Joindre des fichiers à une tâche

Dans LadVen OS, les fichiers d'une tâche conservent les matériaux de travail et les preuves du résultat : briefs, contrats, tableaux, captures d'écran, maquettes, versions finales de documents et autres artefacts sans lesquels il est difficile d'exécuter ou d'accepter la tâche.

Utilisez les fichiers comme une partie du contexte de travail, pas comme un dépôt général. Un participant doit ouvrir la tâche et comprendre rapidement quels matériaux servent au travail, quels fichiers confirment des étapes séparées et où se trouve le résultat final.

Quand joindre des fichiers

Joignez un fichier si, sans lui, il est impossible d'exécuter, de vérifier ou de reconstituer le contexte de la tâche.

Un fichier est utile quand il :

• sert de matériau source : brief, contrat, export, tableau, cahier des charges ;
• est nécessaire pour vérifier le résultat : capture, rapport, version validée, document final ;
• appartient précisément à cette tâche, et non à l'archive générale du projet ;
• porte un nom clair ou une explication dans la description, un commentaire ou un point de checklist ;
• est accessible aux participants qui doivent travailler avec lui ;
• ne contient pas de données privées, personnelles ou commerciales inutiles.

Ne joignez pas un fichier simplement parce qu'il "peut servir". Les pièces jointes inutiles compliquent l'acceptation : les participants doivent comprendre quel fichier est actuel, lequel est informatif et lequel est obsolète.

Pour un manager, un fichier dans une tâche doit répondre à une question simple : aide-t-il à exécuter le travail, à vérifier le résultat ou à reconstituer la décision plus tard ? Sinon, il vaut mieux ne pas l'ajouter.

Un bon fichier fait gagner du temps :

• l'exécutant ne cherche pas les sources dans les messages ;
• le vérificateur voit immédiatement le résultat final ;
• le manager comprend sur quoi repose la décision ;
• un nouveau participant entre dans le contexte sans récit séparé.

Où se trouvent les fichiers

Les tâches ont plusieurs scénarios liés aux fichiers.

Emplacement	Quand l'utiliser
Fichiers de la tâche	Matériaux généraux nécessaires à l'exécution ou à la vérification de toute la tâche.
Fichiers d'un point de checklist	Preuve ou matériau relatif à une étape précise.
Fichiers dans les commentaires	Matériau de discussion, version intermédiaire, réponse à une question ou précision.
Documents liés et liens externes	Documents qui vivent dans un stockage séparé, le CRM, un disque ou un autre contexte de travail.

Gardez les documents généraux dans les fichiers de la tâche. Joignez les captures ponctuelles, résultats intermédiaires et preuves d'une action précise au point de checklist correspondant. Si un fichier sert seulement à discuter, ajoutez-le en commentaire et expliquez brièvement quoi en faire.

Choisissez l'emplacement selon le rôle du fichier :

• utile à tous les participants pendant toute la tâche : joignez-le à la tâche ;
• confirme une étape : joignez-le au point de checklist ;
• sert à une question ou une discussion : joignez-le au commentaire ;
• vit dans un autre système comme document principal : ajoutez un lien ou un document lié si le scénario existe.

Fichiers à la création de tâche

Lors de la création, les fichiers aident l'exécutant à commencer sans recherches supplémentaires. Ajoutez seulement les matériaux nécessaires dès le départ.

Avant l'enregistrement, vérifiez :

• les fichiers choisis correspondent au résultat attendu ;
• le fichier n'est pas obsolète et ne duplique pas une version plus actuelle ;
• la description explique quoi faire avec chaque pièce importante ;
• le responsable, les coexécutants et les vérificateurs auront accès aux matériaux ;
• le téléversement est terminé ou le fichier est visible comme sélectionné.

Si la tâche est créée avec une checklist, séparez le contexte général et les preuves des étapes. Par exemple, le brief client doit être joint à la tâche, tandis qu'une capture de vérification précise doit être jointe au point de checklist.

Ne surchargez pas une nouvelle tâche avec une archive "au cas où". Au départ, les sources, critères et modèles obligatoires suffisent. Les autres matériaux doivent être ajoutés au fil du travail, quand leur utilité est claire.

