Portail client de l'extranet
Cette page decrit l'extranet vu par le client. Elle aide l'equipe a expliquer ce que recoit exactement le participant externe apres l'invitation: ou il voit les demandes, comment il ecrit dans le chat, ou il accepte les documents et quelles actions ne lui donnent pas acces au travail interne de l'entreprise.
Comment accorder l'acces et gerer les politiques est decrit sur la page Extranet pour les employes.
Ce que recoit le client
Le client se connecte par invitation et ne voit que son perimetre de travail:
- les demandes et leurs statuts;
- le chat de la demande et, si c'est autorise, le chat general avec l'equipe;
- les documents publies pour son entreprise ou son contact;
- les fichiers et commentaires lies aux demandes disponibles;
- les notifications sur les nouveaux messages, les changements de statut et les actions sur les documents.
L'extranet ne montre pas au client les taches internes, les entreprises des autres, les commentaires internes, les reglages de service et le travail des autres clients.
Premiere connexion
- Le client recoit l'invitation par le canal convenu.
- Il ouvre le lien, definit un mot de passe et entre dans le portail.
- Il verifie l'entreprise par defaut, son nom et les sections disponibles.
- S'il voit quelque chose en trop ou ne voit pas le necessaire, il le signale au manager — l'employe verifie le lien et la politique effective.
Ne demandez pas au client de transferer l'invitation a une autre personne. Chaque participant a besoin de son propre compte pour que l'historique des messages, des signatures et des actions reste verifiable.
Demandes et chat
La demande est l'objet de travail principal du client. On y voit le sujet, le statut, le responsable cote equipe, la correspondance, les fichiers et les prochaines actions.
Bonne pratique pour le client:
- ecrire sa question dans le chat de la demande concernee, pas dans le canal general;
- joindre les fichiers a la demande ou ils sont necessaires;
- repondre aux clarifications dans la meme correspondance pour que l'historique ne se disperse pas;
- regarder le statut avant de reposer une question — souvent la prochaine etape est deja indiquee.
Documents et fichiers
Le client ne voit que les documents publies pour lui. Avant publication, l'employe doit verifier que le document concerne la bonne entreprise, qu'il ne contient pas de notes internes et que l'action attendue est claire pour le client: prendre connaissance, valider, signer ou joindre un fichier.
Si un document exige une signature ou une validation, l'action doit etre disponible directement dans la carte du document. Ne remplacez pas cela par un envoi par e-mail: on perd alors le controle de version et l'historique de la decision.
Securite
L'acces du client est limite par la politique d'entreprise et de contact. Si un employe doit elargir l'acces, il modifie la politique et verifie le resultat effectif. Si la collaboration est terminee, le lien, les invitations et les canaux externes doivent etre revoques.
Questions frequentes du client
- Pourquoi je ne vois pas la demande? Elle concerne probablement une autre entreprise, un autre pipeline ou un autre contact. Demandez au manager de verifier le lien.
- Peut-on ajouter un collegue? Oui, mais via une invitation et un compte separes.
- Ou est le document final? Dans la section des documents ou dans la demande ou la decision a ete prise.
- Pourquoi le lien ne s'ouvre plus? L'invitation ou l'acces externe a pu expirer ou etre revoque.