Tâches récurrentes
Une tâche récurrente, c'est un modèle de tâche combiné à une planification selon laquelle le portail crée lui-même une nouvelle tâche : chaque lundi, le premier jour du mois, une fois toutes les deux semaines. Cela supprime la création manuelle du travail répétitif — rapports, réunions de point, contrôles réglementaires — et garantit que la tâche ne se perd pas.
Les tâches récurrentes se configurent sur la page d'automatisation des tâches, à l'adresse /tasks/automation, onglet « Récurrentes ».
Quand les tâches récurrentes sont utiles
Il vaut la peine de créer une tâche récurrente là où le même travail se répète selon le calendrier :
- un rapport hebdomadaire par domaine d'activité ;
- une analyse mensuelle des indicateurs ;
- un contrôle régulier d'équipements ou de documents ;
- une réunion de point répétitive avec préparation de l'ordre du jour.
Si le travail naît d'un événement plutôt que d'une date du calendrier (par exemple, « quand l'affaire passe à une étape »), il ne s'agit pas d'une tâche récurrente mais d'une règle de tâche ou d'un robot CRM.
Où configurer
Ouvrez /tasks/automation et passez à l'onglet « Récurrentes ». La liste affiche toutes les tâches récurrentes configurées : nom, planification, prochaine exécution, propriétaire et état. La création et la modification nécessitent les droits sur l'automatisation des tâches ; sans eux, les tâches récurrentes sont accessibles en lecture seule.
De quoi se compose une tâche récurrente
Une tâche récurrente est constituée de deux parties :
- Le modèle de tâche — ce qui sera précisément créé : nom, description, responsable, projet, liste de contrôle, priorité.
- La planification — quand et à quelle fréquence créer la tâche.
Préparez d'abord un modèle de qualité : une tâche que le portail crée lui-même doit être immédiatement compréhensible pour l'exécutant, sans ajustement manuel après sa création.
Planification
La planification se définit à l'aide de plusieurs champs :
- fréquence — quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle ;
- intervalle — tous les N jours/semaines/mois (par exemple, une fois toutes les deux semaines) ;
- jours de la semaine — pour une planification hebdomadaire, on peut choisir des jours précis ;
- date de début — à partir de quand la planification entre en vigueur ;
- nombre de répétitions — limite facultative indiquant combien de fois créer la tâche.
Le portail affiche un résumé clair de la planification sous forme de texte, afin de pouvoir vérifier le paramétrage avant l'activation.
Fuseau horaire
La planification possède un fuseau horaire — il détermine à quel moment, en heure locale, la tâche est créée. C'est important pour les équipes réparties : vérifiez que le fuseau correspond à la personne qui travaille réellement sur cette tâche, sinon la tâche apparaîtra à un mauvais moment de la journée.
Exécution manuelle
Une tâche récurrente peut être lancée manuellement, sans attendre la planification — c'est pratique pour tester le modèle ou pour une création ponctuelle hors plan. L'exécution manuelle crée une tâche selon le même modèle et apparaît dans l'historique des exécutions.
Activation et propriété
Une tâche récurrente ne commence à créer des tâches qu'après son activation. Chaque tâche récurrente doit avoir un propriétaire — celui qui veille à la pertinence du modèle et de la planification. La liste montre qui a modifié le paramétrage et quand.
Une tâche récurrente désactivée est conservée mais ne crée pas de nouvelles tâches — c'est une façon normale de suspendre temporairement la procédure sans perdre le modèle.
Protection contre les doublons
Le portail est protégé contre la création accidentelle de doublons : une nouvelle exécution avec les mêmes paramètres ne multiplie pas les tâches identiques. Néanmoins, ne configurez pas deux tâches récurrentes pour un seul et même processus — cela crée de la confusion et des doublons parallèles selon différents modèles.
États et limites
- la tâche récurrente est désactivée — aucune nouvelle tâche n'est créée ;
- la planification n'est pas encore arrivée à échéance — la prochaine exécution est affichée dans la liste ;
- un nombre de répétitions est défini et il est épuisé — plus aucune tâche n'est créée ;
- pas de droits de gestion — la tâche récurrente est accessible en lecture seule ;
- l'exécution apparaît dans l'historique ; les exécutions échouées et manquées y sont également visibles.
Bonnes pratiques
- Mettez d'abord le modèle au point, puis activez la planification.
- Vérifiez le résumé textuel de la planification avant l'activation.
- Indiquez le bon fuseau horaire pour l'exécutant.
- Lancez une exécution manuelle pour vous assurer que la tâche se crée comme prévu.
- Désignez un propriétaire et réexaminez régulièrement la pertinence de la procédure.
- Ne dupliquez pas un même processus à l'aide de plusieurs tâches récurrentes.
Erreurs fréquentes
Activer la planification avec un modèle incomplet. L'exécutant reçoit une tâche incompréhensible et la complète manuellement à chaque fois.
Ignorer le fuseau horaire. La tâche apparaît la nuit ou un jour de congé chez la mauvaise personne.
Créer des doublons pour une même procédure. Plusieurs tâches récurrentes semblables génèrent du travail parallèle et de la confusion.
Oublier de désactiver une procédure obsolète. Le portail continue de créer des tâches dont plus personne n'a besoin.
Comment vérifier le résultat
- la liste affiche la prochaine exécution et un résumé correct de la planification ;
- l'exécution manuelle a créé une tâche selon le modèle attendu ;
- la tâche créée est immédiatement compréhensible pour l'exécutant sans retouche ;
- l'historique des exécutions montre que les tâches sont créées aux dates voulues.