Espace de travail du client
L'espace de travail du client regroupe au meme endroit tout ce qui concerne un client : opportunites, taches, fichiers, documents et acces externe. Cela permet de mener et de controler le travail sur le client sans le rassembler manuellement depuis differents modules et chats prives. Pour le manager, c'est l'ecran principal qui repond a la question « que se passe-t-il avec ce client ? ».
L'espace de travail s'ouvre depuis la fiche client (/clients/:type/:id).
A quoi sert-il
Sans espace unique, l'information sur le client se disperse : l'opportunite dans le CRM, les taches dans les taches, le contrat dans les documents, les echanges dans les chats. Reconstituer une image complete devient difficile, et un nouveau participant perd du temps a rassembler le contexte.
L'espace de travail resout ce probleme : en ouvrant un client, vous voyez immediatement ses opportunites, ses taches, ses fichiers, ses documents et l'etat de l'acces externe, et vous pouvez aussi creer un nouveau travail directement ici — avec un lien vers le client qui se conserve automatiquement.
Onglets de l'espace de travail
L'espace du client est divise en onglets. Les onglets disposent de compteurs qui montrent immediatement le volume de travail sur le client.
- Opportunites — les demandes et opportunites de ce client. On voit a quelle etape se trouve le travail et ou il s'est arrete. Une nouvelle opportunite peut etre creee depuis le contexte du client.
- Taches — les taches liees au client, avec la possibilite de creer une tache directement ici. C'est pratique lorsqu'un travail concret est attendu sur le client : preparer une proposition, verifier un contrat, appeler.
- Fichiers — les materiaux attaches au client.
- Documents — contrats, factures, actes et autres documents lies au client, avec un compteur des documents prets et en attente.
- Acces externe (extranet) — les invitations et l'acces du client au portail client : pour les entreprises et les contacts, on gere d'ici les invitations, les liens et la politique d'acces.
Comment utiliser l'espace du client dans le travail
- Creez une tache ou une opportunite depuis l'espace de travail du client, et non separement : le lien avec le client s'etablit de lui-meme, et il ne faudra pas le rattacher manuellement plus tard.
- Utilisez les compteurs des onglets comme indicateur rapide : beaucoup de taches ou d'opportunites ouvertes sans avancement, c'est un motif pour faire le point.
- Conservez les documents du client dans son espace, et non dans des dossiers personnels : ainsi le contrat et la facture se retrouvent en quelques secondes, et non au fil des echanges.
- Avant de connecter un client a l'acces externe, verifiez que seul ce qui doit etre visible par le client sortira vers l'exterieur.
Espace de travail du projet client
Si le travail sur le client se divise en directions ou projets distincts, on utilise l'espace de travail du projet client (/client-projects/:id). Il est organise de la meme maniere — il regroupe taches, opportunites et materiaux, mais dans les limites d'un projet client precis. Cela aide a ne pas melanger differentes directions de travail avec un meme client.
Creez un projet client lorsque le client a une direction autonome avec ses propres taches et son resultat. Si le travail est ponctuel, un projet distinct n'est pas necessaire — une opportunite ou une tache dans l'espace general du client suffit.
Acces
Ce qui est visible dans l'espace de travail depend des droits. Une partie des donnees peut etre masquee, et certaines actions indisponibles, si vous n'avez pas les droits ou si vous n'etes pas membre du groupe de travail lie. C'est normal : demandez l'acces au proprietaire de l'espace plutot que de contourner la restriction en transmettant les donnees. Le modele d'acces est decrit plus en detail dans l'article sur les clients.
Ce que le manager doit verifier dans l'espace du client
L'espace de travail du client est un point de controle pratique pour un client precis. Lors de l'examen d'un client, verifiez :
- les opportunites : y a-t-il des opportunites ouvertes sans prochaine etape ou bloquees a une etape ;
- les taches : n'y a-t-il pas de taches en retard sur le client, et chacune a-t-elle un responsable ;
- les documents : les documents cles (contrat, facture, acte) sont-ils en place et la version finale est-elle fixee ;
- l'acces externe : qui, du cote du client, est connecte a l'acces externe, et cela reste-t-il pertinent aujourd'hui ;
- la concentration du travail : le travail est-il mene dans l'espace du client ou se disperse-t-il dans des chats et dossiers personnels.
Les compteurs des onglets donnent un apercu rapide : si le chiffre des opportunites ou des taches parait etonnamment eleve ou nul, ouvrez l'onglet et faites le point. Un examen regulier de l'espace du client aide a reperer un travail a l'arret et des engagements oublies avant que le client ne le rappelle.
Etats que vous pouvez rencontrer
- l'onglet se charge ou se met a jour ;
- l'onglet est vide — le client n'a encore ni opportunites, ni taches, ni fichiers, ni documents ;
- le compteur montre le volume de travail et les documents en attente ;
- une action est indisponible en raison des droits ou de l'absence de participation au groupe de travail ;
- une partie des donnees est masquee par les droits.
L'onglet d'acces externe (extranet) dans l'espace de travail affiche actuellement ses libelles uniquement en russe, quelle que soit la langue de l'interface. C'est une limitation connue du produit. Elle n'affecte pas le sens de cet article, mais les captures d'ecran localisees de l'onglet d'acces externe ne sont pas publiees avant correction.
Bonnes pratiques
- Menez tout le travail sur le client dans son espace, et non dans des modules disperses.
- Creez les taches et les opportunites depuis le contexte du client, pour que le lien se conserve automatiquement.
- Surveillez les compteurs des onglets comme indicateur de l'etat du client.
- Separez les directions par des projets client lorsque le travail l'exige.
- Avant l'acces externe, verifiez ce qui deviendra exactement visible par le client.
Erreurs frequentes
Mener le travail sur le client en dehors de son espace. L'image se disperse, et personne ne voit l'historique complet.
Creer une tache ou une opportunite separement et oublier le lien. Il faut ensuite reconstituer manuellement a quel client cela se rapporte.
Entasser toutes les directions du client en un seul tas. Sans projets client, des processus differents se genent mutuellement.
Ouvrir l'acces externe sans regarder. Le client peut voir ce qui ne lui est pas destine.
Comment verifier le resultat
- depuis le client s'ouvre un espace de travail avec les opportunites, taches, fichiers et documents lies ;
- les taches et opportunites creees depuis le contexte sont reellement liees au client ;
- les compteurs des onglets refletent le volume de travail reel ;
- l'acces externe n'ouvre au client que ce qui doit etre visible ;
- les donnees masquees par les droits sont comprises comme une restriction d'acces.