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Portail client pour la validation de documents

Cette page traite d'une tâche concrète : valider des contrats et des documents avec un client externe sans envoyer les versions par e-mail, sans perdre les corrections et en sachant à quelle étape se trouve la validation. Voici comment cela s'organise dans LadVen OS grâce au portail client (extranet).

Quel problème cela résout​

Quand les documents sont validés par e-mail, le chaos des versions commence : « final_2_corrections.docx », des corrections dans des e-mails différents, des commentaires perdus et l'impossibilité de savoir à qui revient le tour. Le client n'a pas de vue d'ensemble, et l'entreprise perd du temps à rassembler des réponses éparpillées.

Ce scénario règle cela ainsi : le document est déposé dans un portail client sécurisé, le client voit la version à jour, laisse ses remarques au même endroit, et l'entreprise suit le statut de la validation et qui a dit quoi.

Comment cela fonctionne dans LadVen OS​

Le scénario s'assemble à partir de briques qui fonctionnent déjà ensemble :

  • Extranet — un portail externe où le client est invité par un lien sécurisé.
  • Documents et fichiers — les versions à jour sont accessibles au client sans envoi par e-mail.
  • Discussion — les remarques et les accords sont consignés à côté du document.
  • Lien avec le client et l'affaire — la validation est rattachée à la fiche client dans le CRM.
  • Accès sur invitation — le client ne voit que ce qui lui a été ouvert.
  • Suivi du statut — on voit à quelle étape se trouve la validation et à qui revient le tour.

Ce que le client voit dans le portail​

Le client se connecte au portail sur invitation et ne voit que les documents et les discussions qui le concernent — sans accès à la base interne de l'entreprise. Il n'a pas besoin d'un compte sur le portail principal : il travaille dans un espace externe restreint où se trouvent les fichiers nécessaires et les échanges qui s'y rapportent.

Validation et discussion​

Les remarques et les accords sur le document restent à côté de celui-ci, au lieu de se perdre dans les e-mails. L'entreprise voit qui a dit quoi et à quelle étape se trouve la validation. Quand le document est mis à jour, le client voit la version à jour — sans e-mails du type « voici la version finale ».

Important : le portail sert à l'accès partagé aux documents, à la discussion et à la validation. La signature électronique et l'échange de documents juridiquement valables via l'échange de documents électroniques sont des fonctionnalités distinctes ; ne les considérez pas comme faisant partie de ce scénario tant qu'elles ne sont pas activées et confirmées séparément.

Accès et sécurité​

L'accès au portail client est accordé sur invitation et limité par les autorisations : le client ne voit que les documents et les discussions qui lui ont été ouverts. Cela permet de travailler avec des personnes externes sans leur ouvrir la base interne de l'entreprise.

Ce que l'entreprise y gagne​

  • une seule version à jour du document au lieu du chaos dans les e-mails ;
  • les remarques et les accords rassemblés à côté du document ;
  • la visibilité sur l'étape de la validation et à qui revient le tour ;
  • le client travaille dans un portail restreint, sans accès à la base interne.

Par où commencer​

  • Extranet — portail externe pour les clients et les partenaires.
  • Documents — stockage et accès partagé aux documents.
  • Clients — fiches clients auxquelles la validation est rattachée.
  • Espace de travail du client — documents et discussions par client.

Demander une démo​

Vous voulez voir comment la validation de documents se déroule via un portail client, sur un environnement de démonstration prêt à l'emploi ? Demandez une démo — nous vous montrerons le scénario configuré et vous aiderons à y transposer votre travail avec les clients.