Joindre des fichiers à une tâche

Dans LadVen OS, les fichiers d'une tâche conservent les matériaux de travail et les preuves du résultat : cahiers des charges, contrats, tableaux, captures d'écran, maquettes, versions finales de documents et autres artefacts sans lesquels il est difficile d'exécuter ou d'accepter la tâche.

Le flux sépare le support général, la preuve d’étape, la discussion et le document source.

Utilisez les fichiers comme une partie du contexte de travail, pas comme un dépôt général. Un participant doit ouvrir la tâche et comprendre rapidement quels matériaux servent au travail, quels fichiers confirment des étapes séparées et où se trouve le résultat final.

Quand joindre des fichiers

Joignez un fichier si, sans lui, il est impossible d'exécuter, de vérifier ou de reconstituer le contexte de la tâche.

Un fichier est utile quand il :

• sert de matériau source : cahier des charges, contrat, export, tableau, spécification ;
• est nécessaire pour vérifier le résultat : capture, rapport, version validée, document final ;
• appartient précisément à cette tâche, et non à l'archive générale du projet ;
• porte un nom clair ou une explication dans la description, un commentaire ou un point de checklist ;
• est accessible aux participants qui doivent travailler avec lui ;
• ne contient pas de données privées, personnelles ou commerciales inutiles.

Ne joignez pas un fichier simplement parce qu'il "peut servir". Les pièces jointes inutiles compliquent l'acceptation : les participants doivent comprendre quel fichier est actuel, lequel est informatif et lequel est obsolète.

Pour un manager, un fichier dans une tâche doit répondre à une question simple : aide-t-il à exécuter le travail, à vérifier le résultat ou à reconstituer la décision plus tard ? Sinon, il vaut mieux ne pas l'ajouter.

Un bon fichier fait gagner du temps :

• l'exécutant ne cherche pas les sources dans les messages ;
• le vérificateur voit immédiatement le résultat final ;
• le manager comprend sur quoi repose la décision ;
• un nouveau participant entre dans le contexte sans récit séparé.

Où se trouvent les fichiers

Les tâches ont plusieurs scénarios liés aux fichiers.

Emplacement	Quand l'utiliser
Fichiers de la tâche	Matériaux généraux nécessaires à l'exécution ou à la vérification de toute la tâche.
Fichiers d'un point de checklist	Preuve ou matériau relatif à une étape précise.
Fichiers dans les commentaires	Matériau de discussion, version intermédiaire, réponse à une question ou précision.
Documents liés et liens externes	Documents qui vivent dans un stockage séparé, le CRM, un disque ou un autre contexte de travail.

Gardez les documents généraux dans les fichiers de la tâche. Joignez les captures ponctuelles, résultats intermédiaires et preuves d'une action précise au point de checklist correspondant. Si un fichier sert seulement à discuter, ajoutez-le en commentaire et expliquez brièvement quoi en faire.

Choisissez l'emplacement selon le rôle du fichier :

• utile à tous les participants pendant toute la tâche : joignez-le à la tâche ;
• confirme une étape : joignez-le au point de checklist ;
• sert à une question ou une discussion : joignez-le au commentaire ;
• vit dans un autre système comme document principal : ajoutez un lien ou un document lié si le scénario existe.

Où placer le résultat final

Le résultat final doit se trouver là où le vérificateur et le manager s'attendent à le trouver au moment de l'acceptation.

Résultat	Meilleur emplacement
Fichier final pour toute la tâche	Fichiers de la tâche, avec un court commentaire indiquant qu'il s'agit de la version finale.
Preuve d'une étape	Fichier du point de checklist correspondant.
Matériau pour une question ou une validation	Commentaire expliquant ce qui doit être décidé.
Document tenu dans un autre système	Document lié ou lien, avec un commentaire dans la tâche indiquant l'état actuel.

Si le résultat influence la fermeture de la tâche, ne le laissez pas seulement au milieu d'une discussion. Ajoutez un lien clair, un fichier de la tâche ou un commentaire final afin que l'acceptation ne dépende pas d'une recherche dans les messages.

Fichiers à la création de tâche

Lors de la création, les fichiers aident l'exécutant à commencer sans recherches supplémentaires. Ajoutez seulement les matériaux nécessaires dès le départ.

