Questions fréquentes
Des réponses courtes aux questions que se posent le plus souvent les utilisateurs, les managers et les administrateurs de LadVen OS. Chaque réponse renvoie vers une section détaillée.
Tâches et rôles
Que faire si je ne vois pas la tâche dont j'ai besoin?
Vérifiez les filtres, la vue sélectionnée, la section de travail et votre rôle dans la tâche. Une tâche peut être masquée si vous n'êtes ni le demandeur, ni le responsable, ni un coexécutant, ni un observateur.
Si la tâche est liée à un client, un projet ou un département, assurez-vous d'avoir les droits sur cette zone. Si la tâche reste introuvable, demandez à un collègue le lien vers sa carte ou contactez l'administrateur. Plus de détails dans la section Liste des tâches, filtres et vues.
En quoi le responsable diffère-t-il du coexécutant?
Le responsable répond du résultat de la tâche et de sa fermeture — il est unique. Les coexécutants aident dans le travail et voient la tâche, mais l'acceptation du résultat est demandée au responsable. L'observateur suit l'avancement sans participer au travail.
Si « tout le monde répond » du résultat, personne n'en répond : nommez un seul responsable et ajoutez les personnes qui aident comme coexécutants. Plus de détails dans la section Assigner les participants.
Quand faut-il une checklist et quand la description suffit-elle?
La description répond à la question « quel résultat est attendu ». La checklist est utile lorsque le résultat se compose de plusieurs étapes vérifiables : préparer un fichier, valider un texte, l'envoyer au client, recevoir une confirmation.
Si la checklist devient trop longue ou mélange plusieurs résultats, divisez le travail en tâches liées — le manager voit alors plus clairement la responsabilité et l'avancement. Plus de détails dans la section Ajouter une checklist.
Où joindre les fichiers?
Joignez les fichiers à la tâche ou à l'entité où le résultat est accepté. L'exécutant doit voir les documents à côté de la description et de la checklist, et le vérificateur doit comprendre quel fichier est final.
Ne transformez pas la tâche en archive générale du projet : gardez uniquement les documents qui aident à produire, vérifier ou accepter un résultat précis. Plus de détails dans la section Joindre des fichiers à une tâche.
Comment savoir qu'une tâche peut être fermée?
Fermez la tâche lorsque le résultat correspond à la description, que la checklist est terminée ou que les exceptions sont expliquées, que les fichiers finaux sont accessibles et que le demandeur comprend ce qui a été accepté.
Si le résultat est contesté, ne fermez pas la tâche en silence : écrivez un commentaire, clarifiez les critères d'acceptation ou renvoyez la tâche en correction. Plus de détails dans la section Vérifier et fermer une tâche.
Comment renvoyer correctement une tâche en correction?
Le renvoi en correction n'est pas un reproche, mais une clarification du résultat. Écrivez dans un commentaire ce qui n'est pas accepté et quel résultat manque, avec un lien vers la description ou la checklist.
Mauvaise formulation : « refais-le ». Bonne formulation : « le fichier ne contient pas la section avec le calcul, ajoute-la et renvoie à la vérification ». Plus de détails dans les sections Commentaires dans une tâche et Vérifier et fermer une tâche.
CRM et ventes
En quoi une opportunité diffère-t-elle d'un client?
Le client (entreprise ou contact) est le « qui » : une fiche avec les coordonnées, l'historique et les liens. L'opportunité est « ce qui se passe maintenant » : une vente ou une demande concrète qui avance par les étapes du pipeline.
Un même client peut avoir plusieurs opportunités — actives et terminées. Plus de détails dans les sections Clients, entreprises et contacts et Opportunites et demandes.
Qu'est-ce qu'un pipeline et des étapes?
Le pipeline décrit le chemin du travail avec un client, de l'intérêt entrant au résultat, et les étapes sont les pas de ce chemin. Une opportunité se trouve toujours à une étape, et le mouvement des opportunités montre au manager l'état des ventes.
