Créer une tâche

LadVen OS - système d'exploitation pour l'entreprise aide à créer des tâches lorsqu'il faut un résultat concret, un responsable et un suivi transparent de l'exécution. Une bonne tâche évite les clarifications inutiles : l'exécutant comprend quoi faire, pourquoi c'est nécessaire, où trouver les éléments et comment le résultat sera vérifié.

Une bonne creation transforme un accord en tache verifiable : resultat, responsable, echeance, contexte, materiaux et criteres de verification.

Quand créer une tâche

Une tâche convient lorsque le travail doit être assigné, discuté et mené jusqu'au résultat. Pour une question courte sans résultat attendu, utilisez plutôt un commentaire ou un chat ; pour un processus répétable, utilisez une tâche avec checklist ou modèle.

Créez une tâche séparée lorsqu'il y a :

• un résultat attendu que l'on peut vérifier ;
• un responsable principal ;
• une échéance ou une raison claire expliquant pourquoi elle n'est pas encore définie ;
• un contexte : client, projet, document, fichier ou lien ;
• des participants qui doivent voir l'avancement.

Avant la création

Formulez le résultat, pas l'action. Le titre doit répondre à la question : "qu'est-ce qui doit être prêt ?"

Bon :

• "Préparer la proposition commerciale pour le client" ;
• "Valider la date de lancement du pilote" ;
• "Vérifier le contrat et marquer les corrections".

Mauvais :

• "Client" ;
• "Regarder" ;
• "Important".

Comment remplir la tâche

Minimum obligatoire

Avant l'enregistrement, quatre éléments doivent être clairs dans la tâche : ce qui doit être obtenu, qui répond du résultat, quand le résultat est nécessaire et selon quels signes il sera accepté.

Vérifiez le minimum obligatoire :

À remplir	Pourquoi c'est nécessaire	Ce qui est insuffisant
Titre	Pour reconnaître rapidement la tâche dans la liste et les notifications.	Un thème général sans résultat : "Client", "Contrat", "Important".
Description du résultat	Pour que l'exécutant comprenne le contexte, le résultat attendu et les critères d'acceptation.	Un seul lien, un texte transféré sans explication ou la phrase "il faut regarder".
Responsable	Pour que le résultat ait un propriétaire unique.	Plusieurs propriétaires de fait ou des participants sans rôle.
Échéance ou raison de son absence	Pour que l'équipe puisse planifier le travail et ne perde pas les tâches urgentes.	Une échéance "aujourd'hui" sans raison ou une échéance vide sans explication.

Les fichiers, la checklist, le projet, le client, le groupe de travail, les tags, le temps prévu et les observateurs ne sont pas nécessaires dans chaque tâche. Ajoutez-les lorsqu'ils aident à exécuter ou vérifier le travail.

Titre

Le titre doit être court et concret. N'y mettez pas tout le contexte : gardez le résultat dans le titre et placez les détails dans la description.

Format utile :

Verbe + résultat + objet

Exemples :

• "Préparer la présentation pour la réunion" ;
• "Mettre à jour les conditions du contrat" ;
• "Vérifier la liste des participants au webinaire".

Description du résultat

La description répond à trois questions : pourquoi le travail est nécessaire, ce qu'il faut faire exactement et comment savoir que la tâche est prête. Pour le responsable, c'est un moyen de transmettre les attentes sans appel séparé ; pour l'exécutant, c'est la source des critères selon lesquels le travail sera accepté ou renvoyé en correction.

Structure pratique :

Contexte :
Pourquoi la tâche est apparue et à quoi elle se rapporte.

Ce qu'il faut faire :
1. Première étape.
2. Deuxième étape.
3. Ce qu'il faut remettre comme résultat.

Critères d'acceptation :
- le résultat peut être ouvert ou vérifié ;
- les corrections importantes sont prises en compte ;
- les participants ont reçu la version finale.

Si la tâche contient un lien, ajoutez une explication à côté. Un lien seul, sans contexte, oblige l'exécutant à rechercher de nouveau ce qu'il faut faire.

Un bon résultat est décrit de façon à pouvoir être vérifié sans devinettes :

• ce qui doit être créé, corrigé, validé ou envoyé ;
• où se trouve le matériau source ;
• qui accepte le résultat ;
• quel fichier, lien, commentaire ou changement confirmera que c'est prêt ;
• ce qui n'entre pas dans la tâche, s'il existe un risque d'élargir le travail au-delà de l'accord.

