Notifications
Les notifications dans LadVen OS aident à ne pas manquer les assignations, commentaires, changements d'échéance, mentions, retours en correction, actions d'automatisation et autres événements qui demandent de l'attention.
Une notification ne remplace pas le travail dans la fiche de tâche. Elle indique seulement qu'un élément a changé dans le contexte de travail. Une décision, une question, une confirmation de résultat ou la raison d'un changement doit rester dans la tâche, le commentaire, le fichier, la liste de contrôle ou l'objet lié.
Où les trouver
Les notifications sont regroupées dans la cloche de la barre supérieure du portail. Elle ouvre les notifications récentes : chaque carte indique sa source — tâches, CRM, chats ou système — et les événements du même objet sont réunis dans une seule carte. Depuis n'importe quelle notification, vous accédez à l'objet lié au lieu de traiter l'événement dans la liste elle-même.
- Cloche de notifications — un compteur de non-lus et un panneau des événements récents, mis à jour en temps réel tant que l’onglet du portail est actif ;
- Accès à l'objet — une notification ouvre la tâche, le commentaire, l'affaire, l'e-mail ou le document concerné ;
- Flux d'activité — pour un flux d'activité plus large, utilisez la section Flux, pas la cloche.
Regroupement et état de lecture
La cloche regroupe les événements d’un même objet : plusieurs raisons et changements peuvent donc apparaître sur une seule carte. L’ouverture marque comme lus les événements de cet objet ; Tout lire parcourt les pages non lues et Afficher plus charge la page suivante par curseur. Si l’accès à l’objet a été retiré, la notification reste lisible mais l’accès est bloqué — ce n’est pas une erreur de la cloche.
Types de notifications
Les notifications arrivent sur des événements de différents modules. Les principaux groupes :
- Tâches — attribution, modifications de tâche, changements de liste de contrôle, un nouveau commentaire et une réaction, une échéance proche ou atteinte, un rappel ;
- Suivi du temps — un conflit dans une saisie de temps lorsque le backend ou la configuration actuels exposent ce domaine et cet événement ; un bouton dédié peut être absent ;
- Chats et appels — un nouveau message, une mention, un appel entrant et un appel manqué ;
- CRM — attribution d'affaire (avec une notification contextuelle indiquant qui a assigné, et un marqueur « Assigné à vous » sur le tableau des affaires), un nouveau message et une mention, un commentaire, un changement d'étape et un changement de champ d'affaire, ainsi que les mises à jour d'une affaire suivie ;
- E-mail — un nouvel e-mail dans une boîte connectée ;
- Documents et signatures — mise à jour de document, documents entrants et candidats d’échange entrant, demandes de signature, envoi et consultation, signature partielle ou complète, annulation, refus, expiration et erreurs de signature.
Un événement a une priorité (normale ou élevée) — elle aide à distinguer ce qui demande de l'attention maintenant du flux de fond.
Canaux de distribution
Un même événement peut arriver de plusieurs manières. Réglez les canaux pour que l'important ne soit pas manqué et que le fond ne distraie pas :
- Dans l'application — la cloche, le compteur de non-lus et les cartes toast ; les nouveaux événements arrivent en temps réel tant que l’onglet du portail est actif ;
- Sur le bureau — une notification système uniquement dans l’environnement de bureau LadVen OS (Tauri), en général lorsque l’onglet est inactif. Les alertes de priorité élevée et les appels entrants ou manqués peuvent attirer l’attention même si la fenêtre est active ;
- Push dans le navigateur ou l'application — pour les événements à ne pas manquer hors du portail. L’autorisation du navigateur et la disponibilité du canal push sont nécessaires ;
- E-mail — canal facultatif disponible seulement si le profil e-mail système de l’organisation est configuré, activé et capable de distribuer les messages. Si le profil ou le transport est indisponible, le bouton reste désactivé avec sa raison ;
- Son et titre de l’onglet — réglages distincts : désactivez le son tout en conservant le compteur de non-lus dans le titre.
Si un canal est inutile ou bruyant, désactivez-le dans les paramètres de notifications plutôt que d'ignorer tout le flux.