Fichiers en consultation et en édition

Dans la carte, le bloc fichiers montre les matériaux déjà joints et, si l'utilisateur a les droits, permet d'en ajouter ou d'en supprimer. En consultation, on voit généralement les cartes de fichiers, les filtres par source et les actions de téléchargement. En édition ou avec droits de modification, l'ajout et la suppression sont disponibles.

Les filtres aident à séparer les matériaux de la tâche des fichiers de checklist :

• Tous affiche l'ensemble des fichiers ;
• Tâche affiche les pièces jointes attachées à la tâche entière ;
• Checklist affiche les fichiers ajoutés aux points de checklist.

Si le bloc est vide, ce n'est pas toujours une erreur. Aucun matériau n'a peut-être encore été ajouté, vous n'avez pas les droits de modification ou le filtre choisi ne contient pas de fichiers.

Garder de l'ordre dans les fichiers

L'ordre dans les fichiers est important pour les tâches vérifiées par des managers, des départements voisins ou des clients. Plus il y a de pièces jointes, plus les versions actuelles et le rôle de chaque matériau doivent être explicites.

Maintenez l'ordre ainsi :

• nommez les fichiers pour que leur rôle soit clair sans ouverture ;
• séparez les sources du résultat final ;
• supprimez les doublons accidentels s'ils ne servent pas à l'historique des décisions ;
• laissez une explication en commentaire quand vous remplacez un fichier important ;
• joignez les preuves aux points de checklist, sans les mélanger aux matériaux généraux ;
• avant la clôture, vérifiez que la version finale se trouve facilement.

Si la tâche contient beaucoup de fichiers, utilisez les filtres et les explications. Le participant ne doit pas deviner quel document est le dernier, lequel est seulement informatif et lequel confirme l'exécution.

Comment faire dans LadVen OS

1. Ouvrez une tâche ou commencez à en créer une.
2. Allez au bloc fichiers.
3. Ajoutez un fichier avec le bouton de pièce jointe ou glissez-le dans la zone de téléversement.
4. Si plusieurs fichiers sont choisis, vérifiez la liste avant de les attacher.
5. Retirez les fichiers choisis par erreur ou obsolètes.
6. Cliquez sur l'action de rattachement si LadVen OS attend une confirmation explicite.
7. Attendez la fin du téléversement et vérifiez que le fichier apparaît dans la carte.
8. Ouvrez l'aperçu ou téléchargez le fichier si vous devez vérifier qu'il est correct.
9. Ajoutez une explication dans la description, la checklist ou un commentaire si le nom ne suffit pas.

Ne fermez pas la tâche et ne l'envoyez pas en vérification tant que les fichiers obligatoires sont encore en chargement ou en erreur.

Drag and drop

Le drag and drop est pratique pour ajouter rapidement un ou plusieurs fichiers depuis un dossier. Glissez les fichiers dans la zone de téléversement de la tâche ou du point de checklist et attendez que LadVen OS affiche les matériaux sélectionnés.

Après le glisser-déposer, vérifiez :

• que les bons fichiers ont été ajoutés, pas tout le dossier ni un brouillon inutile ;
• que le nombre de fichiers correspond à l'attendu ;
• que les images et documents ont des noms compréhensibles ;
• qu'il n'y a pas d'indicateur d'erreur ;
• que le fichier est au bon endroit : tâche, commentaire ou point de checklist.

Si le drag and drop ne fonctionne pas, utilisez le bouton de pièce jointe. C'est particulièrement utile sur mobile, dans des navigateurs limités ou avec des fichiers de stockage cloud.

Bouton de pièce jointe

Le bouton de pièce jointe ouvre la sélection de fichier sur l'appareil. Utilisez-le quand le drag and drop est indisponible ou moins pratique.

Il convient mieux pour :

• un appareil mobile ;
• un choix via la boîte de dialogue système ;
• l'ajout précis d'un document important ;
• une nouvelle tentative après une erreur de drag and drop ;
• un scénario où il faut choisir explicitement le fichier.

Si LadVen OS montre les fichiers sélectionnés avant le rattachement final, vérifiez la liste avant de confirmer.

Aperçu

L'aperçu permet de contrôler rapidement une image ou un document pris en charge sans téléchargement. Il est utile pour les captures, maquettes, photos, PDF et autres fichiers où le contenu visuel compte.