Une mauvaise description du résultat laisse l'interprétation à l'exécutant : "faire correctement", "comprendre", "regarder le client", "tout préparer pour la réunion". Remplacez ces formulations par un résultat visible : document, liste, décision, e-mail envoyé, variante validée ou vérification effectuée.

Responsable

Une tâche doit avoir un responsable principal. Si plusieurs personnes participent au travail, désignez un propriétaire du résultat et ajoutez les autres comme coexécutants ou observateurs.

Le responsable répond du résultat final, pas de chaque étape séparée. Si différentes personnes ont des résultats indépendants, il vaut mieux créer plusieurs tâches liées.

Échéance

L'échéance doit aider la planification, pas créer une fausse urgence. Indiquez la date à laquelle le résultat est réellement nécessaire.

Utilisez l'échéance "aujourd'hui" uniquement si le travail bloque vraiment la journée en cours. Si la date est encore inconnue, indiquez-le dans la description et convenez de la personne qui précisera l'échéance.

Si la tâche dépend d'un événement externe, indiquez-le dans la description : par exemple, "échéance à préciser après la réponse du client" ou "nécessaire avant la réunion du 24 mai". Les participants comprennent alors pourquoi cette date a été choisie et quand la revoir.

Priorité et temps prévu

La priorité montre comment comparer la tâche avec d'autres travaux. Une priorité élevée ne sert pas aux tâches importantes par leur sens, mais aux tâches qui doivent être traitées avant le flux habituel.

Le temps prévu aide à s'accorder à l'avance sur le volume de travail. Indiquez-le si la tâche influence la charge de l'équipe, demande une estimation ou s'il sera important de comparer ensuite le plan et le réel.

N'utilisez pas une priorité élevée et une échéance courte comme substitut à une description normale. Si la tâche est urgente, expliquez la raison dans la description.

Estimation préalable et vérification

Si le travail demande une estimation préalable, fixez-la avant le lancement de l'exécution. Ainsi, l'exécutant précisera d'abord le volume au lieu de commencer avec de mauvaises attentes.

Utilisez la vérification du résultat pour les tâches où il ne suffit pas d'effectuer une action, mais où il faut accepter un résultat : document, proposition, contrat, liste, réponse client ou matériau préparé.

Participants

Ajoutez les participants selon leur rôle :

• le créateur formule le résultat et accepte le travail ;
• le responsable mène la tâche jusqu'au résultat ;
• les coexécutants exécutent des parties du travail ;
• les observateurs suivent le contexte, mais ne répondent pas de l'exécution.

N'ajoutez pas d'observateurs "au cas où". Les notifications inutiles réduisent l'attention portée aux tâches importantes.

Si un manager n'a besoin que du résultat final, il n'est pas obligatoire de l'ajouter comme observateur dès le début. Vous pouvez le laisser hors de la tâche et le mentionner dans un commentaire quand le résultat sera prêt. Un observateur est nécessaire lorsqu'une personne doit voir l'avancement, les risques et les décisions au fil de l'exécution.

Fichiers, CRM et documents

Joignez les éléments sans lesquels la tâche ne peut pas être exécutée : contrat, brief, fichier client, tableau, lien vers un document ou entité CRM. La pièce jointe doit aider l'exécutant à commencer sans recherches supplémentaires.

Une pièce jointe utile :

• se rapporte précisément à cette tâche, pas à une discussion générale ;
• porte un nom clair ou possède une explication dans la description ;
• est la version actuelle, pas un ancien brouillon ;
• est accessible aux participants qui doivent travailler avec ;
• ne contient pas de données privées ou commerciales inutiles.

Si un fichier sert seulement de référence, expliquez-le dans la description. Si un fichier doit être le résultat du travail, ajoutez-le aux critères d'acceptation.

Exemples :

Situation	À joindre	À écrire dans la description
Il faut préparer une proposition	brief client, modèle de proposition	quel modèle utiliser et quoi remplir
Il faut vérifier un contrat	version actuelle du contrat	quelles sections vérifier et où marquer les corrections
Il faut mettre à jour une liste	tableau ou document avec la liste	quelles colonnes mettre à jour et comment savoir que la liste est prête

Ne joignez pas un fichier seulement parce qu'il "pourrait servir". Les matériaux inutiles compliquent la tâche autant que les observateurs inutiles compliquent les notifications.

