Liste des tâches, filtres et vues

LadVen OS - système d'exploitation pour l'entreprise aide le responsable à garder le travail du service sous contrôle grâce à la section des tâches, et aide le collaborateur à comprendre rapidement quoi faire aujourd'hui, quels délais sont critiques et où de nouveaux changements sont apparus. Sur un seul écran, vous pouvez trouver les tâches nécessaires, les sélectionner selon des conditions, choisir le mode d'affichage le plus pratique, enregistrer des vues récurrentes, préparer une exportation et modifier plusieurs tâches à la fois.

L'idée principale est simple :

• la liste répond à la question « ce qui entre dans le travail » ;
• les filtres précisent quelles tâches il faut voir ;
• les vues présentent les tâches sous différents angles : tableau, Kanban, tableau personnel, planning ;
• les actions groupées aident à remettre rapidement de l'ordre lorsque la décision est identique pour plusieurs tâches.

La section des tâches ne doit pas être seulement un grand registre. Dans LadVen OS, elle fonctionne comme un tableau de pilotage du travail opérationnel : le responsable voit les risques, le collaborateur voit sa file personnelle, le dirigeant comprend où le processus demande de l'attention.

À quelles questions répond la section des tâches

Pour le responsable, la section des tâches aide à :

• voir les retards du service ;
• comprendre qui est surchargé et qui dispose encore de capacité ;
• trouver les tâches sans responsable ;
• vérifier les tâches prioritaires et client ;
• préparer une vue pour une réunion, un rapport ou un rendez-vous client ;
• réassigner rapidement des tâches si les plans ont changé.

Pour le collaborateur, la section des tâches aide à :

• constituer sa liste de travail personnelle pour la journée ou la semaine ;
• vérifier les tâches où il est responsable, coexécutant ou observateur ;
• voir les nouveaux commentaires et changements ;
• classer les tâches par délais et priorités ;
• revenir à une tâche avec un suivi du temps actif ;
• ne pas perdre les tâches sans délai, estimation ou clarification.

Vues de travail pour le pilotage

Pour que la section des tâches soit utile chaque jour, créez plusieurs vues stables. Elles doivent répondre à des questions de gestion récurrentes, et non enregistrer un ensemble aléatoire de filtres.

Vue	Qui l'utilise	Question résolue
Mes tâches actives pour aujourd'hui	collaborateur	ce qu'il faut faire en priorité
Non lues avec ma participation	collaborateur et responsable	où de nouvelles questions ou décisions sont apparues
En retard par service	responsable	quelles tâches exigent déjà une intervention
Sans responsable	responsable	où le travail ne peut pas avancer faute de propriétaire
En validation	demandeur ou responsable	quels résultats doivent être vérifiés
Tâches client de haute priorité	responsable et propriétaire du processus	quels engagements client ne doivent pas être perdus
Tâches sans délai	responsable	ce qui est sorti de la planification
Plan de la semaine par personnes	responsable	qui est surchargé et qui a de la ressource

N'essayez pas de remplacer le travail de management vivant par ces vues. Une vue montre où regarder. La décision se prend tout de même après ouverture de la fiche de tâche et vérification du contexte.

Vues des tâches

La vue détermine comment regarder les tâches trouvées. Un même ensemble de tâches peut être ouvert en liste, en tableau Kanban ou en planning. Le choix dépend de la question à résoudre.

Liste

La liste convient au contrôle précis : il est pratique d'y comparer les tâches par champs, de trier, de configurer les colonnes, de sélectionner plusieurs tâches et de préparer une exportation.

Utilisez la liste lorsqu'il faut :

• trouver une tâche par numéro, titre, client ou projet ;
• vérifier les délais, statuts, priorités et responsables ;
• préparer une liste de travail pour l'équipe ;
• constituer une vue de reporting ;
• modifier le même champ sur plusieurs tâches à la fois.

Pour le travail quotidien, gardez dans la liste seulement les colonnes nécessaires : titre, responsable, statut, délai, priorité et prochain plan. Pour un rapport, vous pouvez ajouter le projet, le demandeur, le temps prévu et passé, les dates de création et de mise à jour.

Kanban

Le Kanban affiche les tâches par statuts. Il est utile lorsqu'il faut comprendre le mouvement du travail : ce qui n'est pas commencé, ce qui est en cours, ce qui attend une vérification et ce qui est déjà fermé.

Le Kanban aide à :

• voir dans quel statut les tâches s'accumulent le plus ;
• discuter rapidement le flux de travail en réunion d'équipe ;
• ouvrir une fiche de tâche et préciser le contexte ;
• remarquer les tâches qui n'avancent pas depuis longtemps.

