le contrat" peut contenir "Vérifier les coordonnées", "Vérifier les délais de paiement", "Joindre la version validée". Mais si les points imbriqués deviennent un travail autonome pour différentes personnes, il vaut mieux les remonter au niveau des points principaux ou créer une tâche séparée.

Numérotation

La numérotation aide dans les checklists longues et imbriquées : les participants peuvent citer un point par son numéro dans les commentaires et vérifier plus vite l'ordre d'exécution.

Activez la numérotation lorsque :

• les points sont nombreux ;
• il existe des étapes imbriquées ;
• l'ordre d'exécution est important ;
• la checklist sert à vérifier le résultat.

Pour une courte liste de deux ou trois points indépendants, la numérotation peut être inutile. Si la tâche contient des groupes, vérifiez comment la numérotation apparaît dans chaque groupe et dans le bloc racine sans groupe.

Priorité des points

La priorité n'est pas nécessaire pour chaque point. Mettez une priorité élevée seulement aux étapes qui bloquent le résultat, l'échéance ou l'acceptation de la tâche.

Exemples de points critiques :

• vérifier un document juridiquement important ;
• obtenir une validation avant l'envoi au client ;
• joindre le fichier sans lequel la tâche ne peut pas être fermée ;
• exécuter une étape dont dépend le travail d'un autre participant.

N'augmentez pas la priorité de tous les points. Si tout est marqué comme important, les participants ne voient plus les étapes réellement critiques.

Pièces jointes des points

Les fichiers peuvent être joints non seulement à la tâche entière, mais aussi à un point précis de la checklist. C'est pratique lorsque le fichier confirme l'exécution d'une étape concrète.

Il est utile de joindre à un point :

• une capture de vérification ;
• une version signée ou validée d'un document ;
• un fichier avec le résultat d'une étape séparée ;
• une image ou un matériau nécessaire seulement pour ce point.

Les matériaux généraux de la tâche doivent plutôt rester dans les fichiers de la tâche, et les preuves ciblées dans les pièces jointes des points. Ainsi, le vérificateur n'a pas à chercher quel fichier se rapporte à quelle étape.

S'il y a plusieurs pièces jointes, vérifiez qu'elles peuvent être ouvertes, téléchargées et distinguées par leur nom. Pour les images, il est utile d'ouvrir l'aperçu et de vérifier que la partie nécessaire est visible.

Comment maintenir l'ordre

Une bonne checklist reste utile non seulement au moment de la création, mais aussi pendant le travail. Mettez-la à jour lorsque l'ordre des actions change, lorsqu'une nouvelle étape obligatoire apparaît ou lorsqu'une partie du travail n'est plus nécessaire.

Maintenez l'ordre ainsi :

• placez les points dans la séquence naturelle d'exécution ;
• déplacez les nouvelles étapes dans la bonne phase au lieu de les ajouter toujours à la fin ;
• supprimez ou renommez les points qui ne reflètent plus le travail réel ;
• ne marquez pas un point comme terminé "à l'avance" ;
• si un point est bloqué, précisez sa formulation ou ajoutez une sous-étape avec la cause du retard ;
• fixez les décisions importantes dans les points, pas seulement dans les commentaires.

Pour le manager, la checklist doit répondre à trois questions sans appel supplémentaire : ce qui est déjà prêt, ce qui bloque le résultat et quelles preuves peuvent être ouvertes pour vérification. Si les réponses doivent être cherchées manuellement dans les commentaires et fichiers, la checklist doit être remise en ordre.

Brouillon AI

L'assistant AI aide à préparer rapidement un brouillon de checklist à partir d'un texte ou d'une image. Il est pratique lorsque vous avez déjà une description de processus, un e-mail, une capture, une liste d'exigences ou un cahier des charges brouillon.

Ordre de travail :

1. Ouvrez l'assistant AI dans le bloc checklist.
2. Insérez le texte ou ajoutez une image.
3. Lancez la préparation du brouillon.
4. Relisez les groupes et points proposés.
5. Supprimez le superflu, renommez les points peu clairs et appliquez le brouillon seulement ensuite.

Le brouillon AI ne remplace pas la vérification par l'exécutant. Avant de l'appliquer, assurez-vous que les points sont courts, vérifiables et ne dupliquent pas la description de la tâche. Si l'assistant n'a pas reconnu les étapes avec assurance ou a renvoyé un avertissement sur l'image, il vaut mieux préciser le texte source et relancer la préparation.

Enregistrement, synchronisation et erreurs

Lors de la modification de la checklist, le système peut afficher des états intermédiaires :

• le point est en cours d'enregistrement ;
• le fichier est en cours de chargement ;
• le changement attend la synchronisation ;
• une erreur s'est produite et une nouvelle tentative est disponible ;
• l'action est indisponible à cause des droits.

Ne fermez pas la tâche juste après l'ajout de gros fichiers : attendez la fin du chargement. Si un point affiche un indicateur d'erreur, répétez l'action ou vérifiez l'accès à la tâche. En cas d'erreur de marquage comme terminé, assurez-vous que le point n'est pas resté terminé seulement visuellement : après actualisation de la tâche, l'état doit correspondre au résultat réel.

En mode création de tâche, les pièces jointes des points peuvent être chargées après l'enregistrement de la tâche elle-même. Il est donc utile, après création, d'ouvrir la tâche et de vérifier que les fichiers sont bien attachés aux bons points.

