Chats et commentaires
Les chats dans LadVen OS aident a se coordonner rapidement avec une personne, un groupe, un departement ou les participants d'une tache. Les commentaires gardent la decision pres de l'objet de travail: tache, document, client, opportunite ou projet.
La regle principale: une discussion peut commencer dans le chat, mais toute decision qui change une echeance, un responsable, un resultat, un fichier ou un client doit rester dans le contexte de travail.
Ou le trouver
Zones principales:
- Chats (
/chat) - liste des conversations, recherche, messages non lus et mentions; - Conversation (
/chat/:conversationId) - messages, fichiers, reponses, reactions, sondages, appels et participants; - Integrations chat (
/chat/integrations) - parametres de canaux externes pour administrateurs; - commentaires dans les taches, le CRM, les documents et autres fiches de travail.
Quand les utiliser
- utilisez un chat direct lorsque la question concerne une personne;
- utilisez un chat de groupe ou de departement pour coordonner l'equipe;
- utilisez un chat de tache lorsque la discussion concerne un resultat precis;
- laissez un commentaire dans une tache, le CRM ou un document lorsque le message doit rester dans l'historique du travail;
- joignez un fichier ou un lien si le contexte n'est pas clair sans lui;
- utilisez un appel si la voix est plus rapide, puis notez le resultat par ecrit.
Travailler dans une conversation
Dans une conversation, surveillez le titre, les participants, les derniers messages, les non lus et les mentions. S'il y a beaucoup de messages, utilisez la recherche et ouvrez le fragment trouve dans son contexte d'origine.
Les reponses conservent la chaine. Repondez a un message precis quand vous discutez une decision, un fichier, une question ou une correction. Ne demarrez pas un nouveau fil si le bon message existe deja.
Messages, fichiers et sondages
Un message doit etre court et mener a une action. Si un fichier est necessaire, joignez-le tout de suite et nommez-le clairement. Si l'equipe doit choisir une option, utilisez un sondage plutot qu'une longue chaine de votes dans le texte.
N'envoyez pas de donnees privees, tokens, mots de passe, liens internes ou fichiers client dans un chat si l'acces des participants n'est pas verifie. Pour les documents et materiaux client, utilisez la fiche liee et les droits d'acces.
Appels
Un appel est utile pour s'aligner vite, mais il ne remplace pas une trace ecrite. Apres l'appel, notez le resultat dans la tache, la fiche CRM ou le document: ce qui est decide, qui est responsable et pour quand.
Si l'appel concerne un client ou une tache, ouvrez le contexte lie avant ou juste apres l'echange.
Commentaires dans les fiches de travail
Utilisez un commentaire lorsque le message doit rester pres du travail. Dans le commentaire, indiquez:
- ce qui a change;
- qui doit agir;
- quel fichier ou quelle version est utilisee;
- pourquoi l'echeance, le statut ou le responsable a change;
- ce qui compte comme resultat termine.
Si la discussion a commence en chat prive, deplacez la decision finale dans le commentaire de la fiche de travail.
Controle manager
Les managers doivent verifier:
- decisions importantes restees seulement en chat prive;
- taches avec discussion active mais sans commentaire final;
- mentions sans reponse;
- fichiers envoyes dans le chat au lieu d'un document ou d'une tache liee;
- appels sans resultat consigne;
- canaux externes et integrations ou des informations client peuvent apparaitre.
Recommandations
- Ecrivez pour que le destinataire comprenne l'action sans clarification.
- Repondez dans le bon fil ou au message precis.
- Mentionnez une personne seulement si une action est vraiment attendue.
- Ne remplacez pas les commentaires de tache par des messages prives.
- Ne publiez pas de donnees sensibles dans les chats partages.