Pour une configuration précise des colonnes, l'export d'un rapport tabulaire et les modifications groupées, il est plus pratique d'utiliser la liste.

Pour le responsable, le Kanban est utile comme carte du mouvement, et non comme lieu de décision finale. Si beaucoup de tâches s'accumulent dans la colonne « En vérification », le problème peut ne pas venir des exécutants, mais d'une validation surchargée. Si les tâches restent longtemps au début du flux, la formulation est peut-être incomplète ou aucun responsable clair n'a été désigné. Si de nombreuses tâches reviennent en arrière, il faut regarder les critères de fin, les fichiers et les commentaires.

Lisez le Kanban de gauche à droite comme un flux d'engagements, et non comme un ensemble de cartes séparées :

• à gauche, on voit ce qui n'est pas encore pris en travail ou n'a pas d'étape suivante claire ;
• au centre, on voit la charge réelle d'exécution ;
• près de la validation, on voit où le résultat est déjà préparé, mais pas encore confirmé par le demandeur ou le responsable ;
• à droite, on voit le travail terminé qui peut servir au reporting ou à la vérification client.

Un goulot est la colonne où les tâches s'accumulent plus vite qu'elles n'avancent. Pour le responsable, la cause compte autant que le nombre de cartes. Si beaucoup de tâches sont en cours, vérifiez la charge et les délais. Si beaucoup de tâches sont en validation, vérifiez qui doit accepter le résultat et si les fiches contiennent assez de critères, fichiers et commentaires. Si beaucoup reviennent en correction, le problème peut venir de la consigne, du standard de résultat ou de la validation, pas d'une tâche isolée.

Analysez séparément l'accumulation en validation. Ne passez pas ces tâches en masse à fermé simplement parce qu'elles sont dans une même colonne. Ouvrez d'abord plusieurs fiches de cette colonne et séparez-les en groupes :

• le résultat est prêt et vérifié : fermer la tâche ou fixer la validation ;
• le résultat existe, mais il manque un fichier, un commentaire ou une partie de checklist : renvoyer en correction avec une remarque précise ;
• le résultat n'est plus nécessaire sous sa forme précédente : fermer avec explication ou créer une tâche liée pour le nouveau résultat ;
• la validation est retardée par le responsable ou le demandeur : fixer un moment de vérification et ne pas laisser la tâche sans décision.

Pour le propriétaire de l'entreprise, cette colonne ne montre pas « combien de tâches sont presque prêtes », mais combien de résultats ne sont pas encore devenus des engagements acceptés. Si la validation devient régulièrement un goulot, il faut modifier la règle de vérification : qui valide, dans quel délai, selon quels critères et ce qui compte comme résultat suffisant.

Utilisez le Kanban en réunion ainsi :

1. Ouvrez une vue par service, projet ou direction client.
2. Regardez dans quels statuts les tâches se sont accumulées.
3. Comparez l'accumulation avec les délais proches et la charge des personnes.
4. Ouvrez quelques tâches de la colonne problématique et vérifiez les causes.
5. Fixez les décisions dans les fiches : commentaire, délai, responsable, tâche liée.
6. Après la réunion, vérifiez que le statut reflète l'état réel du travail.

Ne déplacez pas les tâches entre les statuts uniquement pour obtenir un beau tableau. Le statut doit montrer la vérité du travail : tâche nouvelle, en cours, en vérification, renvoyée, fermée ou arrêtée pour une raison claire.

Kanban personnel

Le Kanban personnel aide le collaborateur à répartir ses tâches par étapes de travail, et aide le responsable à voir comment la personne organise sa file personnelle. Il ne remplace pas le statut de la tâche, mais aide à planifier l'exécution.

Utilisez le Kanban personnel lorsqu'il faut :

• constituer un plan personnel pour la journée ou la semaine ;
• séparer les tâches « en cours » des tâches « en attente de clarification » ;
• préparer un entretien individuel ;
• comprendre quelles tâches peuvent être déplacées vers une autre étape de travail.

Si une tâche a plusieurs participants, le propriétaire du résultat reste le responsable principal. Les coexécutants et observateurs aident avec le contexte, mais ne doivent pas diluer le contrôle.

Planning hebdomadaire

Le planning hebdomadaire affiche les tâches par jours. Il aide à évaluer comment les délais sont répartis dans le temps et à remarquer à l'avance les surcharges.

Le flux aide à lire le planning comme un outil de management précoce : où les délais se concentrent, qui est surchargé et ce qui peut être déplacé avant le retard.

