Portail client de l'extranet
Cette page decrit l'extranet vu par le client. Elle aide l'equipe a expliquer ce que recoit exactement le participant externe apres l'invitation: ou il voit les demandes, comment il ecrit dans le chat, ou il accepte les documents et quelles actions ne lui donnent pas acces au travail interne de l'entreprise.
Comment accorder l'acces et gerer les politiques est decrit sur la page Extranet pour les employes.
Ce que recoit le client
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.
Le client se connecte par invitation et ne voit que son perimetre de travail:
- les demandes et leurs statuts;
- le chat de la demande et, si c'est autorise, le chat general avec l'equipe;
- des appels audio ou vidéo dans le chat si la politique et l'appareil les autorisent;
- les documents publies pour son entreprise ou son contact;
- les fichiers et commentaires lies aux demandes disponibles;
- les notifications sur les nouveaux messages, les changements de statut et les actions sur les documents.
Lorsque la politique et le contexte l'autorisent, le portail peut afficher un
résumé Services et biens à /extranet/commitments et un relevé de droit en
lecture seule à /extranet/commitments/<entitlementId> ; voir Services et biens
et relevés. Dans /extranet/decisions, des approbations ou
réceptions en attente, des offres ou des confirmations d'utilisation peuvent
être ouvertes par lien direct : /extranet/decisions/work/<acceptanceCaseId>,
/extranet/decisions/offer/<quotationId> et
/extranet/decisions/usage/<entitlementId>/<usageRecordId>. Le portail ne
promet pas une liste complète d'offres. La visibilité dépend de la politique et
du contexte ; une vue vide ou indisponible ne prouve ni un solde nul ni
l'absence d'une décision. Pour les démonstrations, utilisez uniquement les
entités synthétiques Client Test, Northwind Demo et Bluebird Demo ;
aucun montant, donnée personnelle ou identifiant réel.
L'extranet ne montre pas au client les taches internes, les entreprises des autres, les commentaires internes, les reglages de service et le travail des autres clients.
Premiere connexion
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.
- Le client recoit l'invitation par le canal convenu.
- Il ouvre le lien, definit un mot de passe et entre dans le portail.
- Il verifie l'entreprise par defaut, son nom et les sections disponibles.
- S'il voit quelque chose en trop ou ne voit pas le necessaire, il le signale au manager — l'employe verifie le lien et la politique effective.
Ne demandez pas au client de transferer l'invitation a une autre personne. Chaque participant a besoin de son propre compte pour que l'historique des messages, des signatures et des actions reste verifiable.
Si le client a accès à plusieurs entreprises ou contextes, il peut changer le contexte courant dans l'en-tête. Après le changement, les anciennes demandes, discussions et documents sont effacés et les données de l'entreprise choisie sont rechargées ; vérifiez l'entreprise active avant d'agir. Si un objet disparaît, demandez au responsable de vérifier le lien et la politique effective.
Si le contexte devient obsolète, le portail suspend provisoirement les lectures liées au contexte et affiche un état de synchronisation. Il ne s'agit ni d'une liste vide ni d'une preuve d'absence de l'objet : attendez la récupération ou changez de contexte dans l'en-tête, puis rechargez la page. Ne répétez pas une réponse ou un envoi avant la récupération et ne considérez pas l'ancien écran comme l'état actuel.
Au bas de la barre latérale, ouvrez Profil et paramètres. La fenêtre permet de
modifier le nom affiché, la photo, le mot de passe, la langue du portail et les
notifications disponibles ; la liste comprend ru, en, de, zh, es, fr,
kk, ky et ar, et le choix est enregistré dans le profil, pas dans le contexte
de l’entreprise sélectionnée. L’adresse e-mail est en lecture seule. Pour les
démonstrations, utilisez un profil synthétique neutre, jamais de vrais e-mails,
photos, jetons ou notifications.
Le sélecteur propose les neuf codes de langue, mais certaines étiquettes des panneaux, des paramètres et des notifications Extranet peuvent rester dans la langue de base jusqu’à la disponibilité d’un dictionnaire natif. Cela ne change ni les données ni l’accès ; ne considérez une capture comme preuve de localisation qu’après avoir vérifié les libellés visibles dans la langue choisie.
