Tâches manuelles du processus
Une tâche manuelle est une étape d'un processus métier qui ne peut pas être exécutée automatiquement et que le processus confie à une personne précise. Tant que la tâche n'est pas terminée, le processus attend à cette étape. Les tâches manuelles sont donc l'endroit où l'automatisation « s'arrête sur l'humain », et elles doivent être traitées avec la même rigueur que les tâches de travail ordinaires.
La file d'attente des tâches manuelles est accessible à l'adresse /automation/workflows/tasks.
Qu'est-ce qu'une tâche manuelle
Lorsque le processus atteint un nœud de tâche, il crée une tâche manuelle et l'adresse à un responsable. La tâche décrit ce qu'il faut faire, à quel objet et à quelle instance de processus elle se rapporte, et pour quelle échéance elle est attendue. Le processus n'avance pas tant que le responsable n'a pas clôturé cette étape — en la terminant ou en l'annulant.
Où les traiter
La section /automation/workflows/tasks regroupe la file d'attente des tâches. Il est pratique de la trier par échéance et de la filtrer par responsable ou par recherche, afin de voir ses propres étapes ou celles de l'équipe. Il est utile pour un responsable de parcourir régulièrement la file d'attente : les tâches bloquées montrent où les processus sont en attente d'une personne.
Ce qui est visible dans la tâche
La tâche affiche :
- le nom et la description — ce qu'il faut faire ;
- le responsable — à qui l'étape est adressée ;
- l'échéance — pour quel moment le résultat est attendu ;
- l'objet lié — une tâche, une affaire ou un autre objet de travail ;
- l'instance de processus — l'accès au lancement dans le cadre duquel l'étape a été créée ;
- l'état — en attente, terminée ou annulée.
Avant de l'exécuter, regardez non seulement le nom, mais aussi l'objet lié et l'instance : on voit ainsi de quel processus l'étape fait partie et pourquoi elle est nécessaire.
Terminer la tâche
Ne terminez la tâche qu'après l'exécution effective du travail. Une fois marquée « terminée », le processus se poursuit à l'étape suivante. Ne clôturez pas l'étape de manière formelle « pour qu'elle ne reste pas en suspens » — cela fait avancer le processus sur de fausses données et casse le règlement plus bas dans le graphe.
Annuler la tâche
Si l'étape ne peut pas ou ne doit pas être exécutée, on l'annule. L'annulation clôture la tâche sans l'exécuter ; le processus traite cela selon sa propre logique. Indiquez pourquoi l'étape a été annulée (dans un commentaire sur l'objet lié ou auprès du propriétaire du processus) — sinon, on ne saura plus ensuite si c'était une décision ou une erreur. L'annulation répétée d'une même tâche est le signe que le déclencheur ou le destinataire est incorrect dans le modèle.
File d'attente et contrôle
La file d'attente des tâches est un outil de contrôle opérationnel. Lors de l'analyse, regardez :
- qui est le responsable et s'il n'est pas surchargé ;
- si les tâches ne sont pas en retard ;
- si une tâche n'est pas bloquée, alors que tout le processus en dépend ;
- si une même tâche ne se répète pas à cause d'un modèle erroné.
Une tâche manuelle bloquée est une cause fréquente d'une instance de processus « coincée » : le processus n'est pas cassé, il attend simplement une personne.
États et limitations
- une tâche à l'état « en attente » — le processus est arrêté à cette étape ;
- une tâche terminée — le processus a avancé ;
- une tâche annulée — l'étape est clôturée sans exécution ;
- une tâche en retard — l'échéance est passée, l'étape est toujours ouverte ;
- aucun droit de traitement — la tâche est disponible uniquement en consultation.
Bonnes pratiques
- Traitez les tâches du processus avec autant d'attention que les tâches de travail.
- Ne terminez l'étape qu'après une exécution réelle.
- En cas d'annulation, consignez le motif.
- Analysez régulièrement les tâches en retard et bloquées.
- Réparez les tâches répétées ou erronées dans le modèle de processus, et non manuellement.
Erreurs fréquentes
Clôturer une tâche de manière formelle. Le processus avance sur de fausses données, et l'erreur ressurgit plus tard.
Annuler sans explication. On ne peut ensuite plus distinguer une décision réfléchie d'une erreur.
Ne pas remarquer les tâches bloquées. Tout le processus est arrêté parce qu'une seule étape n'a pas été traitée.
Réparer le symptôme manuellement. Si une même tâche se répète, le problème est dans le modèle de processus.
Comment vérifier le résultat
- après « terminée », l'instance de processus est passée à l'étape suivante ;
- les tâches annulées ont un motif clair ;
- la file d'attente ne contient pas d'étapes en retard ou bloquées passées inaperçues ;
- les tâches répétées erronées ont été éliminées dans le modèle.