Administration du portail
L'administration du portail regroupe les reglages qui definissent comment toute l'entreprise travaille dans LadVen OS : regles des modules, acces, messagerie et connexion. Ce sont le proprietaire ou l'administrateur qui les modifient ; cela necessite des droits d'administration.
Cette page est un apercu de ce que l'on peut configurer. Le modele d'acces est decrit en detail dans la section Acces et roles, et le second facteur de connexion dans la section Authentification a deux facteurs.
Regles de fonctionnement des modules
L'administrateur definit les regles par module, c'est-a-dire comment le portail se comporte par defaut pour tous :
- Taches : regles de repartition du travail (peut-on assigner des taches vers le bas, vers le haut, entre departements), mode d'automatisation pour les employes ordinaires, exigences par defaut (verification du resultat, estimation prealable).
- CRM : mode d'acces par defaut (strict ou ouvert) et droits des roles sur les donnees clients.
- Chats : a qui la messagerie privee est autorisee : aux employes actifs, aux collegues de son propre departement ou d'un departement lie, ou uniquement dans le cadre d'un projet.
- IA : le module est-il active et a qui les connexions IA sont-elles accessibles.
- Documents et fichiers : regles de travail avec les documents et les fichiers de l'entreprise.
Modifiez les regles d'un module comme une politique de toute l'entreprise, et non pour une situation isolee : elles s'appliquent immediatement a tous les utilisateurs.
Espaces de travail
Les espaces de travail delimitent les grands perimetres a l'interieur du portail. Pour chacun, on peut definir des participants et leurs roles, ainsi qu'un mode de respect des regles : desactive, souple (avertit) ou strict (interdit toute infraction). Activez le mode strict lorsque les limites de l'espace doivent etre respectees de maniere rigoureuse.
Securite
Dans la section securite, l'administrateur definit :
- le mode d'acces par defaut des modules (voir Acces et roles) ;
- la visibilite des departements : l'employe voit-il toute la structure de l'entreprise ou seulement sa propre branche ;
- la politique d'authentification a deux facteurs pour les employes et les participants externes (voir Authentification a deux facteurs).
Messagerie systeme
La messagerie systeme, c'est la maniere dont le portail envoie ses courriers (notifications, invitations, courriers des processus). L'administrateur configure les profils d'envoi, les modeles et les objets des messages, et surveille la delivrabilite. Une messagerie systeme correctement configuree est necessaire pour que les invitations et les notifications parviennent aux employes et aux clients.
Champs personnalises
L'administrateur peut ajouter aux profils des employes des champs supplementaires : par exemple, un intitule de poste en texte libre, un identifiant interne, une date d'arrivee. Differents types sont pris en charge : texte, nombre, date, liste de valeurs, lien vers un utilisateur ou un departement ; un champ peut etre rendu obligatoire ou multiple.
Avant de creer des champs en masse, mettez-vous d'accord sur l'utilite de chacun et sur qui le remplit : l'endroit exact ou un champ s'affiche pour les employes depend de la configuration du portail, alors introduisez les champs de maniere consciente et non par anticipation.
Connexion d'entreprise (SSO)
LadVen OS prend en charge la connexion via un fournisseur d'identite externe (SSO d'entreprise). Actuellement, une telle connexion se configure avec l'equipe LadVen OS, et non via une interface autonome dans le portail. Si votre entreprise a besoin d'une connexion d'entreprise unifiee, discutez de sa mise en place avec le fournisseur du portail : n'essayez pas de la configurer comme une integration ordinaire.
Bonnes pratiques
- Modifiez les regles des modules comme une politique de toute l'entreprise, en anticipant leur impact sur tous.
- Pour les modules sensibles, conservez le mode d'acces strict par defaut.
- Configurez et testez la messagerie systeme avant les invitations en masse et le lancement des processus.
- Introduisez les champs personnalises pour un besoin precis, et non par anticipation.
- Accompagnez les changements de politiques et de regles d'une raison claire : elle reste dans l'historique.
Erreurs frequentes
- Modifier une regle de module pour un cas isole, en oubliant qu'elle s'applique a tous.
- Laisser le mode d'acces ouvert la ou il y a des donnees clients ou financieres.
- Envoyer des invitations avant de configurer la messagerie systeme : les courriers n'arrivent pas.
- Creer des champs personnalises sans finalite, transformant le profil en fourre-tout.
- Attendre que le SSO d'entreprise se configure comme une integration ordinaire : il se met en place avec l'equipe du portail.