Workflows
Les workflows gardent le travail recurrent dans un ordre clair : qui lance le processus, quelles etapes sont automatiques, ou une personne doit agir et comment un responsable suit l'avancement. Ils sont utiles pour les ventes, les passages client, les demandes, les regles internes et les chaines de taches.
Un workflow ne remplace pas une tache, une fiche CRM ou un document. Il les relie dans une sequence controlee avec modele, execution, taches en cours, historique et resultat.
Ou les Trouver
Le point d'entree principal est Automatisation → Workflows (/automation/workflows). Un workflow peut concerner le CRM ou les taches.
Selon les droits, la page affiche les modeles, filtres par module et declencheur, edition de modele, taches assignees a des personnes, instances, historique et traitement des etapes planifiees.
Si une action n'est pas disponible, verifiez les droits workflow et le perimetre du processus.
Quand les Utiliser
Utilisez un workflow quand plusieurs etapes doivent rester standardisees : traiter une nouvelle demande ou opportunite, passer le travail entre equipes, creer une tache depuis un evenement, attendre un statut ou une echeance, affecter une etape manuelle ou voir ou le processus s'est arrete.
Pour une simple checklist dans une tache, un modele de tache suffit souvent. Pour des regles dans une etape CRM, l'automatisation CRM peut suffire. Le workflow est utile quand toute la chaine doit etre visible.
Modeles
Un modele definit quand le processus demarre et ce qu'il fait. Avant activation, verifiez le nom, l'objectif, le module, le perimetre, le declencheur, les responsables manuels, les actions automatiques, la regle de fin et le proprietaire du processus.
N'activez pas un modele si personne n'est responsable des erreurs, retards ou exceptions.
Taches de Workflow
Une tache de workflow est une etape manuelle confiee a une personne. Traitez-la comme un vrai travail : description, echeance, objet lie et resultat attendu.
Terminez l'etape seulement quand le travail est fait. Si elle ne peut pas etre faite, annulez-la ou retournez-la au responsable du processus avec le contexte.
Instances et Suivi
Une instance est une execution concrete d'un modele pour une opportunite, une tache ou un autre objet. Elle aide a voir si le processus a demarre, quelle etape est active, qui doit agir, pourquoi il s'est termine ou a ete stoppe, et si le modele cree du travail inutile.
Stoppez une instance seulement avec une raison claire.
Bonnes Pratiques
- Un workflow doit viser un objectif metier clair.
- Les etapes manuelles doivent nommer le resultat attendu.
- Testez les nouveaux workflows dans un scenario sur.
- N'automatisez pas une decision de gestion qui demande une personne.
- Revoyez regulierement les taches workflow et les instances stoppees.