Disk et fichiers
Le disk LadVen OS stocke les fichiers de travail lies aux taches, au CRM, aux documents, aux projets et aux processus d'equipe. Il evite que les pieces jointes importantes restent seulement dans les chats et garde leur contexte visible.
Utilisez-le comme stockage gere : espace, dossier, fichier, lien avec un objet de travail, acces clair et partage externe controle.
Espaces
La page Disk affiche les espaces. Un espace peut etre personnel, partage, lie a un projet ou connecte a un contexte de travail comme une tache, un client, une opportunite ou une autre fiche.
Routes principales :
/disk- espaces et projections;- Ouvrir l’espace - contenu d’un espace;
- Ouvrir le dossier - dossier precis;
- pages publiques pour les destinataires de liens emis.
Avant de creer un espace, determinez qui possede les fichiers, qui maintient l'ordre, a quel processus ou client il appartient, si le partage externe est permis et combien de temps les fichiers doivent rester disponibles.
Ne creez pas un espace partage seulement parce que plusieurs personnes ont besoin d'un fichier. Si le fichier appartient a une tache ou au CRM, gardez-le dans ce contexte.
Utilisez les filtres par proprietaire, type, contexte et archivage. Si vous voyez un espace d'une autre personne sans droit d'ecriture, traitez-le comme lecture seule.
Pour une personne connectée, le filtre de propriétaire commence par Mes espaces et éléments. Passez à Tous ou Autres pour rechercher un contexte partagé ou celui d'une autre personne; un résultat vide après le changement de filtre ne signifie pas que l'espace a été supprimé. Le choix est conservé dans le paramètre owner de l'URL.
Projections et fichiers de contexte
Les projections montrent les fichiers et documents deja lies aux taches, chats, CRM, documents ou partages. Elles aident a retrouver fichiers de taches, fichiers de chat, fichiers CRM, documents d'opportunites, elements partages et fichiers deja places physiquement.
Ne deplacez pas tous les fichiers de contexte dans un espace partage par reflexe. Decidez d'abord si un dossier physique est necessaire ou si le lien avec tache, CRM, document ou chat suffit.
Dossiers et fichiers
Ouvrez un espace et utilisez les dossiers pour structurer le travail : contrats, materiels client, sources, resultats, actes et validations. Les noms doivent expliquer le contenu sans relire toute la conversation.
Televersez les fichiers dans le dossier courant. Si l'ajout a la racine n'est pas disponible, creez ou ouvrez d'abord un dossier.
Dans un espace, vous pouvez creer dossiers et sous-dossiers, ajouter des fichiers par bouton ou glisser-deposer, ajouter un fichier ou document existant, passer grille/liste, chercher dans le dossier courant, renommer des emplacements, copier ou deplacer des emplacements, telecharger un fichier ou un ZIP de selection, et utiliser le mode selection pour archiver, restaurer, mettre a la corbeille ou supprimer.
Utilisez les actions en masse seulement apres controle de la selection. Si dossiers, documents et fichiers sont selectionnes ensemble, verifiez que l'action est sure pour chaque type.
Si un import, un téléchargement ou une actualisation affiche une ligne technique au lieu d’une explication claire, ne la considérez pas comme un état du fichier et ne la copiez pas dans un ticket, un support de formation ou un screenshot. Vous pouvez actualiser la page ou répéter l’action une fois ; si la ligne reste visible, indiquez au responsable du portail le chemin et l’heure, sans transmettre le texte d’erreur lui-même.
Lien avec le travail
Un fichier doit rester proche du travail qu'il soutient. S'il prouve la fin d'une tache, joignez-le a la tache ou liez-le dans un commentaire. S'il concerne un client, une opportunite ou une demande, gardez-le dans le contexte CRM.
Une bonne structure montre a quel client, projet ou tache le fichier appartient, quelle version est actuelle, qui doit le verifier et s'il peut etre partage hors de l'entreprise.
Les documents LadVen OS peuvent etre places dans un dossier comme elements de travail. Ils gardent leur cycle, statut, signature, publication et validation. Ne telechargez pas un document comme fichier si un placement de document suffit.
Liens publics
Utilisez un lien public quand un fichier ou un dossier doit etre transmis de facon sure a un destinataire externe. Avant creation, verifiez expiration, mode d'acces, mot de passe, limite de telechargement et revocation.
Utilisez mot de passe et expiration pour les donnees client, financieres, contractuelles ou personnelles. Revoquez le lien quand l'acces n'est plus necessaire.
Pour les dossiers, choisissez le mode consciemment :
- Copie fixe (snapshot) - le destinataire voit le contenu au moment de l'emission;
- Dossier actualise (live) - le destinataire voit le contenu courant tant que le lien est actif.
En cas de doute, utilisez la copie fixe. Live convient seulement si l'equipe maintient volontairement un dossier pour un destinataire externe.