Ouvrez l'aperçu si :

• vous devez vérifier que le fichier n'a pas été confondu ;
• le vérificateur doit voir rapidement une preuve d'exécution ;
• la tâche contient plusieurs images similaires ;
• le fichier a été ajouté par drag and drop et le résultat doit être contrôlé.

Si l'aperçu est indisponible, téléchargez le fichier ou ouvrez-le dans une application externe. L'absence d'aperçu ne signifie pas que le fichier n'est pas joint : certains formats ne s'affichent que comme carte ou placeholder.

Téléchargement

Téléchargez un fichier depuis sa carte. C'est utile pour l'ouvrir localement, le transmettre à une autre application ou vérifier la version finale.

Si l'action "tout télécharger" ou ZIP est disponible, utilisez-la pour plusieurs fichiers. Le ZIP convient pour transmettre un ensemble complet : sources, captures, contrats, documents finaux ou fichiers de checklist.

Avant un téléchargement groupé, vérifiez le filtre choisi. Si le filtre Checklist est ouvert, le ZIP peut contenir les fichiers des points et non tous les matériaux de la tâche. Pour un ensemble complet, utilisez Tous ou l'action dédiée si elle existe dans l'UI.

Suppression de fichiers

Supprimez un fichier s'il a été joint par erreur, s'il est obsolète, contient des données inutiles ou ne concerne plus la tâche. La suppression peut affecter les participants qui l'utilisent pour exécuter ou vérifier, donc assurez-vous d'abord que le matériau n'est plus nécessaire.

Avant suppression, vérifiez :

• que le fichier n'est pas la seule preuve d'une étape réalisée ;
• qu'il n'est pas indiqué comme obligatoire dans la description, les commentaires ou les critères ;
• qu'une version actuelle est déjà jointe si le résultat doit rester disponible ;
• que les participants comprennent pourquoi le fichier disparaît s'il a déjà été discuté.

Si le fichier est attaché à un point de checklist, supprimez-le là où il a été ajouté. Le filtre de fichiers peut afficher ces pièces pour la consultation, mais leur source reste le point de checklist.

Versions et remplacement

Si la carte ou le menu de fichier propose un remplacement, utilisez-le pour corriger le même document : contrat, tableau ou rapport final, sans créer une série de pièces similaires.

S'il n'existe pas d'action de remplacement ou d'historique de versions, joignez la nouvelle version actuelle et indiquez-la clairement en commentaire ou dans la description. Supprimez l'ancienne version seulement si elle n'est plus utile à l'historique des décisions.

Bonnes pratiques de versions :

• mettre dans le nom la date, le numéro ou le statut : final, approved, draft ;
• écrire en commentaire ce qui a changé ;
• ne pas supprimer un ancien fichier s'il a servi à une décision ou à des remarques ;
• signaler la version finale dans les critères de validation ou le commentaire final.

Droits d'accès

Le fichier doit être accessible à ceux qui exécutent, vérifient et valident la tâche. Ne contournez pas les droits en envoyant le fichier hors de LadVen OS : discussion, historique et accès se désynchronisent.

Vérifiez l'accès si :

• un participant voit la tâche mais ne peut pas ouvrir le fichier ;
• le fichier est lié à un projet, groupe de travail, CRM ou disque avec droits séparés ;
• un participant a été ajouté après les matériaux ;
• la tâche contient des données privées, personnelles ou commerciales ;
• le fichier est nécessaire à un vérificateur externe ou à une équipe voisine.

Si l'accès manque, configurez les droits dans la source du fichier ou demandez l'aide de l'administrateur/propriétaire de l'espace. N'ajoutez pas d'observateurs inutiles seulement pour accéder à un document : vérifiez d'abord pourquoi le fichier est indisponible.

Fichiers utiles

Un fichier utile réduit les demandes de précision. Il doit répondre à l'une des questions : quoi prendre comme base, quoi vérifier, quel résultat a été obtenu, comment confirmer l'exécution.

Situation	Où joindre	Quoi ajouter
Préparer une proposition	Fichiers de la tâche	Brief client et modèle de proposition.
Vérifier un contrat	Fichiers de la tâche	Version actuelle du contrat et liste des points litigieux dans la description.
Confirmer un réglage	Point de checklist	Capture du réglage effectué.
Discuter un brouillon	Commentaire	Fichier du brouillon et question précise.
Transmettre un résultat	Fichiers de la tâche	Version finale et commentaire de synthèse.

