Recherche et flux d'evenements

La recherche et le flux d'evenements aident a retrouver rapidement le contexte de travail : trouver un objet, ouvrir une fiche, voir les changements recents et lancer une action disponible sans parcourir chaque module.

Utilisez-les comme journal de travail du portail. La recherche sert a naviguer vite; le flux montre ce qui a change, qui doit reagir et d'ou vient l'evenement.

Ou les Trouver

La recherche globale s'ouvre depuis la barre superieure du portail. Elle cherche dans les objets accessibles a l'utilisateur et peut retourner taches, chats, fiches CRM, documents, messages courrier, taches workflow et autres enregistrements de travail.

Le flux se trouve dans Flux (/feed). Il affiche des cartes issues des taches, CRM, chats, documents, courrier, workflows, telephonie, formulaires du site, Telegram, WhatsApp et rappels.

Les resultats dependent des droits. Si une personne n'a pas acces a un objet, il ne doit apparaitre ni dans la recherche ni dans le flux.

Quand Utiliser la Recherche

Utilisez la recherche globale pour aller vite vers un objet connu :

1. Trouver une tache par titre, client, participant ou fragment de description.
2. Ouvrir un chat ou un message lorsque vous connaissez une partie du texte.
3. Trouver une fiche CRM par client, opportunite, contact ou email.
4. Revenir a un document, email ou etape workflow.
5. Verifier ou se trouve dans le portail un evenement mentionne par un collegue.

Les resultats peuvent etre regroupes par objet. Si plusieurs lignes se ressemblent, verifiez domaine, titre, apercu et surlignage avant d'ouvrir la fiche.

Actions Rapides depuis la Recherche

Certains resultats proposent des actions directes : ouvrir, repondre dans un chat, marquer une notification comme lue, mettre une tache en cours, terminer une tache ou terminer une etape workflow.

Utilisez les actions rapides seulement dans les cas evidents. Si le resultat touche un client, document, delai ou changement discute, ouvrez d'abord la fiche et verifiez le contexte.

Si une action est indisponible, il manque souvent des droits, l'objet a change d'etat ou l'action ne correspond plus. Ouvrez la source et continuez la.

Quand Utiliser le Flux

Le flux ne sert pas a retrouver un objet connu; il sert a controler le flux de travail. Il aide a :

• voir les nouveaux commentaires, affectations, reactions et changements de statut;
• trouver les evenements qui demandent attention;
• examiner les evenements non lus de la journee;
• ouvrir la tache, fiche CRM, chat, document, email ou workflow source;
• confirmer qu'un changement important a ete enregistre;
• repondre vite dans une tache, CRM ou chat si l'action est disponible.

Pour les responsables, le flux est une vue des risques et retards. Pour les executants, c'est une liste de nouveaux signaux a traiter.

Revue Quotidienne des Evenements

Utilisez le flux comme une revue courte du travail, pas comme un mur d'actualites sans fin :

1. Ouvrez les evenements non lus et les mentions.
2. Verifiez d'abord les evenements avec delais, clients, documents et blocages.
3. Pour chaque evenement, choisissez l'action suivante : repondre, ouvrir la source, transmettre au responsable, reporter ou marquer comme lu.
4. Si l'evenement touche une decision, un delai ou une acceptation, ouvrez la fiche source et commentez la-bas.
5. A la fin, ne gardez dans le flux que les evenements qui demandent encore une prochaine etape.

Cette routine ne remplace pas le travail dans les taches, le CRM ou les documents. Elle aide a garder le signal et a passer au bon module avec le contexte.

Contenu d'une Carte

Une carte du flux montre souvent :

• domaine : taches, CRM, chat, courrier, documents, workflows, telephonie, formulaires du site, Telegram, WhatsApp ou rappels;
• type : communication, changement d'etat ou attention;
• titre de l'objet source;
• description courte ou apercu du message;
• auteur ou participant;
• heure de l'evenement;
• compteurs de cartes, evenements et non lus;
• marqueurs de priorite haute, retard, mention ou checklist;
• actions disponibles.

Si une carte contient plusieurs evenements pour le meme objet, developpez les derniers evenements ou ouvrez la fiche source. Ne decidez pas sur un court apercu si la situation touche un delai, un client ou un document.

