Pipeline commercial avec tâches et documents

Cette page traite d'un besoin concret : mener les ventes de façon à ce que chaque affaire regroupe au même endroit l'étape suivante, le responsable, les documents et les échanges, et que le dirigeant voie à tout moment où se trouve l'argent et ce qui est bloqué. Voici comment cela s'assemble dans LadVen OS à partir de blocs prêts à l'emploi, et ce que l'équipe verra concrètement.

Quel problème cela résout

Repère conceptuel pour cette section ; ce n’est pas une capture de l’interface ni une preuve de l’état du portail.

Quand les affaires vivent dans un tableau et que les tâches et les documents sont à part, on perd l'essentiel : qui doit faire quoi ensuite sur une affaire précise, et à quelle étape elle se trouve. Les commerciaux oublient de rappeler, les documents se cherchent dans les e-mails, et le dirigeant découvre le problème quand l'affaire a déjà refroidi.

Le scénario règle cela ainsi : chaque affaire avance dans un pipeline clair, elle a toujours un responsable et une étape suivante, et les tâches et documents associés s'ouvrent directement depuis la fiche de l'affaire.

Comment cela fonctionne dans LadVen OS

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Le scénario s'assemble à partir de blocs qui fonctionnent déjà ensemble :

• Pipeline commercial — les étapes du premier contact jusqu'au gain, avec des champs obligatoires et des contrôles sur les transitions.
• Affaires — une fiche avec le responsable, le montant, l'échéance et l'étape suivante ; un tableau sous forme de liste ou de kanban.
• Tâches — pour chaque affaire, on crée des tâches (rappeler, préparer une proposition, valider le contrat) avec un assigné et une échéance.
• Documents — factures, contrats et propositions sont conservés en lien avec l'affaire, et non dans les e-mails.
• Automatisation — un robot peut lui-même désigner le responsable, créer une tâche à l'entrée d'une étape et envoyer un e-mail à partir d'un modèle.
• Contrôle — le tableau de bord et le filtre « attention » montrent au dirigeant les retards et les affaires sans étape suivante.

Ce qu'il y a dans la démo

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La configuration de démonstration de ce scénario contient un pipeline prêt à l'emploi « Pipeline commercial » avec ses étapes, plusieurs affaires réparties sur différentes étapes, et pour chaque affaire un responsable, un montant et une étape suivante. La capture acceptée montre le tableau des affaires CRM; le tableau de bord reste une cible de capture distincte.

Tableau des affaires

Le tableau des affaires montre tout le pipeline : les affaires par étape, les responsables, les montants et l'endroit où une affaire a pris du retard. Le commercial gère ses affaires, les fait avancer d'étape en étape et maintient l'étape suivante ; le dirigeant voit la vue d'ensemble.

Contrôle et indicateurs

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Le tableau de bord rassemble la vue du processus : le montant des affaires en cours, la conversion, les tâches du jour et les affaires par étape. C'est le poste de travail du dirigeant — d'ici, on voit ce qui suit le plan et ce qui demande une intervention.

À quoi cela ressemble en pratique

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Une demande arrive depuis le site. Auparavant, elle restait dans la boîte e-mail d'un seul commercial, et la suite dépendait entièrement de sa mémoire. Désormais, un robot crée lui-même l'affaire dans le pipeline « Pipeline commercial », désigne le responsable et crée la première tâche — « appeler et qualifier », avec une échéance fixée à aujourd'hui.

Le commercial fait avancer l'affaire d'étape en étape : à la qualification, il joint le cahier des charges ; avant l'étape « Contrat », le système ne laisse pas passer plus loin sans le montant et le contact ; et la proposition comme la facture se trouvent directement dans la fiche de l'affaire — pas dans les e-mails. À chaque étape, l'étape suivante est visible, si bien que l'affaire ne « refroidit » pas en silence. Quand c'est nécessaire, le robot envoie au client un e-mail à partir d'un modèle.

Pendant ce temps, le dirigeant ne regarde pas les affaires une à une, mais le tableau de bord : le montant en cours, la conversion par étape, les affaires sans étape suivante et celles en retard sont mises en évidence. Il intervient là où une affaire est bloquée, au lieu d'appeler les commerciaux un par un. Une fois l'affaire close, les tâches, les documents et les échanges restent dans l'historique, et lors d'une analyse, tout le parcours est visible.

Ce que gagne le dirigeant

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• chaque affaire a un responsable et une étape suivante — rien ne reste en suspens ;
• les tâches et documents sont rattachés à l'affaire, et non dispersés dans les e-mails et les messageries ;
• on voit où se trouve l'argent dans le processus et ce qui est bloqué, sans rapports manuels ;
• les actions répétitives (désigner, créer une tâche, écrire un e-mail) sont prises en charge par l'automatisation.

Liste de contrôle pour la mise en place

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1. Créez un pipeline commercial avec des étapes adaptées à votre processus : par exemple, nouvelle demande → qualification → proposition → contrat → gagné.
2. Marquez les champs obligatoires et les contrôles aux transitions clés — par exemple, le montant et le contact avant l'étape « Contrat ».
3. Mettez en place les tâches standard par affaire : premier contact, envoi de la proposition, validation du contrat — chacune avec un responsable et une échéance.
4. Configurez un robot : lorsqu'une affaire entre dans une étape, créer la tâche adéquate et, si nécessaire, envoyer un e-mail à partir d'un modèle.
5. Reliez les documents à l'affaire : décidez où sont stockés les propositions, factures et contrats.
6. Vérifiez le tableau de bord et le filtre « attention » : les affaires sans étape suivante et en retard sont-elles visibles ?

Ce qu'il faut éviter

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• Ne transformez pas les étapes du pipeline en « dossiers » : une étape doit signifier un vrai changement dans le traitement de l'affaire, pas un statut de forme.
• Ne laissez pas d'affaires sans responsable ni étape suivante — ce sont elles qui stagnent en silence.
• Ne gardez pas devis, factures et contrats dans l'e-mail : sans lien vers l'affaire, vous ne les retrouverez pas.
• N'accumulez pas les champs obligatoires : des contrôles uniquement aux transitions clés, sinon ils seront contournés.

Comment mesurer le résultat

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• conversion par étape du pipeline et conversion globale en gagné ;
• cycle moyen de l'affaire (de la demande à la clôture) ;
• part des affaires sans étape suivante et en retard (doit baisser) ;
• montant en cours et prévision sur la période.

Par où commencer

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• Affaires et pipeline — le tableau, la fiche d'affaire, la création et la clôture.
• Pipelines — les étapes, les champs obligatoires et les contrôles sur les transitions.
• Tâches — la création, l'exécution et le contrôle des tâches d'une affaire.
• Listes et vues enregistrées des tâches — contrôle par étape, échéance et responsable.
• Relations entre tâches — relier les tâches à l'affaire, au client, au projet et aux documents.
• Fichiers dans les tâches — propositions, factures et contrats comme preuve du résultat.
• Documents — la conservation des contrats et factures en lien avec l'affaire.
• Robots CRM — l'automatisation des désignations, des tâches et des e-mails.
• Contrôle du dirigeant et tableau de bord — le contrôle régulier du processus.

Demander une démo

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Vous souhaitez voir ce scénario sur un portail de démonstration prêt à l'emploi avec ce pipeline, ces affaires et ces tâches ? Demandez une démo — nous vous montrerons une plateforme configurée pour la vente et vous aiderons à y transposer votre processus.