Avant l'enregistrement, vérifiez :

• les fichiers choisis correspondent au résultat attendu ;
• le fichier n'est pas obsolète et ne duplique pas une version plus actuelle ;
• la description explique quoi faire avec chaque pièce importante ;
• le responsable, les coexécutants et les vérificateurs auront accès aux matériaux ;
• le téléversement est terminé ou le fichier est visible comme sélectionné.

Si le navigateur restaure un brouillon de nouvelle tâche après la fermeture du formulaire ou l'actualisation de la page, ne considérez pas les fichiers locaux comme déjà joints. LadVen OS peut restaurer le texte, les éléments de checklist et d'autres champs, mais le navigateur ne peut pas sélectionner de nouveau le fichier depuis l'appareil. Ouvrez la liste des documents sélectionnés, choisissez de nouveau tout fichier marqué comme indisponible, puis enregistrez la tâche.

Si la tâche est créée avec une checklist, séparez le contexte général et les preuves des étapes. Par exemple, le cahier des charges client doit être joint à la tâche, tandis qu'une capture de vérification précise doit être jointe au point de checklist.

Ne surchargez pas une nouvelle tâche avec une archive "au cas où". Au départ, les sources, critères et modèles obligatoires suffisent. Les autres matériaux doivent être ajoutés au fil du travail, quand leur utilité est claire.

Fichiers en consultation et en édition

Dans la carte, le bloc fichiers montre les matériaux déjà joints et, si l'utilisateur a les droits, permet d'en ajouter ou d'en supprimer. En consultation, on voit généralement les cartes de fichiers, les filtres par source et les actions de téléchargement. En édition ou avec droits de modification, l'ajout et la suppression sont disponibles.

Les filtres aident à séparer les matériaux de la tâche des fichiers de checklist :

• Tous affiche l'ensemble des fichiers ;
• Tâche affiche les pièces jointes attachées à la tâche entière ;
• Checklist affiche les fichiers ajoutés aux points de checklist.

Si le bloc est vide, ce n'est pas toujours une erreur. Aucun matériau n'a peut-être encore été ajouté, vous n'avez pas les droits de modification ou le filtre choisi ne contient pas de fichiers.

Lisez le bloc des fichiers dans le même ordre : vérifiez d'abord le filtre choisi (Tous, Tâche, Checklist), puis la source du fichier, les actions disponibles et l'état d'envoi. Si aucun fichier n'apparaît, ne concluez pas trop vite : changez de filtre, vérifiez les droits et confirmez que l'élément doit bien se trouver dans les fichiers de la tâche, et non dans un commentaire, un point de checklist ou un document lié.

Avant de considérer le bloc fichiers comme prêt, vérifiez que l'écran affiche :

• un nom de fichier clair, ou un libellé assez court pour distinguer le fichier des autres ;
• le type ou l'extension, la taille et l'heure d'ajout aident à vérifier le matériau, mais ne remplacent pas un nom de fichier explicite ;
• la source du fichier : ensemble complet, tâche entière ou point de checklist ;
• une action disponible pour consulter, télécharger ou supprimer lorsque les droits le permettent ;
• un état d'erreur de téléversement explicite avec possibilité de réessayer ou de retirer le fichier ;
• un bloc vide ou en lecture seule qui explique pourquoi il n'y a pas de fichiers ou pourquoi ils ne peuvent pas être modifiés.

Reconnaître les états des fichiers

Le bloc de fichiers peut varier légèrement selon le thème, la largeur d'écran ou les droits. Le sens métier reste le même : fichier sélectionné, joint, en lecture seule, en erreur de téléversement ou lié à un point de checklist.

État	Comment le reconnaître	Que faire
Sélectionné mais pas encore joint	Le fichier est visible avant l'enregistrement de la nouvelle tâche ou avant la fin du téléversement.	Vérifier le nom, retirer les fichiers ajoutés par erreur et attendre la sauvegarde ou le téléversement.
Joint à la tâche	Le fichier reste dans la carte après actualisation et est accessible aux participants selon leurs droits.	L'utiliser comme matériau de travail ou résultat final.
Lecture seule ou bloc vide	Aucune action de modification n'apparaît, ou le bloc explique qu'il n'y a pas de matériaux.	Ne pas traiter cela comme une erreur : vérifier les droits, le filtre et le besoin réel d'un fichier.
Erreur de téléversement	Le fichier n'est clairement pas entré dans la tâche ou nécessite une nouvelle tentative.	Relancer le téléversement, choisir le fichier à nouveau ou le retirer de la liste.
Fichier d'un point de checklist	Le matériau est lié à une étape vérifiable précise, pas à toute la tâche.	Le vérifier avec le point de checklist qu'il prouve.

