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Centre d'automatisation

Le centre d'automatisation est l'écran unique qui rassemble toute l'automatisation du portail au même endroit : règles des tâches, robots CRM, modèles récurrents, contrôles de protection et processus métier. Sans lui, l'automatisation se disperse entre les modules, et le responsable ne sait plus ce qui est activé, qui en répond et quand cela s'est déclenché pour la dernière fois.

Le centre s'ouvre à l'adresse /automation. C'est le poste de travail de l'administrateur de processus et du responsable de direction.

À quoi sert le centre​

L'automatisation dans LadVen OS vit dans plusieurs moteurs : règles des tâches, robots CRM et processus métier, plus les contrôles de protection communs. Le centre d'automatisation les réunit dans une seule liste pour pouvoir gérer le portefeuille d'automatisation, plutôt que de chercher chaque règle dans son propre module.

Utilisez le centre comme point de contrôle : il est pratique d'y commencer — voir ce qui est activé, qui en est le responsable et ce qui ne s'est plus déclenché depuis longtemps, puis de passer à l'éditeur voulu.

Ce que montre le centre​

Le centre rassemble dans un tableau unique tous les types d'automatisation avec des colonnes communes :

  • nom de l'automatisation ;
  • module — pour les tâches, le CRM ou commun ;
  • type — règle de tâche, tâche récurrente, robot CRM, contrôle de protection, processus métier ;
  • périmètre — entreprise, pipeline, étape, projet ;
  • état — activé, désactivé, lecture seule ;
  • qui a modifié et quand ;
  • dernier déclenchement ;
  • accès à l'éditeur voulu.

En haut s'affiche un bref aperçu : combien d'automatisations au total, combien d'actives, combien de processus et combien vous sont accessibles en lecture seule.

Filtres et recherche​

Pour ne pas se noyer dans la liste générale, utilisez les filtres :

  • recherche par nom ;
  • filtre par module (tâches, CRM, commun) ;
  • filtre par type d'automatisation ;
  • filtre par état (activé, désactivé).

Il est ainsi facile de composer un aperçu de travail : « tous les robots CRM actifs », « règles de tâches désactivées », « processus sans déclenchements récents ».

Création d'automatisation​

Depuis le centre, vous pouvez créer une automatisation de n'importe quel type via le menu unique « Créer » : règle de tâche, robot CRM, contrôle de protection ou processus métier. Chaque entrée mène à son propre éditeur et est accessible selon les droits — si votre rôle n'a aucun droit de création sur aucun type, le bouton sera indisponible.

Il convient de créer l'automatisation à partir d'un processus décrit, et non à partir du bouton : comprenez d'abord quelle étape répétable doit être standardisée, et seulement ensuite choisissez l'outil.

Lecture seule et responsabilité​

Une partie des automatisations est visible mais non modifiable — marquée « lecture seule » si vous n'avez pas les droits de gestion dans son périmètre. C'est normal : l'automatisation est configurée par celui qui a les droits sur le module, le pipeline ou le projet correspondant.

Chaque règle, processus et contrôle important doit avoir un responsable. La colonne « qui a modifié » aide à savoir à qui s'adresser, plutôt que de modifier à l'aveugle l'automatisation d'autrui.

États que l'on peut rencontrer​

  • la liste se charge ;
  • une partie des sources est inaccessible selon les droits, donc la liste n'affiche pas tout (liste partielle) ;
  • aucun résultat pour le filtre sélectionné ;
  • la ligne est marquée « gestion » ou « lecture seule » ;
  • le bouton de création est indisponible si le rôle n'a de droits sur aucun type.

Bonnes pratiques​

  • Commencez le contrôle de l'automatisation par le centre, et non par les modules séparés.
  • Vérifiez régulièrement ce qui est activé, qui en est le responsable et ce qui ne s'est plus déclenché depuis longtemps.
  • Désactivez les règles inutilisées et redondantes.
  • Créez l'automatisation à partir d'un processus décrit, et non pour le plaisir du bouton.
  • Respectez la « lecture seule » : demandez l'accès au lieu de contourner la restriction.

Erreurs fréquentes​

Configurer l'automatisation module par module et perdre la vue d'ensemble. Sans le centre, les doublons et les règles oubliées s'accumulent sans qu'on le remarque.

Laisser des règles sans responsable. Quand une automatisation se comporte mal, on ne sait pas à qui s'adresser.

Considérer une liste partielle comme complète. Si une partie des sources est masquée selon les droits, le centre n'affiche pas tout — cela ne veut pas dire qu'il n'y a pas d'autres automatisations.

Multiplier les règles du même type. Plus il y a de règles similaires, plus il est difficile de comprendre laquelle s'est déclenchée.

Comment vérifier le résultat​

  • le centre affiche toutes les automatisations qui vous sont accessibles, avec leur état et leur responsable ;
  • le filtre compose l'aperçu voulu (actives, par module, par type) ;
  • les règles inutilisées sont désactivées, les importantes ont un responsable ;
  • l'accès depuis une ligne ouvre le bon éditeur.

Pages de la section​

L'automatisation est documentée surface par surface — ouvrez celle dont vous avez besoin depuis le centre :

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