Dans le planning hebdomadaire, vérifiez :

• les tâches de la semaine en cours ;
• les tâches en retard qu'il faut réintégrer au plan ;
• les jours avec une forte concentration d'échéances ;
• les tâches sans responsable ;
• les tâches sans temps ou estimation préalable ;
• les tâches à déplacer avant le début du travail.

Cette vue est pratique pour planifier la semaine et les synchronisations quotidiennes. S'il faut modifier de nombreux champs ou préparer un rapport, revenez à la liste.

Planning par personnes

Le planning par personnes montre le travail relativement aux exécutants. C'est l'outil principal pour évaluer la charge du service et préparer une redistribution.

Utilisez-le lorsqu'il faut :

• comprendre qui est surchargé dans les prochains jours ;
• voir les tâches sans responsable ;
• comparer le plan entre collaborateurs ;
• préparer les arguments pour une réassignation ;
• vérifier si les tâches urgentes ne sont pas concentrées chez une seule personne.

Le planning par personnes répond à la question « qui fait le travail et quand ». S'il faut comprendre quelles tâches d'un client demandent de l'attention, il vaut mieux utiliser le filtre par client et le regroupement par projets ou clients.

Pour le responsable, le planning est surtout utile comme outil d'intervention précoce. Si un collaborateur a plusieurs tâches urgentes le même jour et qu'une capacité existe à côté, n'attendez pas le retard réel : ouvrez la fiche, vérifiez le contexte, réassignez une partie du travail ou modifiez le délai avec le propriétaire du résultat.

N'utilisez pas le planning seulement comme un joli calendrier. Il doit répondre à des questions de management : y a-t-il assez de personnes pour le volume promis, des tâches sont-elles bloquées sans responsable, trop de travail urgent est-il apparu chez un seul exécutant.

Recherche

La recherche sert à réduire rapidement la liste par texte : numéro, titre, fragment de description, client ou projet.

Ordre de travail :

1. Saisissez une requête courte.
2. Attendez la mise à jour du résultat.
3. S'il y a trop de tâches, ajoutez un filtre par statut, responsable, projet, client ou délai.
4. S'il n'y a aucune tâche, vérifiez les filtres actifs, la vue enregistrée et la vue choisie.

La recherche ne remplace pas les filtres. La recherche répond à la question « où ce texte apparaît », tandis que les filtres répondent à « quelles tâches correspondent aux conditions ».

Filtres rapides

Les filtres rapides couvrent les questions de travail les plus fréquentes. Ils aident à passer à la bonne vue sans réglage complexe.

Filtre	Quand l'utiliser
Actives	Pour la file actuelle sans tâches fermées.
Mes tâches	Pour voir les tâches auxquelles vous participez.
Avec ma participation	Lorsqu'il faut trouver les tâches où vous n'êtes pas forcément responsable, mais participez à la discussion ou à l'exécution.
Assignées	Pour se concentrer sur les tâches avec exécutants.
Par service	Pour contrôler les tâches de l'équipe ou de l'unité.
Non lues	Pour traiter les nouveaux commentaires et changements.
En retard	Pour un contrôle urgent des délais.
Sans responsable	Pour trouver les tâches qui ne peuvent pas avancer normalement sans propriétaire du résultat.
Prioritaires	Pour les tâches à traiter avant le flux habituel.
Pour la semaine	Pour planifier les prochains jours et préparer la synchronisation.
Nécessitent une estimation préalable	Pour les tâches où il faut d'abord convenir du volume de travail.
Toutes	Pour la liste complète en tenant compte des autres conditions choisies.

Exemples de combinaisons utiles :

• « En retard + service » montre ce que l'équipe doit traiter d'urgence.
• « Client + actives + haute priorité » aide à isoler les tâches client qui exigent de l'attention maintenant.
• « Sans responsable + projet » montre où le travail est bloqué faute de propriétaire.

Filtres avancés

Les filtres avancés sont nécessaires lorsque les conditions rapides ne suffisent pas. Vous pouvez y préciser plus finement le statut, la priorité, le responsable, le demandeur, le projet, le client, le délai, la date de création ou la date de mise à jour.

Utilisez les filtres avancés pour des vues comme :

• tâches actives d'un client sans responsable ;
• tâches en retard de haute priorité ;
• tâches créées ou mises à jour pendant la période choisie ;
• tâches d'un demandeur précis sur le projet choisi ;
• tâches sans délai à intégrer dans la planification.

