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Messagerie

La messagerie dans LadVen OS n'est pas une archive separee. Les emails importants doivent devenir du travail pilotable : opportunite CRM, tache, commentaire, fichier ou prochaine etape client.

Utilisez la messagerie quand un email lance une vente, une demande de support, une action client, une tache ou un accord a suivre par l'equipe.

Connecter une Boite Mail​

Choisissez d'abord l'objectif :

  • boite personnelle pour la correspondance de son proprietaire ;
  • boite partagee pour une equipe, un departement ou une activite ;
  • boite CRM pour les emails qui doivent creer ou lier des opportunites.

Verifiez l'adresse, le nom d'expediteur, les serveurs entrant et sortant, la connexion securisee, les droits d'acces et les notifications. Pour une boite partagee, indiquez qui peut lire et qui est responsable du traitement.

Traiter les Emails Entrants​

Lisez la boite de reception comme des etats de travail, pas seulement comme une liste de messages.

Verifiez :

  1. Qui a ecrit et si l'expediteur est deja client ou contact.
  2. S'il existe deja une opportunite, une demande client ou une tache liee.
  3. S'il faut une reponse, un fichier, une clarification ou l'action d'une autre personne.
  4. Si l'email doit devenir une tache.
  5. S'il doit creer ou lier une opportunite CRM.
  6. Si l'equipe a besoin d'une note interne expliquant la decision.

Tache depuis un Email​

Creez une tache quand l'email demande un travail concret : preparer une reponse, verifier un fichier, valider des conditions, emettre une facture, mettre a jour des donnees, contacter le client ou transmettre la question a une autre equipe.

La tache doit contenir le resultat attendu, le responsable, l'echeance ou la priorite, le contexte email ou CRM, les pieces necessaires et un critere clair de fin.

Le sujet de l'email ne remplace pas la description de la tache.

Boites Partagees​

Dans une boite partagee, acces et responsabilite sont differents. Plusieurs personnes peuvent voir l'email, mais une personne doit porter la prochaine action.

Definissez qui traite les nouveaux emails, qui surveille les reponses en retard, quels emails vont au CRM, lesquels deviennent des taches et quelles notifications sont utiles.

Securite​

Si la connexion echoue, verifiez l'adresse, le mot de passe d'application, les serveurs, les ports et la connexion securisee. Si les emails n'apparaissent pas, verifiez les droits, le dossier, la synchronisation et la conservation locale.

Ne copiez pas de mots de passe, tokens, URLs techniques internes ou donnees client privees dans les titres de taches ou commentaires publics.

Scenarios Lies​