Extranet
L'extranet donne aux clients, prestataires et autres participants externes une entree de travail separee dans LadVen OS. Ils ne voient que le contexte autorise: demandes, canal general, documents et actions ouvertes par leur politique d'acces.
Utilisez-le lorsqu'un client doit participer au travail sans acceder au portail interne de l'entreprise.
Ou le trouver
Les participants externes travaillent dans le portail client Extranet (/extranet/*). Selon la politique d'acces, il peut contenir les demandes, le canal general et les documents.
Les employes et administrateurs gerent l'acces dans Extranet Governance (/extranet-governance). Cet espace sert a lier utilisateurs, contacts et entreprises, gerer les invitations, les politiques d'acces, les pipelines autorises et les parametres de securite.
Quand l'utiliser
L'extranet est utile lorsqu'un client doit voir l'avancement et transmettre des documents, sans voir les taches internes, discussions privees ou donnees d'autres clients.
Scenarios courants:
- le client cree une demande via un formulaire autorise;
- l'equipe discute la demande et echange des fichiers;
- le client recoit des documents, offres, factures ou pieces de dossier;
- le client voit le statut et la prochaine etape;
- un responsable gere l'acces, les invitations et le contexte CRM.
Demandes
Une demande enregistre le besoin du participant externe. Selon la configuration du pipeline, le client peut remplir un formulaire, joindre des fichiers, lire l'historique, ecrire dans le chat de la demande et voir un statut clair.
Avant l'envoi, le client doit verifier le titre, la description, les pieces jointes et le contexte de contact. L'employe ne doit pas demander au client de repeter dans le chat des informations deja presentes dans le formulaire.
Canal general
Le canal general sert a communiquer avec un client ou partenaire en dehors d'une demande precise. Utilisez-le pour les questions d'organisation, les clarifications et les validations courtes.
Ne placez pas de decisions internes dans le canal general si le client ne doit pas les voir. Si la discussion concerne une demande ou un document precis, gardez-la dans ce contexte.
Documents
La zone documents montre au participant externe uniquement les elements qui lui sont destines. Une carte peut afficher statut, prochaine etape, fichiers, apercu, telechargement ou action de signature lorsque c'est autorise.
Avant publication, verifiez que le document appartient a la bonne entreprise ou au bon contact, ne contient pas de commentaires internes et ne revele pas les donnees d'un autre client.
Gouvernance de l'acces
L'acces extranet doit etre lie a un contact reel, une entreprise et des espaces de travail autorises. Ne l'utilisez pas comme raccourci general vers le portail.
Verifiez:
- quel utilisateur est lie a quel contact;
- quelles entreprises sont disponibles pour le participant externe;
- quelle entreprise est selectionnee par defaut;
- quelles demandes, chats, appels, documents et pipelines sont autorises;
- si les invitations sont actives et non expirees;
- si les politiques de mot de passe et de session correspondent au risque.
Si un client voit trop de choses ou ne voit pas le bon objet, ne contournez pas le probleme avec un lien direct. Verifiez le lien utilisateur, l'entreprise, la politique et la visibilite.
Bonnes pratiques
- Separez contexte externe et interne: le portail client ne doit pas afficher notes internes, taches internes ou donnees techniques.
- Utilisez des noms clairs pour les demandes et documents.
- Recontrolez l'acces apres modification d'une entreprise, d'un contact ou d'une politique.
- Revoquez les invitations et liens obsoletes lorsque la collaboration se termine.
- Pour captures et formation, utilisez uniquement des donnees de demonstration preparees.