Un filtre complexe doit pouvoir être expliqué. Avant de l'enregistrer, demandez-vous : « À quelle question de travail cet ensemble de conditions répond-il ? » Si la réponse ne se formule pas, le filtre sera difficile à maintenir et à expliquer aux collègues.

Vues enregistrées

Une vue enregistrée mémorise un ensemble récurrent de conditions : recherche, filtres, vue, regroupement, tri et colonnes visibles. Il vaut la peine d'en créer une si vous revenez régulièrement à la même question de travail.

Les vues enregistrées conviennent aux scénarios :

• « Mes tâches actives pour la semaine » ;
• « En retard par service » ;
• « Tâches client sans responsable » ;
• « Tâches à vérifier » ;
• « Rapport par projet » ;
• « Non lues avec ma participation ».

Comment créer une vue utile :

1. Configurez la recherche, les filtres, le regroupement, le tri et la vue.
2. Vérifiez que le résultat répond à une question récurrente.
3. Enregistrez la vue.
4. Donnez-lui un nom clair sans abréviations internes.
5. Avant suppression, assurez-vous que la vue n'est pas nécessaire au contrôle régulier ou au reporting.

Pour un responsable, il est pratique de garder des vues séparées pour le contrôle du service, les retards, les tâches client et les rapports. Pour un collaborateur, les vues utiles concernent le travail personnel, les tâches non lues et la planification de la semaine.

Pour les vues de management communes, établissez des règles claires :

• nommez la vue selon la question qu'elle résout : « Retards du service », « En validation », « Sans responsable » ;
• ne créez pas plusieurs vues presque identiques pour une même équipe ;
• désignez un propriétaire de la vue si elle est utilisée en réunion ou dans un rapport ;
• lorsqu'un processus change, mettez à jour la vue existante au lieu de multiplier une nouvelle version sans raison ;
• les vues personnelles d'un collaborateur ne doivent pas remplacer les vues communes du service.

Si l'équipe discute pour savoir « quelle liste est la bonne », c'est le signe que les vues ne sont pas convenues. Dans LadVen OS, il vaut mieux avoir moins de vues stables, comprises de la même manière par tous, que des dizaines de filtres personnels avec des règles différentes.

Minuteurs actifs

Les minuteurs actifs montrent les tâches sur lesquelles le suivi du temps est en cours. Ils aident à revenir rapidement au travail et à remarquer un minuteur laissé par erreur.

Utilisez les minuteurs actifs lorsqu'il faut :

• continuer une tâche sur laquelle le travail est déjà suivi ;
• vérifier si le suivi du temps n'a pas été lancé par erreur ;
• voir les tâches où les coûts réels augmentent déjà ;
• préparer le plan et le réel des tâches avant un rapport.

Si le minuteur est lancé sur la mauvaise tâche, ouvrez d'abord la tâche et vérifiez le contexte, puis corrigez le suivi du temps.

Création rapide de tâches

La création rapide aide à créer une nouvelle tâche depuis le contexte de travail sans transitions inutiles. C'est pratique lorsque, pendant l'analyse de la liste, il devient clair qu'une tâche supplémentaire, une instruction ou une tâche issue d'un modèle est nécessaire.

Avant de créer, vérifiez dans quelle vue vous travaillez. Si la liste est ouverte par client, projet ou service, la nouvelle tâche peut nécessiter une vérification des liens, participants et délais.

Utilisez un modèle lorsque la tâche répète un processus stable : validation, vérification, préparation d'un document, lancement d'un client, rapport régulier. N'utilisez pas un modèle seulement pour aller plus vite si sa checklist, ses participants ou ses délais ne conviennent pas à la situation actuelle.

Regroupements

Le regroupement change la structure des tâches trouvées, mais ne remplace pas un filtre. Le filtre choisit les tâches, le regroupement les répartit en blocs significatifs.

Regroupements disponibles :

• sans regroupement ;
• par clients ;
• par projets.

Le regroupement par clients aide à analyser le flux client, préparer un rapport par donneur d'ordre et voir les tâches sans contexte client.

Le regroupement par projets est utile au contrôle projet : quelles tâches appartiennent à chaque projet, où il y a des retards, quels projets demandent de l'attention.

Si un groupe n'est plus nécessaire au travail quotidien, il peut être masqué ou réduit pour ne pas gêner la consultation des tâches importantes.