Si le MFA et la liaison Telegram sont disponibles dans les paramètres, vérifiez-les séparément. Le MFA protège la connexion : le panneau peut afficher l’état désactivé ou activé, le chargement ou une erreur ; l’activation demande le mot de passe actuel, une application d’authentification et un code à usage unique, tandis que les codes de récupération ne sont montrés qu’une fois. N’activez ni ne désactivez le MFA dans une capture documentaire et n’affichez aucun secret réel.
Le canal Telegram peut être connecté, connecté mais sans livraison, en attente d’une commande de liaison telle que /bind <code> avec expiration, ou afficher un code expiré/perdu et un parcours de reconnexion. Envoyez la commande à usage unique uniquement au bot et ne la publiez jamais ; reconnectez ou révoquez une liaison obsolète, ou demandez au responsable. Pour les démonstrations, utilisez seulement le profil synthétique Client Test : aucun compte, code, token ou message réel.
Demandes et chat
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.
La demande est l'objet de travail principal du client. On y voit le sujet, le statut, le responsable cote equipe, la correspondance, les fichiers et les prochaines actions.
Si une demande plus ancienne n’a pas d’objet, sa ligne de liste et sa carte affichent le libellé neutre « Demande sans titre » au lieu d’un identifiant technique. Elle n’a pas disparu ; demandez au responsable de préciser son objet.
Si la carte de la nouvelle demande s'ouvre apres l'envoi ou si le portail indique qu'elle est creee, la demande est deja acceptee. La liste peut temporairement indiquer qu'elle se met a jour ou qu'elle n'est pas disponible, pendant qu'elle se met a jour separement. Ce n'est pas un refus et ce n'est pas une raison de renvoyer le meme formulaire. Attendez, puis actualisez la liste ou revenez a la carte ouverte. Ne reessayez que si le formulaire lui-meme indique que la demande n'a pas ete envoyee avant son acceptation.
Une nouvelle réponse apparaît normalement d’elle-même dans un chat général ou de demande ouvert. Si le message attendu reste invisible après une attente raisonnable, actualisez la page ou rouvrez le chat ; c’est un recours, pas une raison de renvoyer la même question ni de prendre l’absence de ligne pour preuve qu’il n’y a pas de réponse. Si la conversation reste inchangée après l’actualisation, contactez le responsable.
Dans un chat général ou de demande ouvert, un message retiré par un membre de l’équipe disparaît sans recharger la page. Toutefois, la ligne de la demande dans la liste peut encore conserver un ancien aperçu du dernier message même après actualisation : c’est un problème d’affichage connu, pas une instruction actuelle. Ne transférez pas et n’utilisez pas cet aperçu ni une copie enregistrée comme instruction ; demandez la prochaine étape au responsable. Sa disparition de la conversation modifie la visibilité du message et ne prouve pas une erreur du chat.
Dans le chat d’une demande, l’auteur d’un message peut ouvrir ⋯ et choisir Retirer seulement dans les 15 premières minutes après l’envoi. Le chat général et les messages d’une autre personne ou du système ne proposent pas cette action. Une fois le délai expiré, le menu explique la limite. Si un retrait déjà envoyé est refusé à cause de l’auteur, du délai ou de la conservation, le portail affiche une explication claire ; mais si l’action est indisponible par politique ou conservation, le menu peut n’afficher ni Retirer ni explication. Dans ce cas, contactez le responsable. Ne répétez pas la commande à l’aveugle et ne prenez pas la disparition d’un message pour la suppression de tout l’historique de la demande.
Dans un champ à choix multiples de la demande, chaque option apparaît comme une case indépendante ; cochez toutes les valeurs applicables et un clic normal ne bascule que cette option, sans devoir maintenir Ctrl/Cmd. Si le schéma ne propose aucun choix, le champ indique qu’aucun choix n’est disponible ; ce n’est pas une erreur d’enregistrement. Si une valeur enregistrée auparavant n’est plus proposée, elle reste visible et cochée jusqu’à ce que vous la décochiez explicitement.
Bonne pratique pour le client:
- ecrire sa question dans le chat de la demande concernee, pas dans le canal general;
- joindre les fichiers a la demande ou ils sont necessaires;
- repondre aux clarifications dans la meme correspondance pour que l'historique ne se disperse pas;
- regarder le statut avant de reposer une question — souvent la prochaine etape est deja indiquee.
