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Bureau de traduction : commandes, fichiers, intervenants et échéances

Cette page décrit le circuit de travail d'un bureau de traduction : le client envoie les sources, le chef de projet confirme la langue et l'échéance, le traducteur reçoit une tâche, le relecteur vérifie le résultat et le client valide la version finale. LadVen OS ne remplace pas une plateforme CAT/TMS, une mémoire de traduction, la traduction automatique ni la certification juridique d'une traduction. Il garde commande, fichiers, responsables, commentaires et échéances au même endroit.

Quel problème est résolu​

Dans les projets de traduction, ce n'est souvent pas le texte qui se perd, mais la gestion de la commande. La source arrive par e-mail, les exigences client restent dans une messagerie, le traducteur reçoit une précision orale, le relecteur ne voit pas la dernière version, et le chef de projet découvre le risque d'échéance le jour de la livraison.

Le scénario corrige cela en transformant chaque commande en tâche ou chaîne de tâches : sources et versions sont jointes au travail, la paire de langues et l'échéance sont visibles pour tous, et relecture comme validation suivent une checklist.

Comment cela fonctionne dans LadVen OS​

Le scénario s'appuie sur des fonctions déjà documentées :

  • Clients et commandes — la fiche client conserve contacts, historique et tâches liées.
  • Tâches — traduction, relecture, mise en forme, vérification et livraison ont un responsable et une échéance.
  • Fichiers — sources, références, versions de travail et fichiers finaux restent près de la tâche.
  • Checklists — exigences de traduction, format, vérification terminologique et livraison finale sont fixés à l'avance.
  • Commentaires — précisions du client, questions du traducteur et décisions du relecteur restent dans l'historique.
  • Listes et contrôle — la direction voit commandes actives, attente client, retards et charge des intervenants.

Commande entrante et exigences du résultat​

Une commande doit passer rapidement d'un e-mail ou message à une fiche de travail claire : client, paire de langues, fichier source, format du résultat, échéance, chef de projet responsable et prochaine étape. Si un glossaire, d'anciennes versions, des exigences de mise en forme ou une certification juridique sont nécessaires, mieux vaut les noter tout de suite que les laisser dans l'échange.

Pour les commandes urgentes, il est utile de séparer les exigences confirmées des attentes préliminaires. Si le client n'a pas encore envoyé le fichier complet, confirmé la langue ou validé le format de livraison, la tâche doit indiquer l'attente client et le risque d'échéance, pas ressembler à un travail normal en cours.

Rôles, qualité et passage entre étapes​

Un bureau de traduction doit voir non seulement le traducteur, mais tout le parcours qualité : le chef de projet accepte la commande, le traducteur prépare la version de travail, le relecteur ou correcteur vérifie le résultat, la mise en page/DTP met le fichier au format requis et le client valide la version finale comme passage opérationnel dans la tâche. Une personne peut cumuler des rôles, mais la responsabilité à chaque étape doit être explicite.

Quand le résultat revient en correction, le motif doit rester près du fichier : terminologie, format, source incomplète, commentaire du relecteur ou nouvelle exigence du client. Le prochain intervenant voit alors non seulement un statut de retour, mais l'action concrète à effectuer.

Modèles, automatisation et contrôle de direction​

Les commandes types se pilotent plus facilement avec des modèles de tâches : traduction, relecture, mise en page, vérification, livraison finale. Le modèle peut inclure fichiers obligatoires, paire de langues, checklist qualité, commentaire final et règle « ne pas fermer sans fichier de résultat ».

La direction a besoin de vues séparées : « en attente du client », « en relecture », « sans fichier », « à livrer aujourd'hui », « en retard » et « sans mouvement ». Les règles automatiques peuvent rappeler une échéance ou remonter un risque au chef de projet, mais elles ne remplacent pas la vérification professionnelle de la traduction.

Commandes, paires de langues et intervenants​

Chaque commande doit avoir un parcours clair : quel texte est traduit, de quelle langue vers quelle langue, qui traduit, qui vérifie, quelles exigences client sont obligatoires et quand livrer. Attestation courte, contrat, site web, présentation ou lot de fichiers peuvent suivre des parcours différents, mais la responsabilité doit rester visible.

Quand le client envoie un nouveau fichier ou modifie les exigences, la tâche est mise à jour. Si le traducteur pose une question, la réponse est consignée dans les commentaires. Si le relecteur renvoie le résultat en correction, le motif reste dans l'historique et l'étape suivante est visible.

Fichiers, checklists et validation​

Une commande de traduction dépend presque toujours de fichiers : source, glossaire, anciennes versions, références et document final. Si ces fichiers sont dispersés entre e-mails et dossiers personnels, l'équipe risque de traduire le mauvais fichier ou d'envoyer la mauvaise version au client.

Fichiers lors de la création d'une tâche de traduction : sources, glossaires et supports de travail avec l'affectation

Les fichiers restent avec la commande : chef de projet, traducteur, relecteur et remplaçant voient le même dossier.

Checklist d'une tâche de traduction pendant la préparation d'une commande

La checklist aide à vérifier à l'avance la paire de langues, les exigences client, le fichier résultat, la relecture et le commentaire final.

Ce que le bureau obtient​

  • chaque commande indique responsable, échéance et points encore ouverts ;
  • sources, références et versions finales ne se perdent pas entre les canaux ;
  • questions du traducteur et décisions du client restent dans l'historique ;
  • relecture et contrôle final suivent une checklist ;
  • la direction voit retards, attente client et charge de l'équipe.

Checklist de mise en place​

  1. Séparez les types de commande : document, contrat, site web, présentation, lot de fichiers, traduction urgente.
  2. Définissez les champs obligatoires : client, paire de langues, échéance, format de sortie, responsable, relecteur.
  3. Créez des modèles de tâches pour traduction, relecture, mise en forme, contrôle et livraison.
  4. Décidez comment nommer sources, versions de travail et fichiers finaux.
  5. Configurez les vues de direction : urgent, attente client, en relecture, à livrer aujourd'hui, en retard.
  6. Vérifiez les accès : fichiers client, commentaires internes et versions ne doivent être visibles que par les bons intervenants.

Ce qu'il faut éviter​

  • N'acceptez pas les exigences client uniquement dans une messagerie privée.
  • Ne stockez pas les versions finales sans lien avec la commande et la tâche.
  • Ne clôturez pas la commande sans fichier résultat ou commentaire de livraison.
  • Ne promettez pas de mémoire de traduction automatique, de traduction automatique ni de certification juridique sauf si un processus séparé le gère.
  • Ne mélangez pas notes internes du relecteur et messages client sans contrôle d'accès.

Comment mesurer le résultat​

  • part des commandes livrées à temps ;
  • nombre de commandes en attente du client, du traducteur ou du relecteur ;
  • nombre de retours dus à une mauvaise version de fichier ou à des exigences incomplètes ;
  • temps nécessaire pour trouver la source actuelle, le glossaire ou le fichier final ;
  • charge des traducteurs et relecteurs par tâches actives.

Par où commencer​

Demander une démo​

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