Signature et accès externe aux documents
Lorsqu'un document est prêt, il faut souvent le montrer ou le faire signer à l'extérieur: un client, une contrepartie, un partenaire. LadVen OS permet d'envoyer un document à la signature et d'ouvrir un accès externe sécurisé directement depuis sa fiche - sans transfert de fichiers par courriel, avec un suivi de qui a fait quoi.
Pour travailler sur le document lui-même et ses versions, voir la section Documents. Ici, il s'agit de la signature et de l'accès externe.
Demande de signature
Depuis la fiche du document, vous pouvez créer une demande de signature: choisir les signataires, la méthode de signature et l'échéance. Ensuite, le portail conduit lui-même le processus et affiche le statut de chaque signataire.
Qui peut être désigné comme signataire:
- un client via l'extranet - le signataire issu de la fiche CRM liée signe dans le portail client;
- une personne externe via un lien public - signe quiconque a reçu un lien personnel.
Pour chaque signataire, le portail suit un statut: invité, envoyé, consulté, signé, refusé ou échéance dépassée. On voit ainsi qui a déjà signé et qui il faut relancer.
Méthodes de signature
LadVen OS prend en charge plusieurs méthodes de signature - lesquelles sont disponibles dépend des réglages du module de documents sur votre portail:
- confirmation dans le portail - le signataire clique sur «j'accepte» sur la page du document;
- signature dessinée - le signataire dessine sa signature directement à l'écran;
- dépôt d'un fichier signé - le signataire téléverse un scan ou un PDF signé;
- service de signature externe - s'il est connecté par un administrateur.
Choisissez la méthode selon les exigences du document: pour une validation interne, une confirmation suffit; pour des documents à valeur juridique, utilisez la méthode adoptée dans votre entreprise.
Liens personnels des signataires
Chaque signataire reçoit son propre lien personnel vers la page de signature. Le lien peut être copié et transmis au signataire par le moyen de votre choix. Grâce à ce lien, la personne ouvre le document, en prend connaissance et le signe selon la méthode choisie - sans se connecter au portail interne.
Ne transmettez pas un même lien à plusieurs personnes: le lien est rattaché à un signataire précis, et c'est bien son action qui est suivie.
Publication: consultation et signature externes
Outre la demande de signature, un document peut être publié - ouvrir un accès externe par lien:
- pour consultation - le participant externe voit et télécharge le document;
- pour signature - le participant externe effectue la signature.
La publication comporte des paramètres de sécurité:
- comment l'accès est accordé - par lien sécurisé ou pour l'adresse e-mail précise du destinataire;
- durée de validité - au-delà, le lien cesse de fonctionner;
- limitation du nombre d'ouvertures - l'accès se ferme après un nombre défini de consultations.
La publication peut être révoquée à tout moment - le lien cesse aussitôt d'ouvrir le document. Révoquez l'accès dès qu'il n'est plus nécessaire ou qu'il a été accordé par erreur.
Échange électronique (EDI): limites honnêtes
LadVen OS fonctionne avec des systèmes externes d'échange électronique de documents (par exemple SBIS, Diadoc), mais n'est pas un client EDI à part entière. Il est important d'en comprendre les limites:
- le portail reçoit les documents entrants de l'EDI et aide à les traiter (voir Échange entrant);
- le portail suit le statut du document dans l'échange externe;
- le portail fournit un lien vers l'espace du système externe pour un travail détaillé.
Le cycle complet de l'EDI - constitution, envoi et signature de documents à valeur juridique via un opérateur - se déroule dans le système EDI lui-même, et non dans le portail. Ne considérez pas la signature électronique et l'EDI comme automatiquement activés: ce sont des capacités distinctes qui dépendent de la configuration et de l'opérateur connecté.
Bonnes pratiques
- Avant l'envoi à la signature, vérifiez que la version actuelle est ouverte et que le document se rapporte au bon client.
- Assurez-vous que le document ne contient pas de commentaires internes ni de notes de service avant l'accès externe.
- Désignez le signataire selon la méthode adoptée pour ce type de document.
- Envoyez à chaque signataire son lien personnel, pas un lien commun.
- Fixez une durée de validité et révoquez la publication dès que l'accès n'est plus nécessaire.
- Pour l'EDI, notez l'état et la prochaine étape dans le portail, même si l'action se termine dans l'espace externe.
Erreurs fréquentes
- Envoyer à la signature une version obsolète du document.
- Ouvrir un accès externe sans avoir retiré les commentaires internes.
- Transmettre un même lien à plusieurs signataires - le suivi est perdu.
- Ne pas fixer de durée et ne pas révoquer la publication - l'accès reste ouvert plus longtemps que nécessaire.
- Considérer l'EDI et la signature électronique comme activés par défaut, alors qu'ils dépendent de la configuration.