Garder de l'ordre dans les fichiers

L'ordre dans les fichiers est important pour les tâches vérifiées par des managers, des départements voisins ou des clients. Plus il y a de pièces jointes, plus les versions actuelles et le rôle de chaque matériau doivent être explicites.

Maintenez l'ordre ainsi :

• nommez les fichiers pour que leur rôle soit clair sans ouverture ;
• séparez les sources du résultat final ;
• supprimez les doublons accidentels s'ils ne servent pas à l'historique des décisions ;
• laissez une explication en commentaire quand vous remplacez un fichier important ;
• joignez les preuves aux points de checklist, sans les mélanger aux matériaux généraux ;
• avant la clôture, vérifiez que la version finale se trouve facilement.

Si la tâche contient beaucoup de fichiers, utilisez les filtres et les explications. Le participant ne doit pas deviner quel document est le dernier, lequel est seulement informatif et lequel confirme l'exécution.

Responsabilité sur les fichiers

Les fichiers d'une tâche doivent avoir un propriétaire clair. Sinon, le bloc des pièces jointes devient vite une collection de documents aléatoires, et le manager ne sait plus sur quoi accepter le résultat.

Utilisez une répartition simple :

Rôle	Responsabilité
Demandeur	Joint les sources, modèles, critères et limites.
Responsable	Ajoute les résultats de travail et confirme que la version finale est visible au vérificateur.
Coexécutants	Joignent les matériaux à leur étape ou à leur commentaire, sauf si le fichier est utile à toute la tâche.
Observateur ou manager	Vérifie que les fichiers suffisent à accepter le travail sans rechercher dans les chats ou les e-mails.
Vérificateur	Compare les fichiers finaux aux critères de préparation et à la checklist.

Dans LadVen OS, c'est une habitude opérationnelle importante : la tâche ne doit pas seulement conserver la discussion, mais aussi un ensemble maîtrisé de matériaux de travail. Une personne qui rejoint la tâche plus tard doit comprendre l'historique par la description, la checklist, les commentaires et les fichiers, sans récit séparé.

Ensemble de fichiers prêt

Avant d'envoyer la tâche en vérification ou de la fermer, rassemblez un ensemble de matériaux lisible. Dans une bonne tâche, on distingue trois couches :

1. Sources : ce qui a servi de base au travail.
2. Preuves d'étapes : ce qui confirme les points séparés.
3. Résultat : quel fichier ou groupe de fichiers doit être accepté comme livrable.

L'ensemble minimal dépend du type de tâche :

Type de tâche	À joindre
Préparer un document	Cahier des charges initial, modèle, version finale et, si nécessaire, liste des corrections.
Vérifier un réglage	Captures avant/après, export des réglages, fichier de résultat de vérification.
Valider un contrat	Version actuelle du contrat, commentaires sur les points litigieux, version finale validée.
Remettre un rapport	Données sources, rapport final, explication de la méthode ou des limites.
Corriger une erreur	Capture du problème, fichier d'exemple, confirmation de correction si elle se vérifie visuellement.

Si la tâche est grande, ne remplacez pas la structure de checklist par un dossier de fichiers. Dans LadVen OS, il vaut mieux relier les preuves aux points de checklist : le vérificateur voit alors quel fichier confirme quelle action.

Checklist avant acceptation

Utilisez cette liste avant d'envoyer la tâche en vérification, de la fermer ou de la transmettre au manager.

• La tâche contient toutes les sources nécessaires pour que le responsable reconstitue le contexte.
• Le fichier final ou l'ensemble final se distingue facilement des brouillons.
• Les preuves des étapes séparées sont jointes aux points de checklist, pas perdues parmi les pièces générales.
• Le commentaire ou la description indique quelle version vérifier.
• Les personnes qui acceptent le résultat peuvent ouvrir ou télécharger les fichiers.
• Les doublons obsolètes sont supprimés ou explicitement conservés comme historique de décision.
• Il n'y a pas de données privées inutiles pour les participants.
• Après actualisation, les pièces jointes restent en place et ne sont pas en chargement ou en erreur.
• Si la tâche a été restaurée depuis un brouillon, tous les fichiers locaux ont été sélectionnés de nouveau.
• Le bloc fichiers n'affiche pas Fichier non joint ; si ce message est visible, le fichier ne fait pas encore partie du résultat.