Apres creation, sauvegardez tout de suite l'URL destinataire et le mot de passe genere. Tokens et mots de passe ne doivent pas apparaitre dans chats publics, taches ou captures de documentation. Utilisez le mode usage unique si le destinataire ne doit telecharger qu'une fois.
La page publique montre titre, type de cible, expiration, nombre d'elements ou taille, et saisie du mot de passe si besoin. Les liens revoques, expires ou bloques doivent afficher un etat clair.
WebDAV et connexion
Chaque espace affiche les donnees de connexion : adresse web, adresse WebDAV, chemin, identifiant et statut du mot de passe d'application. WebDAV sert aux personnes qui travaillent avec Finder, Windows Explorer ou un client mobile.
Utilisez uniquement un mot de passe d'application WebDAV. Le mot de passe principal et la session portail ne fonctionnent pas pour un disque reseau. Le nouveau mot de passe s'affiche une seule fois : conservez-le et regenerez-le en cas de risque.
Revue reguliere du disk
Designez une personne responsable pour revoir regulierement les espaces, liens publics actifs, acces WebDAV et emplacements des fichiers finaux. Cette revue est surtout necessaire apres la fin d'un projet, le transfert d'un client, le depart d'un employe, le changement d'un prestataire ou la publication d'un nouveau lot de documents.
Pendant la revue :
- fermez les liens publics dont l'objectif ou la validite est termine;
- verifiez que les dossiers live ne montrent pas de nouveaux fichiers internes a un destinataire externe;
- deplacez les materiels finaux des dossiers personnels vers la tache, fiche CRM, document ou projet;
- renommez dossiers et fichiers quand le nom n'explique plus l'objectif;
- regenerez le mot de passe WebDAV quand un appareil, prestataire ou acces ne doit plus fonctionner;
- supprimez ou archivez les brouillons seulement apres verification des taches, documents et fiches CRM lies.
N'utilisez pas un lien public comme remplacement permanent des droits d'acces. Si une personne doit travailler longtemps avec des fichiers, donnez le bon acces interne ou extranet et gardez les liens publics pour une remise temporaire de resultat.
Cycle de vie sûr
Mettre à la corbeille exige d’abord l’archivage d’un dossier ou fichier actif. La séquence sûre est archivage → corbeille → contrôle de la conservation et des liens → suppression definitive. Restaurer récupère un élément archivé; vérifiez la sélection avant une action groupée.
Utilisez le téléchargement pour un SVG/HTML importe plutôt que l’affichage inline: son contenu pourrait s’exécuter dans une session authentifiée.
Archivage et suppression
Archivez les espaces inactifs qui doivent rester disponibles pour l'historique. Supprimez seulement apres avoir verifie que le fichier n'est plus necessaire a une tache, au CRM, a un document, a un client ou a un destinataire externe.
Les lignes d’espaces, de dossiers et de placements peuvent afficher deux signaux indépendants : Blocage légal et Conserver jusqu’au, suivi d’une date. Le premier indique une mesure de conservation de conformité active ; le second, la date limite de conservation. Vérifiez les deux avant l’archivage, la mise à la corbeille ou la suppression définitive. Un bouton peut rester disponible jusqu’au contrôle du serveur : si l’action est refusée, laissez l’élément en place, actualisez la page et contactez le responsable conformité ou un administrateur.
Separez archivage, corbeille et suppression immediate. L'archive conserve l'historique, la corbeille laisse le temps de verifier, la suppression immediate sert seulement aux dossiers vides, placements errones ou brouillons surs.
Avant suppression, verifiez les liens publics actifs, taches, documents et fiches CRM. Revoquez d'abord les liens actifs.
Demonstrations et formation sans fuite de donnees
Quand vous montrez le Disk aux collegues, enregistrez des supports de formation ou preparez des instructions pour l'equipe, utilisez des espaces et dossiers de test. L'ecran ne doit pas montrer de documents client, URL privees, mots de passe WebDAV, adresses e-mail ou telephones.
Soyez particulierement prudent avec les liens externes: une image ou un enregistrement contenant un vrai token de lien ouvre le fichier a quiconque voit le support. Pour une demonstration, creez un lien separe vers un fichier de test et revoquez-le apres la presentation.
Bonnes pratiques
- Garder les fichiers finaux pres de la tache, CRM ou document ou la decision a ete prise.
- Ne pas utiliser un espace personnel pour des resultats d'equipe.
- Ne pas publier de fichiers avec feuilles cachees, commentaires brouillon ou donnees privees.
- Nommer les dossiers par processus ou client.
- Revoir les liens publics actifs aussi regulierement que les droits.
- Stocker les mots de passe WebDAV a part et les regenerer apres depart, perte d'appareil ou soupcon d'exposition.
Scenarios lies