Recherche et longues listes
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.
La recherche des demandes est executee cote serveur sur tout l'ensemble disponible, et pas seulement sur les lignes deja chargees. Apres la saisie, attendez la mise a jour; s'il existe une autre page, utilisez Afficher plus. Un resultat vide signifie qu'aucune demande ne correspond, pas que le client n'a aucune demande. L'heure du dernier message, le compteur de non-lus et l'echeance orientent la navigation et ne modifient pas le statut.
Rechercher des messages dans le chat
Dans un chat ouvert, sélectionnez l’icône de recherche et saisissez une partie du texte. La recherche démarre automatiquement après une courte pause ; appuyez sur Entrée pour la lancer immédiatement. Chaque résultat affiche l’auteur, l’extrait et l’heure du message ; sélectionnez une ligne pour revenir à l’emplacement d’origine dans la conversation. « Aucun message trouvé » signifie qu’aucun message ne correspond à la requête ; une erreur de recherche signifie que la requête a échoué. La recherche est indisponible tant que le chat n’est pas chargé.
Fichiers du chat
Dans le chat de la demande, le trombone ouvre les fichiers de la conversation courante. La liste se charge séparément ; la recherche par nom se met à jour après une courte pause, et vous pouvez passer de la grille à la liste ; la prévisualisation et le téléchargement sont disponibles si la politique l’autorise. « Aucun fichier » signifie que la liste est vide, tandis que « aucune correspondance » signifie que la recherche n’a rien trouvé ; une liste encore non chargée et une requête en échec sont des états distincts.
Documents et fichiers
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.
Le client ne voit que les documents publies pour lui. Avant publication, l'employe doit verifier que le document concerne la bonne entreprise, qu'il ne contient pas de notes internes et que l'action attendue est claire pour le client: prendre connaissance, valider, signer ou joindre un fichier.
Si un document exige une signature ou une validation, l'action doit etre disponible directement dans la carte du document. Ne remplacez pas cela par un envoi par e-mail: on perd alors le controle de version et l'historique de la decision.
Dans la liste des documents, des dossiers rapides comme Tous, A traiter, A signer, Signes, Brouillons et Archive sont disponibles selon le contexte. La recherche par titre, type ou statut se met a jour apres une courte pause ; les filtres de type et de statut peuvent etre reinitialises. Le chargement et l'echec de la requete sont des etats distincts. Une liste vide signifie qu'aucun document n'est disponible ; un resultat vide signifie que les filtres actuels n'en ont trouve aucun. Le pied de liste affiche le nombre visible et le total. La previsualisation et le telechargement ne sont disponibles qu'avec l'autorisation correspondante.
Si la politique effective et le schema du formulaire autorisent la publication, la zone Documents affiche Ajouter un document. Le client peut renseigner le titre et le type, joindre un fichier et le publier dans son espace externe. Cette action depend des droits: le serveur peut masquer ou desactiver le formulaire et la publication ne remplace pas la verification de l'employe. Si le formulaire est indisponible, ne relancez pas les televersements a l'aveugle; faites verifier la politique et les limites de type de fichier.
Les metadonnees de la piece jointe peuvent rester techniques : la taille peut
apparaitre comme B, KB ou MB, et l'extension peut etre affichee en lettres
latines majuscules ou comme FILE. C'est la presentation de la carte, pas une
erreur de fichier. Avant de traiter un frame comme screenshot/evidence localise,
verifiez separement les libelles dans la locale cible.
Securite
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.
L'acces du client est limite par la politique d'entreprise et de contact. Si un employe doit elargir l'acces, il modifie la politique et verifie le resultat effectif. Si la collaboration est terminee, le lien, les invitations et les canaux externes doivent etre revoques.
Questions frequentes du client
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.
- Pourquoi je ne vois pas la demande? Elle concerne probablement une autre entreprise, un autre pipeline ou un autre contact. Demandez au manager de verifier le lien.
- Peut-on ajouter un collegue? Oui, mais via une invitation et un compte separes.
- Ou est le document final? Dans la section des documents ou dans la demande ou la decision a ete prise.
- Pourquoi le lien ne s'ouvre plus? L'invitation ou l'acces externe a pu expirer ou etre revoque.
Pages associees
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