Dans votre profil, vous pouvez activer ou désactiver les canaux, le mode « Ne pas déranger » et chaque type d’événement dans les domaines autorisés pour votre périmètre (tâches, CRM, chats, e-mail et documents). Seuls les domaines disponibles pour votre périmètre sont affichés ; les domaines indisponibles n’apparaissent pas. Lorsque « Ne pas déranger » est actif, le son, les toasts et les alertes de bureau sont bloqués ; seuls les événements de priorité élevée passent si l’option correspondante est activée. La cloche et les événements non lus restent disponibles.
Le périmètre des notifications dépend du type de compte. Les employés voient les domaines autorisés par la politique de l’espace de travail. Un utilisateur externe de l’Extranet ne reçoit pas automatiquement les domaines internes : le périmètre externe habituel comprend les chats, les documents et les événements de l’extranet, tandis que les tâches, le CRM et la messagerie restent masqués. Lorsqu’un canal ou un domaine est indisponible, suivez la raison affichée par le portail et n’essayez pas de l’activer par un contournement.
Quand réagir
Ouvrez la notification immédiatement si elle concerne :
- une tâche dont vous portez le résultat ;
- une mention dans un commentaire ;
- l'attribution d'une affaire ou d'une demande à vous ;
- un changement d'échéance, de statut, de responsable ou de priorité ;
- un retour du travail en correction ;
- une demande d'accepter le résultat ou de vérifier un fichier ;
- une automatisation qui a changé la tâche, les participants ou l'échéance.
Si la notification informe seulement d'un événement, décidez d'abord si une action est nécessaire. Toutes les notifications n'exigent pas une réponse, mais les notifications importantes doivent conduire à une prochaine étape claire.
Comment lire une notification
- Ouvrez la notification et allez à l'objet lié.
- Vérifiez le dernier commentaire, le statut, l'échéance et le responsable.
- Si une action est nécessaire, répondez dans le contexte de travail, pas dans un chat privé.
- Si la notification concerne un fichier, vérifiez qu'il s'ouvre et que la version actuelle est claire.
- Si l'événement vient d'une automatisation, vérifiez le résultat : statut, participants, échéance, commentaire ou tâche liée.
- Les notifications d'une tâche disparaissent après une consultation réelle dans un onglet actif, depuis la cloche, la liste, le kanban ou un lien direct. Une ouverture en arrière-plan ou dans un nouvel onglet inactif ne confirme pas la lecture avant de le mettre au premier plan ; en cas d'échec, réessayez après le focus.
Ne videz pas les notifications mécaniquement. Pour un responsable, cela peut faire manquer une acceptation, un blocage, un retard ou un changement de responsabilité. Pour un collaborateur, cela peut faire manquer une question dont dépend l'exécution.
Ce qui reste dans les notifications
Après avoir vérifié une notification, décidez où doit rester la trace de travail :
- une réaction courte ou une confirmation peut partir depuis la notification si le contexte est évident ;
- une décision, la raison d'un changement d'échéance, une demande de reprise ou l'acceptation du résultat doit être écrite dans la fiche source ;
- un fichier se vérifie dans la fiche ou le document où la version et le propriétaire sont visibles ;
- une question discutée doit passer dans un commentaire de tâche, CRM ou document pour que tous les participants la voient ;
- après la suppression automatique, vérifiez tout de même la prochaine étape dans la carte source : le statut lu ne remplace pas l’action.
Les notifications restent ainsi une boîte d'attention, pas un lieu séparé pour prendre des décisions.
Réduire le bruit
Quand les notifications sont trop nombreuses, le problème vient souvent moins du flux lui-même que des rôles et des règles de processus.
Vérifiez si :
- des observateurs ont été ajoutés "pour la visibilité" ;
- tous les participants sont mentionnés sans raison ;
- les règles d'automatisation créent des commentaires et notifications inutiles ;
- les événements sont dupliqués dans des chats privés et dans les tâches ;
- vous êtes abonné à des processus où vous ne prenez pas de décisions ;
- si des canaux de distribution superflus (bureau, push) sont activés pour les événements de fond.
Un bon flux de notifications ne montre pas tout ce qui s'est passé, mais les endroits où une personne doit faire attention. Dans LadVen OS, c'est particulièrement important pour les tâches : le bruit supplémentaire réduit la réaction aux vrais blocages, aux acceptations et aux changements d'échéance.
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