Si un point manque, il vaut mieux ne pas fermer la tâche. Sinon, le résultat peut être formellement terminé mais inutilisable en pratique : le prochain participant ne saura pas quel fichier est actuel ni sur quoi l'acceptation a été décidée.

Comment faire dans LadVen OS

1. Ouvrez une tâche ou commencez à en créer une.
2. Allez au bloc fichiers.
3. Ajoutez un fichier avec le bouton de pièce jointe ou glissez-le dans la zone de téléversement.
4. Si plusieurs fichiers sont choisis, vérifiez la liste avant de les attacher.
5. Retirez les fichiers choisis par erreur ou obsolètes.
6. Cliquez sur l'action de rattachement si LadVen OS attend une confirmation explicite.
7. Attendez la fin du téléversement et vérifiez que le fichier apparaît dans la carte.
8. Ouvrez l'aperçu ou téléchargez le fichier si vous devez vérifier qu'il est correct.
9. Ajoutez une explication dans la description, la checklist ou un commentaire si le nom ne suffit pas.

Ne fermez pas la tâche et ne l'envoyez pas en vérification tant que les fichiers obligatoires sont encore en chargement ou en erreur.

Glisser-déposer

Le glisser-déposer est pratique pour ajouter rapidement un ou plusieurs fichiers depuis un dossier. Glissez les fichiers dans la zone de téléversement de la tâche ou du point de checklist et attendez que LadVen OS affiche les matériaux sélectionnés.

Après le glisser-déposer, vérifiez :

• que les bons fichiers ont été ajoutés, pas tout le dossier ni un brouillon inutile ;
• que le nombre de fichiers correspond à l'attendu ;
• que les images et documents ont des noms compréhensibles ;
• qu'il n'y a pas d'indicateur d'erreur ;
• que le fichier est au bon endroit : tâche, commentaire ou point de checklist.

Si le glisser-déposer ne fonctionne pas, utilisez le bouton de pièce jointe. C'est particulièrement utile sur mobile, dans des navigateurs limités ou avec des fichiers de stockage cloud.

Bouton de pièce jointe

Le bouton de pièce jointe ouvre la sélection de fichier sur l'appareil. Utilisez-le quand le glisser-déposer est indisponible ou moins pratique.

Il convient mieux pour :

• un appareil mobile ;
• un choix via la boîte de dialogue système ;
• l'ajout précis d'un document important ;
• une nouvelle tentative après une erreur de glisser-déposer ;
• un scénario où il faut choisir explicitement le fichier.

Si LadVen OS montre les fichiers sélectionnés avant le rattachement final, vérifiez la liste avant de confirmer.

Si le fichier n'a pas été joint

Le fichier reste dans le contexte de la tâche : l'utilisateur lit la cause, réessaie ou retire le fichier sélectionné, puis revient à l'action initiale.

Une erreur de rattachement n'est pas une raison pour déplacer le travail vers un chat privé ou un stockage externe sans trace. Si le fichier est nécessaire au travail ou à l'acceptation, il doit rester dans le contexte de LadVen OS : fichiers de la tâche, commentaire ou point de checklist.

Quand le rattachement n'est pas terminé, LadVen OS affiche près du bloc fichiers Fichier non joint, le nom du fichier et la cause. Vérifiez :

• quel fichier n'a pas été joint ;
• pourquoi l'action n'est pas terminée : réseau, format, taille, accès ou autre raison ;
• s'il est utile de relancer sans changer le fichier ;
• s'il faut d'abord remplacer le fichier, le renommer, réduire sa taille ou demander l'accès ;
• si des matériaux sélectionnés restent en attente.

Si l'erreur semble temporaire, utilisez Réessayer : LadVen OS tentera de rattacher de nouveau les mêmes fichiers sélectionnés. Si le mauvais fichier a été choisi ou s'il ne peut pas être joint dans son état actuel, utilisez Retirer : cela nettoie le fichier sélectionné en erreur dans la file, sans supprimer les fichiers déjà attachés à la tâche. Ne laissez pas une tâche dans l'état « presque joint » : pour le vérificateur, cela ressemble à une absence de résultat.