Si le fichier ne répond à aucune question de travail, il ne doit probablement pas être joint à la tâche.

Noms et explications

Le nom doit aider à distinguer les matériaux. C'est particulièrement important avec plusieurs contrats, maquettes, exports ou captures similaires.

Bons noms :

• dogovor-client-approved-2026-05-19.pdf ;
• brief-launch-campaign.xlsx ;
• screenshot-payment-settings-done.png ;
• report-q2-final.pdf.

Mauvais noms :

• document.pdf ;
• new final final.pdf ;
• image.png ;
• scan 1.jpg.

Si renommer le fichier avant téléversement est impossible ou peu pratique, ajoutez une explication en commentaire, description ou point de checklist. Elle doit dire ce qu'est le fichier et quoi en faire.

Erreurs de téléversement

Les erreurs peuvent venir de la taille, du format, du réseau, des droits ou d'un incident temporaire. LadVen OS doit afficher un message compréhensible dans le bloc fichiers, la carte du fichier sélectionné, une notification ou près de l'action.

Que faire :

1. Vérifiez que le fichier n'est pas resté en chargement.
2. Réessayez si un bouton de répétition existe.
3. Vérifiez taille, format et nom.
4. Assurez-vous d'avoir les droits de modifier la tâche ou le point de checklist.
5. Actualisez la tâche et vérifiez que le fichier n'a pas été attaché après délai.
6. Si l'erreur se répète, notez quel fichier n'a pas été chargé, où vous l'attachiez et quel message LadVen OS a affiché.

Ne considérez pas le fichier comme joint tant qu'il n'apparaît pas dans la carte, le commentaire ou le point de checklist après actualisation.

Fichiers dans les commentaires

Les fichiers en commentaires conviennent à la discussion : montrer une version intermédiaire, joindre une réponse client, transmettre une capture de problème, demander un avis sur un brouillon.

Utilisez un commentaire quand le fichier exige une réaction ou une explication. Ne cachez pas le résultat final au milieu d'une longue discussion : si le fichier est le résultat de la tâche, joignez-le aux fichiers de la tâche ou indiquez clairement dans le commentaire final où se trouve la version finale.

Bon commentaire avec fichier :

J'ai joint le contrat mis à jour. Merci de vérifier la section 4 et la nouvelle formulation sur les délais de paiement.

Mauvais commentaire :

Fichier.

Fichiers dans les checklists

Les fichiers des points de checklist servent de preuves ponctuelles. Ils aident le vérificateur à comprendre quel matériau correspond à quelle étape, sans parcourir toute la liste des fichiers.

Joignez un fichier à un point s'il confirme précisément ce point :

• capture de vérification ;
• résultat intermédiaire d'une étape ;
• version validée d'un document pour une étape précise ;
• image, export ou rapport nécessaire à un seul point.

Si le fichier concerne toute la tâche, joignez-le à la tâche entière. S'il sert à discuter, ajoutez-le en commentaire.

La pratique de la "preuve d'étape" évite de mélanger les matériaux :

• le fichier du point confirme une action concrète ;
• le fichier final dans les fichiers de la tâche montre le résultat accepté par le manager ;
• le commentaire explique ce qui a changé, quelle version vérifier et ce qui n'entre pas dans la tâche actuelle.

Par exemple, une capture de réglage doit être jointe au point "Vérifier les réglages", et le rapport final aux fichiers de la tâche. Dans le commentaire final, indiquez : "Version finale : report-final.pdf, capture de vérification jointe au point 3".

Erreurs à éviter

Ne transformez pas le bloc fichiers en archive générale du projet. La tâche doit contenir uniquement les matériaux liés à son exécution ou à son acceptation.

Ne gardez pas le résultat final seulement dans les commentaires intermédiaires. Si la tâche se ferme sur un fichier, le vérificateur doit le trouver vite dans le bloc fichiers ou dans un commentaire final explicite.

Ne joignez pas une capture sans contexte. Indiquez ce qu'elle montre et quel point elle confirme. Une capture "au cas où" aide rarement l'acceptation.