Ne changez d'étape qu'avec un fait réel à l'appui : l'appel a eu lieu, le document est envoyé, le paiement est reçu. Plus de détails dans la section Pipelines et etapes.
Comment les demandes du site arrivent-elles dans le CRM?
Par le module de formulaires : le formulaire est placé sur le site, et les envois créent des demandes dans le CRM avec une source et un responsable. La demande passe ensuite par le tri : acceptée, spam ou à clarifier.
Plus de détails dans les sections Formulaires et Formulaires et flux entrant.
Qui reçoit les notifications sur une opportunité?
L'opportunité est suivie par son responsable et par les collaborateurs qui y sont abonnés — l'équivalent de l'observateur dans les tâches. Si le travail avance dans des tâches liées, les participants de ces tâches reçoivent leurs notifications séparément.
Plus de détails dans les sections Opportunites et demandes et Notifications.
Comment appeler un client depuis le CRM?
Lorsque la téléphonie est connectée, l'opérateur appelle le client directement depuis son opportunité — avec le bouton d'appel sur la fiche. La conversation est liée à l'opportunité et l'enregistrement est disponible dans son chat. Plus de détails dans la section Appels de l'operateur depuis le CRM.
Automatisation
Par où commencer l'automatisation?
Par un processus répétitif qui fonctionne déjà à la main : rapport régulier, demande type, vérification standard avant fermeture. Activez une règle ou une tâche récurrente sur un périmètre limité, testez sur un objet de test et n'élargissez qu'ensuite.
On ne peut pas automatiser le chaos — le processus doit d'abord fonctionner de façon stable à la main. Plus de détails dans la section Automatisation et parametres du portail.
Règle, tâche récurrente ou processus métier — que choisir?
La règle réagit à un événement : le statut a changé — exécute une action. La tâche récurrente crée du travail selon un planning : chaque mois — un rapport. Le processus métier conduit une chaîne à plusieurs étapes avec des branchements et des participants : validation, recrutement, expédition.
Commencez par l'outil le plus simple qui résout votre problème. Plus de détails dans les sections Règles de tâches, Tâches récurrentes et Workflows.
Que faire si l'automatisation n'a pas fonctionné comme prévu?
Retrouvez l'exécution dans l'historique : on y voit quelle règle s'est déclenchée, sur quel objet et avec quel résultat. Corrigez la condition ou l'action, testez sur un objet de test et ne réactivez qu'ensuite.
Désactivez les règles obsolètes au lieu de les laisser « au cas où » — une règle cachée continue d'influencer le processus. Plus de détails dans la section Historique des exécutions et analyse des problèmes.
Comment enregistrer automatiquement les emails dans le CRM?
Grâce aux règles de traitement des emails entrants : selon une condition (expéditeur, domaine, sujet, pièces jointes), l'email crée automatiquement une demande dans le CRM, attribue un responsable et peut envoyer une réponse automatique. Plus de détails dans la section Règles de traitement des emails entrants.
Documents et fichiers
Comment ne pas perdre la version finale d'un document?
Tenez le document dans sa fiche : elle conserve les versions, les liens avec les tâches et le client, le statut de validation. Avant l'envoi, la signature ou la publication, vérifiez que la version actuelle est ouverte.
Gardez les fichiers finaux à côté de l'entité où la décision a été prise — tâche, opportunité ou fiche document. Plus de détails dans la section Documents.
Comment partager un fichier en toute sécurité avec une personne externe?
Utilisez un lien public avec une durée limitée et, si nécessaire, un mot de passe — et révoquez-le quand l'accès n'est plus nécessaire. N'envoyez pas les fichiers de travail par des canaux personnels : vous perdez le contrôle de la version et de l'accès.
Pour un travail régulier avec un client sur des documents, utilisez l'extranet. Plus de détails dans la section Disk et fichiers.
Accès, rôles et structure
Qui voit ma tâche ou mon opportunité?
Les participants de l'objet (dans une tâche : le demandeur, le responsable, les coexécutants, les observateurs) et les collaborateurs qui ont des droits sur la zone : département, pipeline, groupe de travail. Le manager voit généralement le travail de son département.