Avant une nouvelle tentative, faites un contrôle rapide :

À vérifier	Que faire
Fichier trop volumineux	Compresser le fichier, diviser l'archive ou joindre un lien vers un stockage maîtrisé si le processus l'autorise.
Format inadapté	Remplacer par un format pris en charge ou expliquer avec quoi l'ouvrir.
Connexion interrompue	Relancer le téléversement après rétablissement du réseau.
Accès absent	Demander l'accès au fichier source ou demander au propriétaire de joindre le matériau.
Fichier choisi par erreur	Le retirer de la liste pour éviter qu'il entre dans la tâche au prochain rattachement.

Pour un manager, ce type d'erreur est aussi un signal de processus. Si les collaborateurs ne parviennent souvent pas à joindre les fichiers finaux, vérifiez les limites techniques mais aussi la façon de travailler : où l'équipe stocke les résultats, qui possède la version finale et quel format est acceptable pour l'acceptation.

Si l'erreur vient d'une vérification de protection à la clôture, restaurez d'abord le matériau, puis répétez l'action initiale dans la carte. Il n'est pas nécessaire de créer un doublon de tâche ni de transférer le fichier en chat privé : le vérificateur doit voir dans LadVen OS quel artefact est final et pourquoi la tâche est de nouveau prête pour l'acceptation.

Pour faciliter l'acceptation, convenez d'une règle simple : chaque tâche avec résultat obligatoire a un emplacement clair pour le matériau final. Cela peut être le bloc fichiers, un commentaire de résultat ou un point de checklist. Si l'équipe utilise les trois emplacements sans règle, le manager ne sait plus quel fichier accepter, et le responsable risque de joindre le matériau au mauvais endroit.

Aperçu

L'aperçu permet de contrôler rapidement une image ou un document pris en charge sans téléchargement. Il est utile pour les captures, maquettes, photos, PDF et autres fichiers où le contenu visuel compte.

Ouvrez l'aperçu si :

• vous devez vérifier que le fichier n'a pas été confondu ;
• le vérificateur doit voir rapidement une preuve d'exécution ;
• la tâche contient plusieurs images similaires ;
• le fichier a été ajouté par glisser-déposer et le résultat doit être contrôlé.

Si l'aperçu est indisponible, téléchargez le fichier ou ouvrez-le dans une application externe. L'absence d'aperçu ne signifie pas que le fichier n'est pas joint : certains formats ne s'affichent que comme carte ou tuile de fichier générique.

Téléchargement

Téléchargez un fichier depuis sa carte. C'est utile pour l'ouvrir localement, le transmettre à une autre application ou vérifier la version finale.

Si l'action "tout télécharger" ou ZIP est disponible, utilisez-la pour plusieurs fichiers. Le ZIP convient pour transmettre un ensemble complet : sources, captures, contrats, documents finaux ou fichiers de checklist.

Avant un téléchargement groupé, vérifiez le filtre choisi. Si le filtre Checklist est ouvert, le ZIP peut contenir les fichiers des points et non tous les matériaux de la tâche. Pour un ensemble complet, utilisez Tous ou l'action dédiée si elle existe dans l'UI.

Suppression de fichiers

Supprimez un fichier s'il a été joint par erreur, s'il est obsolète, contient des données inutiles ou ne concerne plus la tâche. La suppression peut affecter les participants qui l'utilisent pour exécuter ou vérifier, donc assurez-vous d'abord que le matériau n'est plus nécessaire.

Avant suppression, vérifiez :

• que le fichier n'est pas la seule preuve d'une étape réalisée ;
• qu'il n'est pas indiqué comme obligatoire dans la description, les commentaires ou les critères ;
• qu'une version actuelle est déjà jointe si le résultat doit rester disponible ;
• que les participants comprennent pourquoi le fichier disparaît s'il a déjà été discuté.

Si le fichier est attaché à un point de checklist, supprimez-le là où il a été ajouté. Le filtre de fichiers peut afficher ces pièces pour la consultation, mais leur source reste le point de checklist.