Ne supprimez pas silencieusement un fichier important. Si une ancienne version a déjà servi à des décisions, remarques ou validations, expliquez ce qui a changé et quelle version est maintenant actuelle.

N'utilisez pas les fichiers pour contourner l'accès. Si un participant ne peut pas ouvrir un document, corrigez l'accès à la source au lieu de créer des copies non maîtrisées.

Vérification du résultat

Après avoir joint des fichiers, vérifiez :

• le fichier apparaît au bon endroit : tâche, point de checklist ou commentaire ;
• nom, taille et type semblent attendus ;
• l'aperçu s'ouvre pour les formats pris en charge ;
• le téléchargement d'un fichier fonctionne ;
• le ZIP ou téléchargement groupé fonctionne si disponible ;
• les filtres Tous, Tâche, Checklist affichent l'ensemble attendu ;
• les fichiers inutiles ou obsolètes sont supprimés ;
• les bons participants ont accès ;
• il n'y a pas de chargement non terminé, d'erreur ou de doublon ;
• après actualisation, les fichiers restent en place.

Pour les tâches en acceptation, vérifiez aussi que le fichier final est lié aux critères de validation : le participant doit comprendre quel fichier vérifier.

Bonnes pratiques

• Joignez seulement les matériaux qui aident à exécuter ou vérifier la tâche.
• Gardez les documents généraux dans les fichiers de tâche, les preuves d'étapes dans les points de checklist.
• Ajoutez une explication si le nom du fichier ne dit pas son rôle.
• Vérifiez l'actualité de la version avant rattachement.
• Utilisez ZIP ou téléchargement groupé pour un ensemble complet si l'UI le prend en charge.
• Ne supprimez pas sans explication un fichier qui a servi à une décision.
• Vérifiez les accès après changement de rôles, projet, client ou groupe de travail.
• Ne stockez pas de données privées inutiles dans la tâche.
• Avant clôture, ouvrez ou téléchargez le fichier final et vérifiez que c'est la bonne version.

Erreurs fréquentes

Tout joindre sans tri. Trop de fichiers inutiles rendent la tâche moins claire et ralentissent l'acceptation.

Ne pas expliquer le rôle du fichier. Si le nom n'est pas clair, ajoutez une explication dans la description, checklist ou commentaire.

Garder le résultat final seulement en commentaire. Un résultat important doit se trouver facilement dans les fichiers de la tâche ou être indiqué dans le commentaire final.

Confondre fichiers de tâche et fichiers de checklist. Les matériaux généraux appartiennent à la tâche, les preuves d'une étape au point.

Fermer la tâche avant la fin du téléversement. Le fichier peut ne pas être enregistré et le vérificateur ne verra pas le résultat.

Supprimer une ancienne version sans historique. Si elle a servi à une discussion, conservez le contexte ou expliquez le remplacement.

Ne pas vérifier les droits. Un participant peut voir la tâche sans accès au document, disque, projet ou CRM.

Télécharger un ZIP avec le mauvais filtre. Avant un téléchargement groupé, vérifiez quels fichiers entrent dans l'ensemble actuel.

Quels screenshots sont nécessaires pour la documentation

Pour la documentation publique sur les fichiers de tâche, il faut des captures qui montrent les principaux scénarios utilisateur et aident le propriétaire de l'entreprise à comprendre l'ordre de travail.

États utiles :

• bloc fichiers vide à la création ou en consultation ;
• ajout par bouton de pièce jointe ;
• drag and drop avec fichiers sélectionnés avant confirmation ;
• cartes de fichiers avec noms et actions clairs ;
• filtres Tous, Tâche, Checklist ;
• fichier attaché à un point de checklist ;
• aperçu d'image ou de document ;
• téléchargement d'un fichier et téléchargement groupé si disponible ;
• erreur de téléversement ou nouvelle tentative ;
• vue mobile du bloc fichiers ;
• thème sombre pour le scénario principal de consultation.

Sur les captures, utilisez des matériaux de démonstration : modèle de contrat, brief, capture de réglage, rapport final. Ne montrez pas de vrais contrats, données personnelles, coordonnées client, prix internes, liens privés ni noms de collaborateurs sans accord.

Scénarios liés

• Créer une tâche
• Ajouter une checklist
• Assigner les participants
• Vérifier et fermer une tâche