Projet, client et groupe de travail

Associez la tâche à un projet, un client ou un projet client si, sans ce lien, il sera ensuite difficile de retrouver le contexte. C'est particulièrement important pour les tâches liées aux ventes, au déploiement, aux documents et aux demandes répétées.

Le groupe de travail est utile lorsque la tâche concerne une équipe ou une direction stable. Ne choisissez pas un groupe uniquement pour trier : si le lien n'aide pas les participants à comprendre le contexte, il vaut mieux laisser la tâche sans groupe.

Tags

Les tags servent aux vues rapides et aux processus répétables : par exemple, contrat, pilote, validation, urgent-client. Un tag doit aider à retrouver ou regrouper les tâches plus tard.

Ne dupliquez pas avec des tags ce qui est déjà exprimé par le statut, le responsable ou le projet. Sinon la liste des tags cesse vite d'être utile.

Checklist

Ajoutez une checklist si la tâche comporte plusieurs étapes vérifiables. Un bon point de checklist doit décrire une action qui peut être marquée comme terminée.

La checklist est particulièrement utile lorsque :

• le travail se répète selon un processus ;
• le résultat dépend de plusieurs vérifications obligatoires ;
• plusieurs participants exécutent différentes parties du travail ;
• le créateur doit comprendre rapidement l'avancement sans lire toute la correspondance.

Formulez les points comme des actions :

Bon :

• "Vérifier les coordonnées du client" ;
• "Remplir le coût dans le modèle" ;
• "Transmettre la version finale pour validation".

Mauvais :

• "Coordonnées" ;
• "Commercial" ;
• "Comprendre le contrat".

Si un point demande une discussion séparée, ne le cachez pas dans la checklist. Placez l'explication dans la description de la tâche ou posez la question dans les commentaires.

Pour un processus complexe, utilisez l'imbrication avec prudence : le point supérieur doit désigner l'étape, et les points imbriqués les actions concrètes dans cette étape. Si l'imbrication empêche de lire rapidement la liste, il vaut mieux créer plusieurs points simples ou des tâches liées séparées.

Comment créer une tâche dans LadVen OS

1. Ouvrez la section des tâches dans LadVen OS.
2. Cliquez sur l'action de création d'une nouvelle tâche.
3. Remplissez le titre, la description, le responsable et l'échéance.
4. Indiquez la priorité, le temps prévu ou l'estimation préalable s'ils influencent l'exécution.
5. Ajoutez le projet, le client, le groupe de travail, les tags ou le document si la tâche leur est liée.
6. Joignez les fichiers utiles : uniquement les matériaux actuels nécessaires à l'exécution ou à la vérification du résultat.
7. Ajoutez une checklist si le travail comporte plusieurs étapes ou vérifications.
8. Vérifiez les participants, l'accès aux fichiers, l'échéance et les critères d'acceptation.
9. Enregistrez la tâche.

Exemple d'une bonne tâche

Titre :
Préparer la proposition commerciale pour le client

Description :
Contexte :
Le client a demandé une proposition pour un lancement pilote. Il faut envoyer la version finale avant la réunion.

Ce qu'il faut faire :
1. Vérifier les informations du brief.
2. Remplir le modèle de proposition commerciale.
3. Ajouter les délais de lancement et le coût.
4. Transmettre la version au créateur pour validation.

Critères d'acceptation :
- le document est rempli sans commentaires de brouillon ;
- le coût et les délais sont indiqués ;
- la version finale est jointe à la tâche.

Checklist :
- Vérifier les informations du brief.
- Remplir le modèle de proposition.
- Ajouter les délais et le coût.
- Joindre la version finale.
- Transmettre pour validation.

Fichiers :
- brief client ;
- modèle de proposition commerciale ;
- tableau de prix actuel.

Ce qu'il faut vérifier avant l'enregistrement

Mini-checklist avant l'enregistrement :

• Le titre décrit le résultat, pas un thème général.
• La description contient le contexte, les étapes et les critères d'acceptation.
• Il y a un seul responsable et il comprend son rôle.
• L'échéance est indiquée ou la raison de son absence est claire dans la description.
• La priorité, le temps prévu et l'estimation préalable sont indiqués uniquement là où ils sont réellement nécessaires.
• Les fichiers, liens et entités CRM sont vraiment nécessaires au travail et accessibles aux participants.
• Le projet, le client, le groupe de travail et les tags aident à retrouver le contexte, au lieu d'être ajoutés pour la forme.
• Les observateurs sont ajoutés consciemment.
• La checklist se compose d'actions vérifiables, pas de thèmes généraux.

