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Documents

Les documents dans LadVen OS gardent les fichiers de travail au plus pres du processus: tache, fiche CRM, client, groupe de travail ou workflow. Ce n'est pas seulement un espace de stockage. Un document doit indiquer quel est le materiel, a quel dossier il appartient, quelle version est actuelle, qui doit verifier ou signer et quelle est la prochaine etape.

Utilisez les documents comme une couche de travail controlee, pas comme un dossier de pieces jointes dispersees.

Ou le trouver​

Zones principales:

  • Documents (/documents) - liste et fiches de travail;
  • Fiche document (/documents/:documentId) - fichiers, statut, liens, actions, historique et commentaires;
  • Modeles de lots (/documents/templates) - ensembles reutilisables pour taches, CRM, clients et groupes de travail;
  • Echange entrant (/documents/exchange/inbound) - traitement des documents recus par echange externe;
  • blocs lies dans les taches, le CRM, l'extranet et les espaces de travail.

Les actions disponibles dependent des droits, du type de document, de l'objet lie et des regles de signature ou d'echange.

Parcours de travail​

  1. Creez ou ouvrez le document depuis le bon contexte: tache, opportunite, client, projet ou liste des documents.
  2. Donnez un titre et un type clairs: contrat, facture, acte, proposition, pieces de dossier, procuration ou autre type metier.
  3. Joignez les fichiers actuels et indiquez a quel objet ils se rapportent.
  4. Verifiez la version avant validation, envoi client ou publication dans l'extranet.
  5. Laissez un commentaire: ce qui a change, qui doit verifier et quelle est la prochaine etape.
  6. Si l'ensemble se repete, utilisez un modele de lot.

Fiche document​

La fiche document doit montrer le contexte de travail: titre, type, statut, fichiers lies, client ou tache, responsables et historique des actions. Si le document est lie au CRM, aux taches ou a l'extranet, l'utilisateur doit comprendre pourquoi il existe et qui attend le resultat.

Evitez les noms comme scan.pdf ou final_new_2. Un bon titre aide a retrouver le document sans ouvrir le fichier.

Editeur de document: texte, mise en forme et tableaux​

Le texte du document peut etre prepare directement dans LadVen OS, sans passer par un editeur bureautique separe. L'editeur integre prend en charge la mise en forme (titres, listes, mises en evidence, liens) et les tableaux - cela suffit pour rediger une proposition, un compte rendu, une instruction ou un reglement interne au meme endroit que le reste du travail sur le document.

Si le document est deja prepare dans Word, il peut etre importe depuis un fichier .docx: le texte, la mise en forme et les tableaux sont transferes dans l'editeur, et le document vit ensuite dans le portail avec son statut, ses versions, ses liens et sa validation. C'est pratique lorsqu'un brouillon arrive dans Word mais qu'il faut ensuite le gerer comme un document de travail, et non comme une piece jointe.

La barre de mise en forme est localisee dans toutes les langues du portail. La meme mise en forme est disponible dans les commentaires, ce qui permet de presenter de facon lisible une explication liee a un document ou a une tache - avec des listes, des accents et des liens, plutot qu'un bloc de texte continu.

Ce qu'il faut eviter. Ne transferez pas dans l'editeur une mise en page complexe issue de Word pour en obtenir une copie exacte - le portail conserve un document de travail, pas la maquette d'un formulaire imprime. Si vous avez besoin de la mise en page ou du design d'origine, joignez le fichier source en piece jointe et conservez-le comme version principale.

Avant l'envoi externe ou la signature, verifiez que la version actuelle est ouverte. Si un document contient plusieurs fichiers, indiquez le fichier principal et les annexes.

Ne supprimez pas une ancienne version si elle est necessaire a l'historique de validation. Laissez plutot un commentaire clair expliquant pourquoi une nouvelle version existe.

Modeles de lots​

Un modele de lot decrit un ensemble repetable: quels documents sont necessaires, lesquels sont obligatoires, ou le lot s'applique et quelles regles de validation ou de signature sont utilisees.

Utilisez les modeles pour les processus recurrents: vente, dossier contractuel, demande de service, dossier juridique, onboarding ou demarrage de projet. Ne creez pas de modele pour un cas unique que l'equipe ne repetera pas.

Liens avec les taches et le CRM​

Un document doit etre lie a un objet de travail lorsque l'execution en depend. Dans une tache, il donne les materiaux d'entree et le resultat attendu. Dans le CRM, il fixe la base commerciale ou juridique du travail.

Si un document doit etre prepare, verifie ou envoye, creez une tache avec responsable et echeance. S'il appartient a un client, verifiez le lien CRM et les droits d'acces.

Signature et echange​

Pour les documents envoyes vers un echange externe ou une signature, la contrepartie, l'entite legale, la version actuelle et le statut sont essentiels. Avant l'envoi, verifiez que le document appartient au bon client, ne contient pas de commentaires internes et est pret pour une action externe.

Si l'echange externe demande une action, ne le contournez pas par un envoi manuel non trace. Notez le statut et la prochaine etape pour que l'equipe voie ou le document est bloque.

Comment envoyer un document à la signature, gérer les signataires et ouvrir un accès externe par lien - voir la section Signature et accès externe aux documents.

Documents entrants​

Un document recu de l'exterieur doit d'abord etre trie: identifier le client ou l'opportunite, verifier les doublons, le lier a une tache ou une fiche CRM et nommer un responsable. Ne deplacez pas un fichier entrant dans la liste generale sans contexte.

S'il contient des donnees personnelles, financieres ou contractuelles, verifiez l'acces avant d'en discuter dans une tache, un chat ou un espace extranet.

Controle manager​

Les managers doivent verifier regulierement:

  • documents sans tache, client ou fiche CRM;
  • lots ou un document obligatoire manque;
  • documents en attente de validation, signature ou echange externe;
  • anciennes versions encore utilisees;
  • modeles qui creent des documents inutiles ou peu clairs;
  • fichiers publies a l'exterieur ou dans l'extranet sans controle d'acces.

Bonnes pratiques​

  • Nommez les documents par sens metier: client, type, periode ou resultat.
  • Ne placez pas de donnees privees dans les descriptions publiques.
  • Verifiez la version avant envoi, signature ou publication extranet.
  • Liez les documents aux taches, au CRM, au client ou au groupe de travail.
  • Utilisez des modeles pour les lots repetables.

Scenarios pour l'entreprise​

Sections liees​

Dernière mise à jour le