Versions et remplacement

Si la carte ou le menu de fichier propose un remplacement, utilisez-le pour corriger le même document : contrat, tableau ou rapport final, sans créer une série de pièces similaires.

S'il n'existe pas d'action de remplacement ou d'historique de versions, joignez la nouvelle version actuelle et indiquez-la clairement en commentaire ou dans la description. Supprimez l'ancienne version seulement si elle n'est plus utile à l'historique des décisions.

Bonnes pratiques de versions :

• mettre dans le nom la date, le numéro ou le statut : final, approved, draft ;
• écrire en commentaire ce qui a changé ;
• ne pas supprimer un ancien fichier s'il a servi à une décision ou à des remarques ;
• signaler la version finale dans les critères de validation ou le commentaire final.

Droits d'accès

Le fichier doit être accessible à ceux qui exécutent, vérifient et valident la tâche. Ne contournez pas les droits en envoyant le fichier hors de LadVen OS : discussion, historique et accès se désynchronisent.

Vérifiez l'accès si :

• un participant voit la tâche mais ne peut pas ouvrir le fichier ;
• le fichier est lié à un projet, groupe de travail, CRM ou disque avec droits séparés ;
• un participant a été ajouté après les matériaux ;
• la tâche contient des données privées, personnelles ou commerciales ;
• le fichier est nécessaire à un vérificateur externe ou à une équipe voisine.

Si l'accès manque, configurez les droits dans la source du fichier ou demandez l'aide de l'administrateur/propriétaire de l'espace. N'ajoutez pas d'observateurs inutiles seulement pour accéder à un document : vérifiez d'abord pourquoi le fichier est indisponible.

Transmettre le résultat à l'extérieur

Si le fichier final doit être envoyé à un client, prestataire ou autre partie externe, fixez d'abord la version finale dans la tâche. La tâche doit indiquer quel fichier a été accepté, qui l'a vérifié et où il reste stocké après la fin du travail.

Pour les fichiers avec montants, factures, données personnelles ou conditions client, vérifiez aussi la devise, la période, le destinataire et les données masquées : feuilles de calcul, commentaires du document, métadonnées et anciennes versions. Si une partie des données sert seulement à l'équipe interne, préparez une version externe séparée du fichier.

Pour une transmission externe, utilisez un contexte géré : fichier de tâche, document lié, Disk ou lien public avec expiration, mot de passe et mode d'accès limité. N'envoyez pas l'unique copie du résultat par chat privé ou lien non géré : le responsable ne pourra plus reconstruire ce qui a été envoyé ni pourquoi la tâche a été fermée.

Avant l'envoi externe, vérifiez que :

• le fichier final se distingue des brouillons par nom, version ou commentaire final ;
• le lien public pointe seulement vers un fichier de test ou de travail réellement montrable au destinataire ;
• un dossier partagé ne révèle pas de futurs matériaux internes ;
• le fichier ne contient pas de feuilles cachées, pages en trop, données personnelles ou notes de service ;
• après la remise, le lien sera révoqué ou restera actif seulement pendant la durée convenue.

Si le résultat passe par Disk, laissez dans la tâche un lien ou commentaire indiquant l'emplacement exact du matériau final. La tâche reste ainsi la source de vérité opérationnelle, et Disk le stockage géré du résultat.

Fichiers utiles

Un fichier utile réduit les demandes de précision. Il doit répondre à l'une des questions : quoi prendre comme base, quoi vérifier, quel résultat a été obtenu, comment confirmer l'exécution.

Situation	Où joindre	Quoi ajouter
Préparer une proposition	Fichiers de la tâche	Cahier des charges client et modèle de proposition.
Vérifier un contrat	Fichiers de la tâche	Version actuelle du contrat et liste des points litigieux dans la description.
Confirmer un réglage	Point de checklist	Capture du réglage effectué.
Discuter un brouillon	Commentaire	Fichier du brouillon et question précise.
Transmettre un résultat	Fichiers de la tâche	Version finale et commentaire de synthèse.

Si le fichier ne répond à aucune question de travail, il ne doit probablement pas être joint à la tâche.

Noms et explications

Le nom doit aider à distinguer les matériaux. C'est particulièrement important avec plusieurs contrats, maquettes, exports ou captures similaires.