Comment lire le regroupement :

Regroupement	Ce qu'il montre	Risque à chercher
Sans regroupement	La file générale des tâches selon les filtres choisis	Retards, absence de responsable, tâches sans délai
Par clients	Charge et engagements par clients	Tâches client sans propriétaire, promesses en retard, tâches sans contexte CRM
Par projets	État des flux projet	Projets avec validation accumulée, tâches sans délai ou charge irrégulière

Si une tâche arrive dans le groupe « sans client » ou « sans projet », ce n'est pas toujours une erreur. Mais pour les engagements client et le travail projet, l'absence de lien gêne le reporting et les recherches futures. Ouvrez la tâche et vérifiez si le contexte doit être rempli.

Colonnes

Les colonnes déterminent quelles données sont visibles dans la liste. Il faut les choisir selon la tâche : pour le travail quotidien, un ensemble court est nécessaire ; pour un rapport, un ensemble plus complet.

Colonnes principales :

• numéro ;
• titre ;
• priorité ;
• responsable ;
• prochain plan ;
• demandeur ;
• projet ;
• statut ;
• délai ;
• temps prévu ;
• temps passé ;
• date de création ;
• date de mise à jour.

Pour le travail quotidien, gardez seulement les champs à partir desquels vous prenez des décisions. Si les colonnes sont trop nombreuses, la liste devient un rapport lourd, et non un outil de travail. Il vaut mieux créer deux vues enregistrées : une pour le contrôle quotidien, une autre pour l'export ou l'analyse.

Jeux de colonnes recommandés :

Scénario	Colonnes
Travail personnel du collaborateur	Titre, statut, délai, priorité, prochain plan
Contrôle du service	Titre, responsable, statut, délai, priorité, date de mise à jour
Contrôle client	Titre, client, projet, responsable, statut, délai, priorité
Plan/réel et charge	Titre, responsable, délai, temps prévu, temps passé, statut
Rapport ou export	Numéro, titre, statut, délai, responsable, demandeur, projet, client, temps prévu, temps passé, dates de création et de mise à jour

Si l'utilisateur active manuellement les mêmes colonnes à chaque fois, enregistrez une vue. L'équipe regardera ainsi le même ensemble de données au lieu de discuter pourquoi la liste semble différente selon les personnes.

Tri

Le tri aide à trouver rapidement l'important à l'intérieur des tâches déjà sélectionnées.

Options fréquentes :

• par délai - pour voir les tâches les plus proches et en retard ;
• par date de mise à jour - pour trouver les tâches récemment modifiées ;
• par priorité - pour remonter les tâches critiques ;
• par responsable - pour vérifier la répartition ;
• par statut - pour évaluer le flux d'exécution ;
• par projet ou client - si la liste est préparée pour un rapport.

Ne vous appuyez pas uniquement sur le tri s'il faut exclure les tâches inutiles. Définissez d'abord un filtre, puis triez le résultat.

Export

L'export sert à transmettre des tâches hors de LadVen OS, préparer un rapport ou effectuer une vérification. Vous pouvez exporter toutes les tâches trouvées ou seulement la partie visible de la liste.

Avant l'export, vérifiez :

• la bonne vue enregistrée ou le bon ensemble de filtres est choisi ;
• la recherche n'a pas laissé une restriction accidentelle ;
• le regroupement correspond au rapport ;
• les colonnes visibles reflètent les champs nécessaires ;
• le tri aide à lire l'export ;
• les tâches fermées ou inutiles ne sont pas entrées dans la liste.

Si un champ est critique pour le rapport, vérifiez l'export immédiatement après sa génération. Pendant l'export, attendez la fin de l'opération avant de lancer une nouvelle exportation.

Mise à jour des données

La mise à jour est nécessaire lorsque de nouvelles données ont pu apparaître sur les tâches : commentaires, changement de statut, modification du délai, nouveau responsable, téléversement de fichiers ou lancement d'un minuteur.

Mettez la liste à jour :

• après un long travail sur l'écran ouvert ;
• avant une réunion de reporting ;
• après une modification groupée ;
• si un collègue a signalé avoir modifié une tâche ;
• avant l'export d'une liste critique.

Si les données ont changé après la mise à jour, basez-vous sur le résultat frais.

Actions sur une tâche

Dans la ligne de liste ou la carte mobile, des actions rapides sont disponibles pour une tâche précise. Elles sont pratiques lorsque la décision dépend du contenu d'une seule tâche : ouvrir, vérifier le contexte, passer à l'objet lié, changer le statut ou exécuter une action disponible.

S'il faut modifier de la même manière beaucoup de tâches, utilisez les actions groupées. Si chaque tâche exige une décision séparée, traitez-les une par une.

Actions groupées

Les actions groupées servent aux changements uniformes sur plusieurs tâches. Elles gagnent du temps lorsque la décision est déjà prise et identique pour toutes les tâches sélectionnées.