Filtres

Utilisez les filtres pour reduire le bruit :

• puces de domaine : Core (y compris les rappels), taches, CRM, chat, workflows, telephonie, courrier, documents, Telegram, WhatsApp et formulaires du site;
• groupe d'evenement : communication, changement d'etat, detail de tache, attention ou minuteur;
• non lus seulement;
• priorite;
• texte de l'evenement;
• tri par date ou pertinence.

Ce flux ne propose pas de puces dediees pour Disk ou Extranet. Ne les considerez pas comme des filtres distincts du flux ; utilisez la recherche globale ou ouvrez le module source pour retrouver precisement un objet.

Le flux regroupe les evenements d'un meme objet dans une carte. Le regroupement peut masquer certains evenements ; un compteur distinct indique les evenements masques. La premiere page contient jusqu'a 20 cartes et les pages suivantes se chargent au defilement. Les compteurs de synthese utilisent un echantillon distinct de 200 evenements au maximum et peuvent donc depasser les cartes visibles.

Si le flux est trop bruyant, commencez par les non lus ou un domaine. Ne desactivez pas les notifications importantes lorsque les filtres suffisent.

Modes de Recherche du Flux

Les filtres avances permettent de choisir le mode :

• mots cles - pour un fragment exact;
• semantique - lorsque vous connaissez le sens mais pas les mots;
• hybride - mode courant qui combine mots et sens.

Pour le controle operationnel, commencez en hybride. Pour une phrase exacte d'email, commentaire ou document, passez aux mots cles.

Reponses et Actions Inline

Certaines cartes permettent de repondre directement depuis le flux : dans un chat, un commentaire de tache ou un commentaire CRM. C'est utile pour une confirmation courte ou une precision.

N'utilisez pas une reponse inline courte pour une decision complexe. Si vous devez joindre des fichiers, verifier l'historique, changer un delai, accepter un travail ou approuver un document, ouvrez l'objet source.

Gerer les notifications d'un objet

Si un objet produit trop de bruit dans le flux, utilisez Desactiver les notifications (mute_object). Ses cartes sont masquees ou marquees comme muettes; l'objet source n'est pas supprime. Reactiver les notifications (unmute_object) retablit ses evenements. Si la carte ne change pas apres l'action, les notifications ne sont pas considerees comme desactivees : recommencez et verifiez le resultat.

Evenements Non Lus

Non lu signifie que le portail considere l'evenement comme pertinent pour votre attention. Ne marquez pas tout comme lu mecaniquement.

Ordre pratique :

1. Filtrer les non lus.
2. Traiter d'abord priorite haute et mentions.
3. Ouvrir les cartes discutees dans leur source.
4. Repondre ou lancer l'action.
5. Marquer comme lu seulement ensuite.

Si Rien n'Est Trouve

Si la recherche ou le flux ne montre pas l'objet attendu :

• verifier les droits et l'appartenance au projet, departement ou contexte CRM;
• confirmer que l'objet n'est pas archive ou supprime;
• raccourcir la requete aux mots cles;
• essayer un autre mode de recherche;
• ouvrir directement le module source : taches, CRM, courrier, documents ou chat;
• si les resultats courrier sont incomplets, attendre la mise a jour de l'index puis rechercher encore.

Ne creez pas de doublon de tache, client ou document parce que la premiere requete n'a rien trouve. Verifiez d'abord les droits et la formulation.

Captures Sures

Pour les captures de recherche et de flux, utilisez uniquement un espace demo de documentation :

• taches, clients, documents, emails et chats de formation;
• noms neutres d'employes et de clients;
• aucun email, telephone, lien, enregistrement d'appel, piece jointe ou donnees personnelles reels;
• aucun nom prive de projet, document ou affaire;
• aucun code technique brut, lien interne ou melange de langues;
• interface dans la langue choisie.

Les captures de recherche globale et de flux sont sensibles car elles agregent beaucoup de modules. Un seul resultat sale rend tout le cadre inutilisable.

Bonnes Pratiques

• Recherche globale pour naviguer vite, flux pour controler les evenements recents.
• Verifier le domaine avant d'agir.
• Commencer la journee par les non lus et priorites hautes.
• Ouvrir la fiche source pour les changements discutes.
• Ne pas marquer comme lu tant que l'etape suivante n'est pas claire.
• Pour un bruit repete, regler filtres et notifications au lieu d'ignorer tout le flux.
• Si un objet manque, verifier droits, archive et formulation.

Scenarios Lies

• Taches
• CRM
• Courrier
• Documents
• Workflows
• Notifications