Comment travailler avec l'exécution

Marquez un point comme terminé seulement après la fin réelle de l'étape. Si la tâche demande une vérification, ne la fermez pas seulement parce que tous les points sont cochés : assurez-vous d'abord que le résultat correspond à la description et que les preuves nécessaires sont jointes.

Si un point est formulé trop largement, ne le marquez pas partiellement. Divisez-le en plusieurs étapes et marquez seulement les parties prêtes.

Pour discuter d'un point précis, citez ce point dans un commentaire. Les participants verront ainsi de quelle étape il s'agit sans explications supplémentaires.

Une checklist fermée n'est pas égale à un résultat accepté. Avant la fermeture ou l'acceptation, le manager vérifie non seulement les pourcentages, mais aussi le sens : le résultat correspond-il à la description de la tâche, les fichiers finaux sont-ils joints, existe-t-il un commentaire final, reste-t-il de nouvelles demandes sans tâche liée.

Si tous les points sont fermés mais que le fichier final n'est pas joint ou que le commentaire n'explique pas la limite, il vaut mieux ne pas accepter la tâche en silence. Demandez à l'exécutant d'ajouter les preuves ou fixez le nouveau volume dans une tâche liée séparée.

Exemples de checklists de travail

Pour une tâche d'exécution simple :

• obtenir les données sources ;
• préparer le résultat ;
• joindre le fichier final ;
• envoyer pour vérification.

Pour une tâche avec acceptation :

• groupe "Préparation" : rassembler les matériaux, vérifier les accès, préciser les critères d'acceptation ;
• groupe "Exécution" : effectuer le travail, joindre des preuves intermédiaires, corriger les remarques ;
• groupe "Acceptation" : joindre le résultat final, obtenir la confirmation, fermer la tâche.

Pour une tâche inter-départements :

• groupe du département qui prépare les données sources ;
• groupe du département qui effectue le travail principal ;
• groupe du département ou du manager qui accepte le résultat.

Ne transformez pas ces exemples en modèle rigide pour toutes les tâches. Le sens de la checklist est de rendre un travail concret transparent, pas de remplir la carte avec les mêmes points formels.

Bonnes pratiques

• Gardez les points courts et vérifiables.
• Utilisez les groupes pour les étapes, pas pour une séparation décorative.
• Laissez le bloc racine sans groupe pour les points isolés ou rapides.
• Activez la numérotation pour les listes longues et imbriquées.
• Mettez une priorité élevée seulement aux étapes critiques.
• Joignez les preuves à un point précis, et les matériaux généraux aux fichiers de la tâche.
• Avant d'appliquer le brouillon AI, supprimez les points inutiles et flous.
• Ne cachez pas les décisions importantes seulement dans les commentaires : si une décision influence l'exécution, ajoutez ou mettez à jour un point.

Ce qu'il faut vérifier après l'enregistrement

• l'avancement global affiche le bon nombre de points terminés et totaux ;
• les groupes se déplient et se replient comme prévu ;
• les points imbriqués se trouvent sous le bon parent ;
• la numérotation ne gêne pas l'ordre de lecture ;
• les priorités sont placées uniquement là où elles sont vraiment nécessaires ;
• les fichiers s'ouvrent sur les bons points ;
• il n'y a pas d'indicateurs de chargement ou d'erreur ;
• après actualisation de la tâche, la checklist conserve sa structure et ses marques d'exécution.

Erreurs fréquentes

Dupliquer la description de la tâche. La checklist doit montrer les étapes d'exécution, pas répéter une longue description.

Mélanger plusieurs actions dans un seul point. Si le point ne peut pas être marqué clairement comme terminé, divisez-le.

Créer une imbrication trop profonde. L'exécutant doit comprendre rapidement la prochaine étape sans lire l'arborescence comme une instruction.

Utiliser des groupes sans sens. Un groupe sert à une étape ou à un bloc logique, pas à une décoration visuelle.

Joindre tous les fichiers à la tâche alors qu'ils se rapportent à différentes étapes. Les preuves d'une action précise doivent plutôt être gardées dans les pièces jointes du point.

Appliquer le brouillon AI sans relecture. Une liste créée automatiquement peut contenir des points inutiles, répétés ou trop généraux.

Ignorer les erreurs de synchronisation. Si un changement n'est pas enregistré, les participants verront une checklist obsolète et peuvent accepter un mauvais avancement.

Quelles captures d'écran sont nécessaires pour la documentation

Pour la documentation publique sur les checklists, les captures doivent montrer non seulement le bouton d'ajout, mais aussi la logique de travail.

États nécessaires :

• bloc checklist vide dans une nouvelle tâche ;
• checklist avec groupes, points imbriqués et avancement global ;
• numérotation activée et désactivée ;
• point avec priorité élevée et fichier joint ;
• brouillon AI avant application et résultat après modification ;
• état de chargement ou d'erreur d'une pièce jointe sur un point ;
• vue mobile d'une longue checklist ;
• thème sombre pour le même scénario que la capture principale en thème clair.

Les captures ne doivent contenir aucune donnée personnelle réelle, document commercial, nom privé de client ou commentaire interne. Utilisez des tâches de démonstration avec des noms de points compréhensibles : "Vérifier le contrat", "Joindre la version finale", "Obtenir la validation".