Une action groupée est sûre lorsque la liste est d'abord réduite aux tâches de même sens et que le résultat est vérifié après la modification.

Elles permettent de :

• sélectionner des tâches individuelles ;
• sélectionner toutes les tâches visibles ;
• changer le responsable ;
• changer le statut ;
• changer la priorité ;
• changer le projet ;
• changer le client ;
• changer le délai.

Utilisez les actions groupées seulement lorsque les tâches ont le même sens de travail. Si le contexte est différent, réduisez d'abord la liste avec des filtres ou traitez les tâches une par une.

Exemples d'utilisation sûre :

• affecter un même responsable aux tâches sans propriétaire dans un même projet ;
• déplacer le délai d'un groupe de tâches pour lesquelles un nouveau plan a été convenu ;
• changer la priorité des tâches que le responsable a désignées comme urgentes ;
• fermer des tâches identiques après vérification du résultat.

Après une modification groupée, vérifiez le résultat. Certaines tâches peuvent ne pas changer à cause des droits, de l'état de la tâche ou de conditions obligatoires. Ces tâches doivent être ouvertes séparément pour comprendre la cause.

Sur mobile, assurez-vous d'abord de voir les tâches sélectionnées et de comprendre quelle action vous appliquez. Ne lancez pas une modification groupée si la sélection n'est pas évidente.

Résultat partiel d'une action groupée

Un résultat partiel signifie que le système n'a pas modifié toutes les tâches sélectionnées. C'est une situation de protection normale : les tâches peuvent avoir des droits, statuts, conditions obligatoires ou vérifications de protection différents.

Comment agir :

1. Ne répétez pas immédiatement l'action groupée sur tout l'ensemble.
2. Regardez quelles tâches ont changé et lesquelles sont restées inchangées.
3. Ouvrez les tâches non appliquées et vérifiez la cause : droits, statut, champ obligatoire, vérification de protection, conflit de changements.
4. Corrigez la cause seulement là où c'est réellement nécessaire.
5. Répétez l'action pour les tâches restantes avec un ensemble plus petit, ou traitez-les manuellement.

Exemple : un responsable a choisi dix tâches sans responsable et a assigné un propriétaire. Sept tâches ont changé, trois non : une est déjà fermée, une se trouve dans un projet sans droits de modification, une a déclenché une vérification de protection. La bonne décision consiste à analyser ces trois tâches séparément, et non à répéter l'assignation pour les dix.

Pour un responsable, un résultat partiel n'est pas seulement une liste d'erreurs. Il montre où une même décision de gestion cesse d'être identique pour toutes les tâches :

• si les droits bloquent l'action, vérifiez qui possède le processus ou le projet ;
• si le statut bloque l'action, vérifiez si la tâche appartient vraiment à la vue sélectionnée ;
• si une vérification de protection bloque l'action, ouvrez la fiche et complétez la condition manquante ;
• si un autre participant a modifié la tâche, comparez l'état actuel avant de réessayer.

Après vérification, divisez le reste en groupes plus petits. Un groupe peut recevoir à nouveau la même action groupée ; un autre peut demander un commentaire, une décision séparée du propriétaire ou aucun changement.

Pour en savoir plus, consultez l'article Erreurs, limites et actions indisponibles.

États vides, de chargement et d'erreur

La section des tâches doit aider à comprendre pourquoi les tâches ne s'affichent pas et quoi faire ensuite.

Chargement

Pendant le chargement, ne concluez pas qu'il n'y a aucune tâche. Attendez la fin de la mise à jour ou vérifiez l'indicateur d'état.

Liste vide

Une liste vide peut signifier différentes situations :

• il n'y a réellement aucune tâche ;
• les filtres choisis n'ont trouvé aucun résultat ;
• la requête de recherche est trop étroite ;
• une vue enregistrée masque les tâches nécessaires ;
• un groupe est réduit ou masqué ;
• la mauvaise vue est choisie.

Diagnostic correct :

1. Réinitialisez la recherche.
2. Vérifiez les filtres rapides.
3. Vérifiez les conditions avancées.
4. Ouvrez la liste complète si vous avez besoin de tout l'ensemble des tâches.
5. Vérifiez le regroupement et la vue choisie.
6. Mettez les données à jour.

Erreur

Une erreur de liste signifie que les données n'ont pas pu être chargées ou mises à jour. Une erreur d'action signifie qu'une opération précise n'a pas été appliquée.