Si vous doutez que l'objet soit visible par des personnes de trop, vérifiez les droits de la zone auprès de l'administrateur. Plus de détails dans les sections Assigner les participants et Entreprise et equipes.
Qu'est-ce que l'extranet et en quoi diffère-t-il de l'accès habituel?
L'extranet est un portail restreint pour les participants externes : le client voit uniquement ses demandes, ses documents et ses discussions, mais pas le travail interne de l'entreprise. L'accès d'un collaborateur couvre tout son périmètre de travail selon ses droits.
Avant d'accorder un accès externe, vérifiez la politique effective : ce que le client verra exactement. Plus de détails dans la section Extranet.
Comment activer l'authentification à deux facteurs?
Chaque collaborateur active lui-même la 2FA dans son profil : il connecte une application d'authentification, enregistre les codes de récupération et confirme ensuite la connexion avec un code à usage unique. L'administrateur peut rendre la 2FA obligatoire pour l'entreprise. Plus de détails dans la section Authentification a deux facteurs (2FA).
Qui configure les droits et les rôles?
L'accès est configuré par l'administrateur, par rôles (administrateur, manager, collaborateur) et par zones (entreprise, département, pipeline, projet). Les niveaux sont : lire, créer, modifier, gérer. Plus de détails dans la section Acces et roles.
Notifications et communications
Comment savoir qui a reçu une notification?
La notification est reçue par les participants responsables de l'action et par les utilisateurs abonnés à l'objet. Dans les tâches, il s'agit du demandeur, du responsable, des coexécutants et des observateurs.
Plus de détails dans la section Notifications.
Comment réduire le bruit des notifications?
Vérifiez les rôles : une cause fréquente de bruit consiste à ajouter des personnes comme observateurs « au cas où ». Utilisez l'observation là où un contrôle est vraiment nécessaire, sans transformer chaque tâche en canal partagé.
Menez les discussions dans l'objet auquel elles se rapportent — les notifications n'arrivent alors qu'aux personnes concernées par le travail. Plus de détails dans les sections Notifications et Chats et commentaires.
Où conserver les explications de travail?
Dans les commentaires à côté de la tâche, du document ou de la fiche CRM — pour que le contexte reste accessible aux participants suivants. Ne gardez pas les décisions importantes uniquement dans des messages privés : si une décision influence le délai, le résultat, la responsabilité ou le budget, fixez-la dans un commentaire de l'objet.
Plus de détails dans la section Commentaires dans une tâche.
Comment connecter Telegram ou WhatsApp au chat?
Les canaux externes sont connectés par l'administrateur dans la section des intégrations du chat : les messages provenant de Telegram, de WhatsApp ou d'un formulaire du site arrivent dans le chat du portail, où l'équipe répond et relie les demandes aux tâches et au CRM. Plus de détails dans la section Connexion de canaux externes au chat.
Mise en place et tests
Par où commencer la mise en place de LadVen OS?
Par un processus réel : créez les collaborateurs et les départements, ouvrez une première tâche avec un responsable et une échéance, parcourez le cycle « créer — exécuter — accepter ». Connectez ensuite le CRM, les documents et l'automatisation au rythme de l'équipe.
Le parcours des premiers pas se trouve dans la section Premiers pas, les parcours de gestion prêts à l'emploi — dans les scénarios pour l'entreprise.
Que montrer lors de la première démo?
Un processus réel : qui crée la tâche, qui en répond, quels fichiers sont nécessaires, quelles étapes vont dans la checklist, où les questions apparaissent et comment le manager vérifie le résultat.
Pour une première découverte, il n'est pas nécessaire de décrire toute l'entreprise — un scénario clair suffit. Plus de détails dans la section Tests de LadVen OS.
Comment signaler un problème ou proposer une amélioration?
Notez où le problème est apparu (section, action), ce que vous attendiez et ce qui s'est produit, puis transmettez-le par le canal de test. Plus les étapes de reproduction sont précises, plus la correction est rapide.
Plus de détails dans la section Tests de LadVen OS.