Si au moins un point soulève un doute, il vaut mieux préciser la tâche avant l'enregistrement. Après le lancement, une mauvaise formulation se transforme vite en commentaires inutiles, reports d'échéance et débat sur ce qui devait être considéré comme le résultat prêt.

Après la création

Vérifiez que la tâche apparaît dans la liste et que les participants ont accès au contexte. S'il faut une clarification, posez la question dans les commentaires de la tâche, pas dans un message personnel séparé : la décision restera ainsi dans le contexte de travail.

Si la tâche a été créée par erreur, corrigez immédiatement le titre, les participants ou l'échéance. Plus tôt la tâche est remise en ordre, moins les participants recevront de notifications et de clarifications inutiles.

Erreurs fréquentes

Erreur	En quoi cela gêne	Comment corriger
La tâche est créée sans résultat.	L'exécutant ne comprend pas ce qu'il doit transmettre à l'acceptation.	Formulez le résultat : fichier, décision, liste, validation, message envoyé ou vérification effectuée.
Le titre est trop général.	La tâche est difficile à retrouver dans la liste et à distinguer des demandes similaires.	Commencez le titre par une action et un résultat : "Préparer", "Vérifier", "Valider", "Mettre à jour".
La description ne contient qu'un lien.	Les participants doivent redécouvrir quoi ouvrir et quoi faire avec le matériau.	Ajoutez à côté du lien une courte explication et un critère d'acceptation.
La responsabilité est de fait partagée entre plusieurs personnes.	Personne ne possède le résultat final.	Désignez un responsable unique et ajoutez les autres comme coexécutants avec des parties de travail claires.
Les observateurs ont été ajoutés "pour la visibilité".	Les personnes reçoivent des notifications inutiles et réagissent moins bien aux tâches importantes.	Gardez seulement ceux qui doivent voir l'avancement, et mentionnez les autres lorsque le résultat est prêt.
L'échéance est "aujourd'hui" sans raison.	L'urgence se dévalue et le plan de la journée est cassé sans bénéfice.	Indiquez la date réelle ou expliquez ce qui bloque le travail aujourd'hui.
Une priorité élevée remplace l'explication de l'urgence.	L'équipe voit le signal, mais ne comprend pas la raison métier.	Gardez la priorité seulement pour les tâches qui doivent passer avant le flux et ajoutez la raison dans la description.
Les fichiers sont joints sans vérification de version et d'accès.	L'exécutant travaille avec un matériau obsolète ou ne peut pas l'ouvrir.	Avant l'enregistrement, vérifiez l'actualité du fichier, son nom clair et l'accès des participants.
Le lien avec le client, le projet ou le document n'est pas choisi.	Le contexte se perd ensuite dans la liste des tâches et la correspondance.	Associez la tâche à l'objet de travail s'il aide à retrouver l'historique et les matériaux.
Les tags dupliquent le statut ou le responsable.	Les vues par tags cessent d'aider.	Utilisez les tags seulement pour les processus, les thèmes et les catégories répétables.
La checklist se compose de thèmes généraux.	L'avancement paraît formel et ne montre pas la préparation réelle.	Réécrivez les points comme des actions courtes et vérifiables.

Où les captures d'écran sont nécessaires

Pour cette page, trois illustrations utilisateur suffisent. Elles doivent montrer un scénario réel de création de tâche, pas un formulaire vide.

Scénario	Ce qu'il faut montrer sur la capture	Screenshot ID
Formulaire principal de création	Titre, description du résultat, responsable, échéance et paramètres clés avant l'enregistrement.	tasks.create-task.light-desktop
Fichiers lors de la création	Matériaux joints avec des noms compréhensibles et zone d'ajout de fichiers.	tasks.create-task.files-light-desktop
Checklist lors de la création	Plusieurs points vérifiables, si nécessaire un groupe ou un point imbriqué.	tasks.create-task.checklist-light-desktop

Si la page est traduite, chaque screenshot-id doit avoir des versions localisées selon les règles de screenshot-manifest.json. N'utilisez pas de vraies données clients, noms d'employés, téléphones, e-mails ou liens privés.

Scénarios liés

• Assigner des participants
• Ajouter une checklist
• Vérifier et fermer une tâche