Instances de processus
Une instance de processus est un lancement concret d'un modèle pour une seule affaire, tâche ou autre objet. Si le processus métier décrit le règlement, l'instance en est le déroulement ici et maintenant : où le processus se trouve actuellement, quelles étapes sont déjà exécutées, ce qu'il attend et comment il s'est terminé. Les instances constituent le poste de travail du contrôle : grâce à elles, le responsable voit que l'automatisation fonctionne réellement et ne reste pas bloquée à mi-chemin.
Les processus lancés sont accessibles dans la section /automation/workflows.
Qu'est-ce qu'une instance
Lorsqu'un processus publié est lancé — manuellement ou depuis une automatisation —, une instance est créée et rattachée à un objet concret. Elle parcourt le graphe du modèle : les étapes automatiques s'exécutent d'elles-mêmes, les tâches manuelles sont confiées aux personnes, les nœuds d'attente maintiennent une pause jusqu'à une heure ou un événement. Chaque instance a son propre historique et sa propre étape courante.
Un même modèle peut avoir de nombreuses instances simultanément — une par objet pour lequel le processus s'est lancé.
Où regarder
Dans la section /automation/workflows, les instances sont regroupées dans l'onglet des processus lancés. De là, on peut ouvrir la fiche d'une instance concrète à l'adresse /automation/workflows/instances/:id. La liste affiche l'état, l'objet associé et l'heure de lancement ; la fiche dévoile l'historique détaillé.
Statuts de l'instance
L'instance passe par les états suivants :
- en cours — le processus s'exécute ;
- en attente — il est posé sur une tâche manuelle ou un nœud d'attente (c'est une pause normale, pas une erreur) ;
- terminé — il est arrivé jusqu'au bout ;
- en échec — une étape ne s'est pas exécutée et le processus ne peut pas continuer ;
- interrompu — arrêté manuellement avec un motif.
Le statut est la première chose que l'on regarde lors du contrôle : il distingue une pause normale d'un processus bloqué ou cassé.
Fiche de l'instance : historique des étapes
Dans la fiche de l'instance figurent l'objet associé, l'heure de début et de fin, l'étape courante et l'historique des étapes sur une chronologie. L'historique permet de lire tout le parcours : quels nœuds ont été franchis, ce qui a été exécuté automatiquement, où le processus a attendu une personne et combien de temps cela a pris.
Utilisez l'historique pour répondre aux questions : le processus a-t-il réellement démarré, à quelle étape se trouve-t-il maintenant, qui doit effectuer l'action manuelle et pourquoi s'est-il terminé ou arrêté.
Étapes dues à exécuter
Une partie des étapes des processus s'exécute selon un calendrier ou à l'arrivée d'une échéance. Le lancement de ces étapes différées (« étapes dues à exécuter ») les rassemble et les traite en un seul passage, puis affiche un récapitulatif : combien d'étapes ont été traitées, combien réussies et combien en échec.
Lisez le récapitulatif comme le bilan de la passe : un nombre d'erreurs non nul signifie qu'une partie des étapes différées ne s'est pas exécutée — il faut les analyser dans les instances correspondantes.
Interruption de l'instance avec motif
Une instance bloquée ou lancée par erreur peut être interrompue. Lors de l'arrêt, indiquez un motif clair : il aide plus tard à distinguer une décision de gestion correcte d'une erreur de configuration. N'utilisez pas l'interruption pour masquer un modèle incorrect — il vaut mieux corriger le modèle et laisser une trace dans l'historique.
L'interruption concerne une instance précise et ne modifie pas le modèle : les nouveaux lancements suivront le graphe précédent tant que vous n'aurez pas réédité et republié le processus.
États et limitations
- une instance au statut « en attente » est une pause sur une tâche ou un événement, et non une panne ;
- une instance au statut « en échec » signifie qu'une étape ne s'est pas exécutée et que le processus s'est arrêté ;
- une instance interrompue ne reprend pas — au besoin, on en lance une nouvelle ;
- le récapitulatif des « étapes dues à exécuter » comporte des erreurs — une partie des étapes différées n'est pas passée ;
- sans droits de lancement ou d'interruption, les actions correspondantes sont indisponibles.
Bonnes pratiques
- Consultez régulièrement les instances lancées et leurs statuts.
- Distinguez « en attente » (normal) de « en échec »/blocage (à analyser).
- Indiquez un motif clair lors de l'interruption.
- Analysez les erreurs du récapitulatif des « étapes dues à exécuter » dans les instances concernées.
- Corrigez les erreurs récurrentes sur une même étape dans le modèle, et non par des contournements manuels.
Erreurs fréquentes
Confondre « en attente » avec une panne. Un processus sur une tâche manuelle semble « bloqué » alors qu'il attend simplement une personne.
Interrompre sans motif. Ensuite, il devient impossible de savoir s'il s'agissait d'une décision ou d'une erreur.
Ignorer les erreurs du récapitulatif de la passe. Les étapes différées échouent silencieusement, et le règlement se rompt.
Traiter le symptôme par des actions manuelles. Si les instances échouent sur une même étape, le problème vient du modèle.
Comment vérifier le résultat
- le statut de l'instance correspond à l'attendu (en cours, en attente, terminé) ;
- l'historique des étapes montre le parcours franchi sans arrêts inattendus ;
- le récapitulatif des « étapes dues à exécuter » s'est achevé sans erreurs, ou les erreurs ont été analysées ;
- les instances interrompues ont un motif clair ;
- les défaillances récurrentes sont corrigées dans le modèle.