Historique client unifié : CRM, tâches, documents, chat

Cette page traite d'un besoin concret du travail : que pour chaque client, toutes les affaires, tâches, documents et correspondances soient réunis au même endroit, et que n'importe quel collaborateur comprenne en une minute où en est le dossier. Voici comment cela se construit dans LadVen OS.

Quel besoin cela résout

Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.

Lorsque l'historique d'un client est dispersé entre les e-mails, les messageries, les disques et la mémoire des collaborateurs, le contexte se perd : un nouveau commercial ne sait pas ce qui a été promis, on cherche les documents pendant une demi-journée, et lorsqu'un collaborateur part, une partie de l'historique disparaît avec lui.

Le scénario y répond ainsi : le client est un enregistrement unique, autour duquel sont regroupés ses affaires, ses tâches, ses documents et sa correspondance. Toute l'équipe voit une seule et même image à jour.

Comment cela fonctionne dans LadVen OS

Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.

Le scénario s'assemble à partir de blocs qui fonctionnent déjà ensemble :

• Enregistrement client — une entreprise ou un contact comme point d'entrée unique.
• Affaires — toutes les affaires du client avec leurs étapes, leurs responsables et leur étape suivante.
• Tâches — les tâches liées au client et à ses affaires, avec leurs exécutants et leurs échéances.
• Documents — les contrats, les factures et les fichiers sont stockés en lien avec le client.
• Correspondance — les demandes et les messages du client dans un contexte commun.
• Accès — qui voit le client et ses données est déterminé par les autorisations.

Ce que contient la démo

Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.

La configuration de démonstration comprend le pipeline « Pipeline commercial » avec des affaires par client ; chaque affaire a un responsable, des montants et une étape suivante. La capture acceptée montre la liste des affaires CRM; la vue client complète reste une cible distincte.

Affaires et travail sur le client

Sur le tableau des affaires, on voit toutes les affaires par client : à quelle étape se trouve chacune, qui la pilote et où se situe le retard. De là, le commercial ouvre un client précis et poursuit le travail dans son contexte, tandis que le responsable a une vue d'ensemble.

Ce qui est regroupé au même endroit

Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.

Pour un même client, dans un contexte unifié, sont accessibles : ses affaires et leurs étapes, les tâches associées et leurs échéances, les documents et fichiers, la correspondance et les demandes. Inutile de chercher dans les e-mails et les chats — tout s'ouvre depuis l'enregistrement du client, et l'historique ne se perd pas lors d'un changement de collaborateur.

Ce qu'y gagne l'équipe

Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.

• n'importe quel collaborateur voit en une minute où en est le dossier du client ;
• l'historique du client ne se perd pas lors d'un changement de commercial ;
• les documents et les contrats sont rattachés au client, et non éparpillés dans les e-mails ;
• l'accès aux données du client est déterminé par les autorisations, et non par le hasard.

Liste de contrôle pour la mise en place

Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.

1. Créez une fiche client (entreprise ou contact) comme point d'entrée unique.
2. Reliez les affaires du client — avec étapes, responsables et étape suivante.
3. Reliez les tâches du client et de ses affaires — avec responsables et échéances.
4. Conservez les documents du client (contrats, factures, fichiers) rattachés à la fiche, pas dans l'e-mail.
5. Regroupez la correspondance et les demandes du client dans un même contexte.
6. Configurez les droits d'accès : qui peut voir le client et ses données.

Ce qu'il faut éviter

Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.

• Ne créez pas de doublons de client — vérifiez s'il existe déjà une fiche avant d'en créer une.
• Ne gardez pas la correspondance et les fichiers du client hors de sa fiche.
• N'ouvrez pas l'accès à tous les clients « au cas où » — configurez les droits.
• Ne dupliquez pas l'entreprise et le contact — reliez-les ; ce sont des entités différentes.

Comment mesurer le résultat

Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.

• part des clients avec un historique complet (affaires, tâches, documents, correspondance dans la fiche) ;
• temps pour trouver les informations client avant un appel ou une réunion ;
• part des ventes et demandes récurrentes de clients existants ;
• nombre de doublons de clients (→ zéro).

Par où commencer

Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.

• Clients — l'enregistrement client, les entreprises et les contacts.
• Affaires et pipeline — les affaires du client, les étapes et l'étape suivante.
• Espace de travail du client — affaires, tâches, documents et fichiers par client.
• Créer une tâche — transformer une promesse au client en travail avec responsable, délai et résultat.
• Champs de tâche et contexte de travail — garder client, affaire, document et attente à côté de la tâche.
• Relations de tâches — montrer comment la tâche est reliée au client, à l'affaire, au document et au travail suivant.
• Fichiers dans la tâche — garder les matériaux, versions et preuves de résultat près de la consigne.
• Activité et historique de la tâche — vérifier qui a promis, transmis ou modifié quoi pour le client.
• Liens entre tâches et documents — comment le CRM est relié aux tâches et aux documents.
• Documents — le stockage des contrats et des factures en lien avec le client.

Demander une démo

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