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Automatisation des tâches récurrentes

Cette page traite d'un enjeu de travail concret : faire en sorte que la routine récurrente (rapports, rappels, missions types, courriels déclenchés par un événement) soit créée et exécutée sans intervention manuelle, et que le responsable voie que l'automatisation a bien fonctionné. Voici comment cela se construit dans LadVen OS.

Quel problème cela résout​

La routine consomme du temps et finit par s'oublier : rapport hebdomadaire, bilan mensuel, rappel à un client, création d'une tâche type à chaque nouvelle affaire. Quand tout cela se fait à la main, quelque chose se perd toujours, et les collaborateurs passent des heures sur des actions répétitives au lieu de produire des résultats.

Le scénario y répond ainsi : les actions récurrentes sont décrites une seule fois, puis s'exécutent d'elles-mêmes — selon une planification ou un événement — tandis que l'historique des exécutions montre ce qui a fonctionné.

Comment cela fonctionne dans LadVen OS​

L'automatisation de LadVen OS est regroupée dans une seule section comptant plusieurs moteurs :

  • Tâches récurrentes — une tâche planifiée (chaque semaine, le premier du mois, une fois toutes les deux semaines).
  • Règles de tâche — « lorsqu'un événement se produit et qu'une condition est remplie, exécute une action ».
  • Robots CRM — une chaîne d'actions déclenchée par un événement d'affaire : assigner, créer une tâche, envoyer un courriel.
  • Contrôles de protection — empêcher l'exécution d'une opération tant qu'une condition n'est pas remplie.
  • Historique des exécutions — ce qui a fonctionné, ce qui a été ignoré et ce qui s'est terminé en erreur.

Tâches récurrentes planifiées​

Pour le travail récurrent, on crée une tâche récurrente : un modèle de tâche associé à une planification. Le portail crée lui-même la tâche au bon moment — rapport hebdomadaire, bilan mensuel, contrôle réglementaire. Au collaborateur de l'exécuter, sans avoir à penser à la créer.

Règles et robots déclenchés par événement​

Quand une action doit se déclencher non pas selon le calendrier mais selon un événement, les règles de tâche et les robots CRM entrent en jeu : à la création d'une affaire — assigner un responsable et créer la première tâche ; au passage à une étape — envoyer un courriel à partir d'un modèle. Avant son activation, il vaut mieux faire passer la règle par un aperçu, afin de ne rien affecter d'inattendu.

Contrôle et historique des exécutions​

L'automatisation n'est utile que lorsqu'on voit qu'elle fonctionne. L'historique des exécutions montre si la règle s'est déclenchée, si elle a été ignorée en raison d'une condition et où une erreur est survenue. Le responsable pilote l'automatisation comme un portefeuille : ce qui est activé, qui en est le propriétaire et ce qui ne s'est pas exécuté depuis longtemps.

Ce que l'équipe y gagne​

  • la routine est créée et exécutée sans intervention manuelle ;
  • rien ne se perd : la planification et les événements se déclenchent d'eux-mêmes ;
  • on voit que l'automatisation a réellement fonctionné ;
  • chaque règle a un propriétaire, et chaque exécution un historique.

Par où commencer​

Demander une démo​

Vous souhaitez voir comment la routine passe en mode automatique sur un banc de démonstration prêt à l'emploi ? Demandez une démo — nous vous montrerons des règles et des tâches récurrentes configurées et vous aiderons à y faire passer vos processus.