Que faire :

• répétez la mise à jour ;
• vérifiez si les droits d'accès ont changé ;
• réduisez le filtre si la requête est trop large ;
• après une erreur d'action groupée, ouvrez quelques tâches et vérifiez leur état réel ;
• avant un nouvel export, assurez-vous que l'export précédent s'est terminé ou a clairement échoué.

Si l'erreur est liée à l'accès, l'utilisateur peut voir une liste sans une partie des données ou ne pas pouvoir ouvrir une tâche précise.

Travail quotidien

Pour le travail quotidien, il est utile de garder plusieurs vues simples, et non un filtre complexe pour tous les cas.

Ordre du matin recommandé :

1. Ouvrez la vue « Mes tâches actives » ou « Avec ma participation ».
2. Vérifiez les tâches non lues.
3. Regardez les tâches en retard.
4. Passez à la semaine pour voir les prochains délais.
5. Vérifiez les tâches avec estimation préalable.
6. Ouvrez le Kanban ou le planning s'il faut évaluer le flux de travail.
7. Mettez les données à jour avant de prendre des décisions.

Pour le responsable d'équipe :

• utilisez le filtre par service ;
• vérifiez les tâches sans responsable ;
• regardez séparément les tâches en retard et prioritaires ;
• utilisez le planning par personnes pour évaluer la charge ;
• enregistrez des vues séparées pour le contrôle et le reporting ;
• appliquez les actions groupées seulement après vérification du contexte.

Pour l'exécutant :

• commencez par la liste de travail personnelle ;
• gardez un minimum de colonnes ;
• triez par délai ;
• utilisez le planning hebdomadaire pour planifier ;
• vérifiez les tâches non lues avant de commencer le travail ;
• fixez les tâches sans délai ou clarification pour qu'elles ne sortent pas du plan.

Contrôle régulier par le responsable

Pour le responsable, il ne suffit pas d'ouvrir la liste des tâches : il faut la parcourir toujours dans le même ordre. Le contrôle devient alors prévisible et ne se transforme pas en collecte manuelle des statuts.

Ordre recommandé pour l'analyse hebdomadaire :

1. Ouvrir une vue par service ou direction.
2. Vérifier les tâches en retard et les raisons du retard.
3. Trouver les tâches sans responsable, délai ou prochaine étape claire.
4. Ouvrir les tâches en validation et décider : fermer, renvoyer en correction ou préciser les critères.
5. Regarder le planning par personnes et évaluer la surcharge.
6. Vérifier séparément les tâches client et prioritaires.
7. Fixer les changements dans les fiches de tâches, et non dans une correspondance personnelle.
8. Enregistrer ou mettre à jour la vue si la question régulière a changé.

Pendant cette analyse, il ne faut pas modifier les tâches en groupe seulement parce qu'elles sont dans une même liste. Assurez-vous d'abord qu'elles ont le même contexte et la même décision de management.

Pour le dirigeant, tous les détails opérationnels ne sont pas utiles ; quelques signaux le sont :

• combien de tâches sont en retard dans les directions clés ;
• y a-t-il des tâches sans responsable ;
• quels engagements client sont en risque ;
• où le travail s'accumule en validation ;
• quels processus demandent régulièrement une intervention manuelle ;
• quelles tâches se répètent et doivent devenir un modèle ou une automatisation.

Si la même vue montre chaque semaine le même problème, c'est une raison de changer le processus, et non de simplement analyser encore la liste.

Préparation d'un rapport

Une liste de rapport doit être reproductible : un autre utilisateur doit comprendre quelles conditions sont appliquées et pourquoi l'export ressemble exactement à cela.

Ordre de préparation :

1. Définissez la question du rapport : client, projet, service, exécutant, délai, statut ou retard.
2. Configurez les filtres pour cette question.
3. Choisissez le regroupement : par client, par projet ou sans regroupement.
4. Activez les colonnes de rapport : numéro, titre, statut, délai, responsable, demandeur, projet, temps prévu et passé, dates de création et de mise à jour.
5. Triez la liste pour qu'elle soit facile à lire.
6. Enregistrez la vue si le rapport est nécessaire régulièrement.
7. Mettez les données à jour.
8. Exportez toutes les tâches trouvées ou la partie visible de la liste.
9. Vérifiez l'export : composition des tâches, colonnes, tri et absence de requête de recherche accidentelle.

N'utilisez pas les actions groupées pendant la préparation d'un rapport si le but est seulement de voir les données. Les actions groupées changent les tâches, pas la structure du rapport.

