Règles de tâches
Une règle de tâche est une étape automatique « quand un événement s'est produit et que les conditions sont remplies — exécute une action ». Les règles éliminent la routine manuelle : il n'est plus nécessaire de changer le statut à la main, d'assigner un responsable, de fixer une échéance ou d'écrire un commentaire répétitif — le portail le fait lui-même selon le processus que vous avez décrit.
Les règles se configurent sur la page d'automatisation des tâches à l'adresse /tasks/automation, onglet « Règles ». C'est le poste de travail de l'administrateur du processus dans les tâches.
Quand les règles de tâches sont-elles utiles
Il convient de créer une règle là où la même étape manuelle se répète sur les tâches. Cas typiques :
- à la création d'une tâche d'un certain type, assigner immédiatement un responsable ;
- au passage d'une tâche au statut « En vérification », fixer une échéance et notifier le responsable ;
- à l'ajout d'un commentaire du client, changer la priorité ;
- au changement d'échéance, créer automatiquement une sous-tâche de rappel.
Si l'étape est rare ou différente à chaque fois, une règle n'est pas nécessaire : il est plus simple de le faire à la main.
Où configurer
Ouvrez /tasks/automation. La page d'automatisation des tâches est répartie en onglets :
- Règles — événement → conditions → action ;
- Contrôles — contrôles bloquants avant une opération (voir Contrôles de protection) ;
- Récurrentes — tâches planifiées (voir Tâches récurrentes) ;
- Historique — ce qui s'est déclenché et quand.
Cette page concerne l'onglet « Règles ». La gestion nécessite des droits sur l'automatisation des tâches ; sans eux, les règles sont visibles en lecture seule.
De quoi se compose une règle
Chaque règle se construit à partir de trois parties :
- Déclencheur — l'événement qui déclenche la règle.
- Conditions — vérifications supplémentaires sous lesquelles la règle se déclenche (facultatives).
- Action — ce que le portail va faire. Dans une règle de tâche, l'action est unique.
Décrivez d'abord le processus avec des mots : « quand… et si… — alors… », et seulement ensuite transposez-le dans le formulaire de la règle.
Déclencheurs
Le déclencheur se choisit parmi un ensemble d'événements liés à la tâche :
- tâche créée ;
- tâche modifiée ;
- statut changé ;
- échéance changée ;
- commentaire ajouté ;
- temps comptabilisé.
Pour les événements de changement de champ (statut, échéance), on peut préciser de quelle valeur vers quelle valeur la transition a eu lieu — cela transforme un déclencheur général en déclencheur ciblé.
Conditions
Les conditions restreignent le déclenchement afin que la règle ne s'applique pas à toutes les tâches sans distinction. Une condition vérifie un champ de la tâche : par exemple, uniquement un projet, une priorité, un type déterminé ou une transition précise « de » → « vers ». Plusieurs conditions se combinent ensemble, de sorte que la règle ne se déclenche que sur le segment de tâches souhaité.
Plus les conditions sont précises, moins il y a de faux déclenchements et plus l'historique des exécutions est compréhensible.
Action
Une règle de tâche exécute une seule action. Les actions disponibles comprennent :
- changer le statut ;
- assigner un responsable ;
- fixer ou décaler l'échéance ;
- ajouter un commentaire ;
- notifier les participants ;
- créer une sous-tâche ;
- créer une affaire liée dans le CRM.
Si un même événement nécessite plusieurs actions à la suite ou un branchement, ce n'est plus une règle de tâche, mais un robot CRM ou un processus métier.
Aperçu avant activation
Avant d'activer une règle, faites-la passer par l'aperçu (simulation) : le portail montrera à quelles tâches la règle s'appliquerait et ce qu'elle ferait, sans modifier les données. L'aperçu est accessible avec le droit correspondant.
L'aperçu est le principal moyen de ne pas casser le travail : il révèle les conditions trop larges et les déclenchements inattendus avant que la règle ne touche de vraies tâches.
Activation et propriété
Une règle ne commence à fonctionner qu'après son activation. Chaque règle doit avoir un propriétaire identifiable — celui qui répond du processus et à qui l'on s'adresse en cas de questions. L'historique des modifications de la règle est visible dans la liste : qui a modifié et quand.
N'activez pas une règle « à l'essai » sur des tâches réelles sans aperçu et sans propriétaire — une règle oubliée avec des conditions larges génère du bruit et des erreurs.
États et limites
- règle désactivée — ne se déclenche pas ;
- l'aperçu n'a trouvé aucune tâche adaptée — les conditions sont trop étroites ou incorrectes ;
- la règle s'est déclenchée partiellement — une partie des tâches n'a pas satisfait les conditions ou les droits ;
- pas de droits de gestion — la règle est accessible en lecture seule ;
- exécution bloquée par un contrôle de protection — l'action ne s'est pas exécutée, consultez les contrôles.
Bonnes pratiques
- Décrivez le processus avec des mots avant la configuration : « quand… et si… — alors… ».
- Rendez les conditions aussi précises que possible, plutôt que « sur toutes les tâches ».
- Faites toujours passer l'aperçu avant l'activation.
- Attribuez un propriétaire à chaque règle.
- Vérifiez régulièrement l'onglet « Historique » : ce qui s'est déclenché et ce qui a été bloqué.
- Un événement — une action claire ; construisez la logique complexe avec un processus.
Erreurs fréquentes
Activer une règle sans aperçu. Des conditions larges modifient en masse les mauvaises tâches, et le retour en arrière coûte cher.
Faire un déclencheur sans conditions. Une règle « sur tout changement de statut » se déclenche trop souvent et encombre l'historique.
Cacher plusieurs actions dans une seule règle. Quand une chaîne ou un branchement est nécessaire, utilisez un robot ou un processus, plutôt qu'un amoncellement de règles.
Laisser une règle sans propriétaire. Quand l'automatisation se comporte mal, on ne sait pas vers qui se tourner.
Comment vérifier le résultat
- dans l'onglet « Historique », on voit le déclenchement de la règle sur la tâche concernée ;
- la tâche a reçu le statut, le responsable, l'échéance ou le commentaire attendus ;
- la règle n'a pas touché les tâches hors conditions ;
- les exécutions bloquées sont explicables (un contrôle de protection s'est déclenché ou il manque des droits).