Bons noms :

• contrat-client-valide-2026-05-19.pdf ;
• cadrage-lancement-campagne.xlsx ;
• capture-reglages-paiement-valides.png ;
• rapport-t2-final.pdf.

Mauvais noms :

• document.pdf ;
• new final final.pdf ;
• image.png ;
• scan 1.jpg.

Si renommer le fichier avant téléversement est impossible ou peu pratique, ajoutez une explication en commentaire, description ou point de checklist. Elle doit dire ce qu'est le fichier et quoi en faire.

Erreurs de téléversement

Les erreurs peuvent venir de la taille, du format, du réseau, des droits ou d'un incident temporaire. LadVen OS doit afficher un message compréhensible dans le bloc fichiers, la carte du fichier sélectionné, une notification ou près de l'action.

Pour un rattachement direct à la tâche, partez de l'état intégré Fichier non joint : il affiche le nom du fichier, la raison de l'erreur et les actions Réessayer et Retirer.

Que faire :

1. Vérifiez que le fichier n'est pas resté en chargement.
2. Cliquez sur Réessayer si le fichier est correct et si l'erreur semble temporaire.
3. Vérifiez taille, format et nom.
4. Assurez-vous d'avoir les droits de modifier la tâche ou le point de checklist.
5. Cliquez sur Retirer si le fichier a été choisi par erreur, si son format ne convient pas ou s'il doit être remplacé.
6. Actualisez la tâche et vérifiez que le fichier n'a pas été attaché après délai.
7. Si l'erreur se répète, notez quel fichier n'a pas été chargé, où vous l'attachiez et quel message LadVen OS a affiché.

Ne considérez pas le fichier comme joint tant qu'il n'apparaît pas dans la carte, le commentaire ou le point de checklist après actualisation.

Fichiers dans les commentaires

Les fichiers en commentaires conviennent à la discussion : montrer une version intermédiaire, joindre une réponse client, transmettre une capture de problème, demander un avis sur un brouillon.

Utilisez un commentaire quand le fichier exige une réaction ou une explication. Ne cachez pas le résultat final au milieu d'une longue discussion : si le fichier est le résultat de la tâche, joignez-le aux fichiers de la tâche ou indiquez clairement dans le commentaire final où se trouve la version finale.

Bon commentaire avec fichier :

J'ai joint le contrat mis à jour. Merci de vérifier la section 4 et la nouvelle formulation sur les délais de paiement.

Mauvais commentaire :

Fichier.

Fichiers dans les checklists

Les fichiers des points de checklist servent de preuves ponctuelles. Ils aident le vérificateur à comprendre quel matériau correspond à quelle étape, sans parcourir toute la liste des fichiers.

Joignez un fichier à un point s'il confirme précisément ce point :

• capture de vérification ;
• résultat intermédiaire d'une étape ;
• version validée d'un document pour une étape précise ;
• image, export ou rapport nécessaire à un seul point.

Si le fichier concerne toute la tâche, joignez-le à la tâche entière. S'il sert à discuter, ajoutez-le en commentaire.

La pratique de la "preuve d'étape" évite de mélanger les matériaux :

• le fichier du point confirme une action concrète ;
• le fichier final dans les fichiers de la tâche montre le résultat accepté par le manager ;
• le commentaire explique ce qui a changé, quelle version vérifier et ce qui n'entre pas dans la tâche actuelle.

Par exemple, une capture de réglage doit être jointe au point "Vérifier les réglages", et le rapport final aux fichiers de la tâche. Dans le commentaire final, indiquez : "Version finale : report-final.pdf, capture de vérification jointe au point 3".

Erreurs à éviter

Ne transformez pas le bloc fichiers en archive générale du projet. La tâche doit contenir uniquement les matériaux liés à son exécution ou à son acceptation.

Ne gardez pas le résultat final seulement dans les commentaires intermédiaires. Si la tâche se ferme sur un fichier, le vérificateur doit le trouver vite dans le bloc fichiers ou dans un commentaire final explicite.

Ne joignez pas une capture sans contexte. Indiquez ce qu'elle montre et quel point elle confirme. Une capture "au cas où" aide rarement l'acceptation.

Ne supprimez pas silencieusement un fichier important. Si une ancienne version a déjà servi à des décisions, remarques ou validations, expliquez ce qui a changé et quelle version est maintenant actuelle.