Scénarios rapides

Trouver les tâches en retard de l'équipe

1. Ouvrez la liste des tâches.
2. Activez le filtre « En retard ».
3. Ajoutez le filtre par service.
4. Triez par délai.
5. Vérifiez les responsables dans la colonne ou ouvrez le planning par personnes.

Préparer un rapport client

1. Choisissez le client.
2. Gardez les tâches actives ou les statuts nécessaires.
3. Regroupez par projets si le client a plusieurs directions.
4. Activez les colonnes de statut, délai, responsable, temps prévu et passé.
5. Mettez les données à jour.
6. Exportez les tâches trouvées.

Traiter les tâches sans propriétaire

1. Activez le filtre « Sans responsable ».
2. Ajoutez un projet, client ou service si la liste est trop large.
3. Ouvrez les tâches où le contexte est nécessaire.
4. Assignez le responsable en groupe seulement pour les tâches ayant le même propriétaire du résultat.

Vérifier la semaine d'un exécutant

1. Ouvrez le planning hebdomadaire ou le planning par personnes.
2. Choisissez le responsable ou le service nécessaire.
3. Vérifiez la concentration des délais par jours.
4. Trouvez les tâches en retard et prioritaires.
5. Déplacez ou réassignez les tâches seulement après vérification du contexte.

Se préparer à une réunion de service

1. Ouvrez la vue enregistrée du service.
2. Vérifiez les tâches en retard et prioritaires.
3. Regardez les tâches sans responsable.
4. Ouvrez le planning par personnes et évaluez la charge.
5. Fixez les tâches à réassigner, déplacer ou discuter séparément.

Traiter sa file personnelle

1. Ouvrez la vue personnelle.
2. Triez les tâches par délai.
3. Vérifiez les changements non lus.
4. Déplacez les tâches sans délai dans le plan de la semaine.
5. Mettez de côté les tâches qui attendent une clarification et gardez en cours seulement une file claire.

Erreurs fréquentes

Travailler depuis la liste complète. La liste complète devient rapidement du bruit. Pour le travail quotidien, il faut des vues liées à une question précise.

Enregistrer des filtres trop complexes. Si une vue ne peut pas être expliquée en une phrase, les collègues ne comprendront pas pourquoi elle contient ces tâches.

Considérer le retard comme le seul signal de risque. Une tâche sans responsable, délai, prochaine étape ou validation demande aussi de l'attention.

Modifier des tâches en groupe sans vérifier le contexte. Un même statut dans la liste ne signifie pas une même situation de management.

Faire un rapport depuis un état d'écran aléatoire. Avant l'export, il faut vérifier recherche, filtres, regroupement, tri et colonnes.

Utiliser le Kanban comme remplacement de la fiche de tâche. Le Kanban montre le mouvement, mais les décisions, fichiers, commentaires et validations restent dans la fiche.

Ne pas mettre à jour les données avant une réunion. Une vieille liste crée une image fausse de la charge et des délais.

Bonnes pratiques

• Gardez des vues séparées pour le travail personnel, le service, les retards, la validation et les tâches client.
• Commencez l'analyse par les risques : retard, absence de responsable, absence de délai, changements non lus.
• Ouvrez la fiche de tâche avant une décision importante.
• Utilisez le planning par personnes pour redistribuer la charge, pas pour chercher des coupables.
• Avant une modification groupée, réduisez la liste par filtres aux tâches ayant le même sens.
• Pour un rapport, enregistrez une vue reproductible afin de pouvoir la répéter plus tard.
• Si une vue montre régulièrement le même problème, transformez-le en modèle, règlement ou automatisation.

Quels screenshots sont nécessaires pour la documentation

Pour une instruction complète sur la liste des tâches, il faut des captures non seulement de la liste générale, mais aussi des états de management opérationnel.

Screenshot	Pourquoi il est nécessaire
Liste générale avec filtres rapides	montrer l'écran de départ et la méthode de base pour réduire les tâches
Filtres avancés	expliquer les conditions précises de recherche des tâches
Vues enregistrées	montrer les ensembles de travail réguliers du responsable et du collaborateur
Kanban par statuts	montrer le flux d'exécution des tâches
Planning hebdomadaire	montrer la planification des délais par jours
Planning par personnes	montrer le contrôle de la charge de l'équipe
Actions groupées	montrer la modification sûre de plusieurs tâches
Export	montrer la préparation d'une liste de rapport
Liste vide après filtre	montrer le diagnostic des filtres et de la recherche

Ces screenshots doivent être progressivement réalisés pour toutes les langues de LadVen OS. Le jeu russe reste l'étalon de structure, mais la version publique de chaque langue doit montrer l'interface localisée.