N'utilisez pas les fichiers pour contourner l'accès. Si un participant ne peut pas ouvrir un document, corrigez l'accès à la source au lieu de créer des copies non maîtrisées.

Vérification du résultat

Après avoir joint des fichiers, vérifiez :

• le fichier apparaît au bon endroit : tâche, point de checklist ou commentaire ;
• nom, taille et type semblent attendus ;
• l'aperçu s'ouvre pour les formats pris en charge ;
• le téléchargement d'un fichier fonctionne ;
• le ZIP ou téléchargement groupé fonctionne si disponible ;
• les filtres Tous, Tâche, Checklist affichent l'ensemble attendu ;
• les fichiers inutiles ou obsolètes sont supprimés ;
• les bons participants ont accès ;
• il n'y a pas de chargement non terminé, d'erreur ou de doublon ;
• après actualisation, les fichiers restent en place.
• si la tâche a été restaurée depuis un brouillon, tous les fichiers locaux ont été sélectionnés de nouveau et ne sont pas seulement visibles par leur nom.
• aucun matériau nécessaire à l'acceptation n'affiche Fichier non joint ; sinon, terminez d'abord le rattachement.

Pour les tâches en acceptation, vérifiez aussi que le fichier final est lié aux critères de validation : le participant doit comprendre quel fichier vérifier.

Bonnes pratiques

• Joignez seulement les matériaux qui aident à exécuter ou vérifier la tâche.
• Gardez les documents généraux dans les fichiers de tâche, les preuves d'étapes dans les points de checklist.
• Ajoutez une explication si le nom du fichier ne dit pas son rôle.
• Vérifiez l'actualité de la version avant rattachement.
• Utilisez ZIP ou téléchargement groupé pour un ensemble complet si l'UI le prend en charge.
• Ne supprimez pas sans explication un fichier qui a servi à une décision.
• Vérifiez les accès après changement de rôles, projet, client ou groupe de travail.
• Ne stockez pas de données privées inutiles dans la tâche.
• Avant clôture, ouvrez ou téléchargez le fichier final et vérifiez que c'est la bonne version.

Erreurs fréquentes

Tout joindre sans tri. Trop de fichiers inutiles rendent la tâche moins claire et ralentissent l'acceptation.

Ne pas expliquer le rôle du fichier. Si le nom n'est pas clair, ajoutez une explication dans la description, checklist ou commentaire.

Garder le résultat final seulement en commentaire. Un résultat important doit se trouver facilement dans les fichiers de la tâche ou être indiqué dans le commentaire final.

Confondre fichiers de tâche et fichiers de checklist. Les matériaux généraux appartiennent à la tâche, les preuves d'une étape au point.

Fermer la tâche avant la fin du téléversement. Le fichier peut ne pas être enregistré et le vérificateur ne verra pas le résultat.

Supprimer une ancienne version sans historique. Si elle a servi à une discussion, conservez le contexte ou expliquez le remplacement.

Ne pas vérifier les droits. Un participant peut voir la tâche sans accès au document, disque, projet ou CRM.

Télécharger un ZIP avec le mauvais filtre. Avant un téléchargement groupé, vérifiez quels fichiers entrent dans l'ensemble actuel.

Comment savoir qu'un ensemble de fichiers est prêt

Un ensemble de fichiers aide à accepter la tâche seulement lorsque le réviseur voit ce qui est joint, pourquoi c'est nécessaire et quel élément est final. La tâche doit avoir des noms clairs, le bon emplacement d'attache, l'accès pour les participants et un chemin fonctionnel vers l'aperçu ou le téléchargement.

Vérifiez : le bloc vide ne masque pas des éléments obligatoires ; le nouveau fichier a été ajouté par bouton ou glisser-déposer et enregistré ; les cartes de fichiers ont des noms et actions clairs ; les filtres Tous, Tâche, Checklist séparent les matériaux généraux des preuves par point ; le fichier de checklist est attaché au bon point ; aperçu et téléchargement s'ouvrent ; une erreur de téléversement est corrigée par une nouvelle tentative ; rapport final, modèle, cahier des charges ou preuve de réglage ne contiennent pas de vrais contrats, données personnelles, prix internes, liens privés ni données client.

Sections liées

• Créer une tâche
• Ajouter une checklist
• Assigner les participants
• Vérifier et fermer une tâche