Messagerie

La messagerie dans LadVen OS n'est pas une archive separee. Les emails importants doivent devenir du travail pilotable : opportunite CRM, tache, commentaire, fichier ou prochaine etape client.

La messagerie aide l'equipe a voir quels emails demandent une reponse, lesquels sont deja lies a un client ou une opportunite, qui porte la suite et ou le resultat est conserve.

Ou le trouver

Zones principales:

• Messagerie (/mailbox) - boites connectees, scenarios de connexion et regles;
• Boite de reception (/mailbox/inbox) - liste, fils, dossiers, recherche, actions rapides et contexte CRM;
• Fiche email (/mailbox/:integrationId/messages/:messageId ou ouverture depuis la boite) - texte, pieces jointes, expediteurs, destinataires, actions CRM et reponse;
• les anciennes routes /mailbox/messages/:messageId et /crm/mail* redirigent vers le module actuel.

Les actions disponibles dependent des droits messagerie, CRM, taches et de la boite precise.

Quand l'utiliser

Utilisez la messagerie quand un email :

• lance une vente, une demande, un support ou une action client ;
• contient un fichier, un accord, une question ou une confirmation à conserver dans le contexte de travail ;
• exige une tâche pour une personne ou un service ;
• doit être lié à un client, un contact, une opportunité ou un projet ;
• arrive dans une boîte partagée où le responsable ne doit pas être perdu.

Ne laissez pas les emails importants uniquement dans la boîte de réception. Si un email crée du travail, il lui faut un responsable, une échéance, un contexte et un emplacement pour le résultat.

Rechercher sur le serveur mail

La recherche serveur est une opération distincte, pas un filtre de la liste du portail déjà chargée. Utilisez une requête de 2 à 160 caractères, dans le dossier par défaut ou jusqu’à 8 dossiers choisis. Une recherche peut demander au maximum 200 aperçus. Deux opérations au maximum s’exécutent simultanément ; un nouveau lancement peut devoir attendre. Les états sont queued, running, completed, failed, cancelled et expired. Le balayage part des messages les plus récents, reste limité et peut être tronqué. Les résultats sont des aperçus distants, pas des messages téléchargés : ils ne s’ouvrent dans le portail qu’après synchronisation par le fournisseur. Les aperçus expirent et nécessitent une nouvelle recherche ; annulez ou masquez les opérations inutiles et ne confondez pas une erreur d’accès ou de fournisseur avec une liste vide. Une opération lancée sur un autre appareil peut être invisible tout en consommant la limite. Utilisez des requêtes synthétiques et n’exposez aucune adresse ou objet réel.

Un aperçu distant peut ne pas avoir de date de réception ; des lignes avec le même expéditeur et le même objet ne permettent alors pas d’identifier un message de façon fiable. Synchronisez-le ou ouvrez-le chez le fournisseur avant toute action et n’affichez jamais l’uid technique comme libellé.

Connecter une Boite Mail

Choisissez d'abord l'objectif :

• boite personnelle pour la correspondance de son proprietaire ;
• boite partagee pour une equipe, un departement ou une activite ;
• boite CRM pour les emails qui doivent creer ou lier des opportunites.

Verifiez l'adresse, le nom d'expediteur, les serveurs entrant et sortant, la connexion securisee, les droits d'acces et les notifications. Pour une boite partagee, indiquez qui peut lire et qui est responsable du traitement.

Pour un scénario CRM, choisissez le pipeline, l'étape de départ, le responsable et les règles de routage afin que les nouveaux emails ne restent pas dans la boîte sans suite.

Traiter les Emails Entrants

Lisez la boite de reception comme des etats de travail, pas seulement comme une liste de messages.

Verifiez :

1. Qui a ecrit et si l'expediteur est deja client ou contact.
2. S'il existe deja une opportunite, une demande client ou une tache liee.
3. S'il faut une reponse, un fichier, une clarification ou l'action d'une autre personne.
4. Si l'email doit devenir une tache.
5. S'il doit creer ou lier une opportunite CRM.
6. Si l'equipe a besoin d'une note interne expliquant la decision.

Si l'email est deja lie au CRM, continuez dans l'objet lie. S'il touche un engagement client sans lien, creez ce lien avant de perdre le contexte.

Si l'email n'a pas pu etre envoye, le portail l'indique explicitement et avec une raison comprehensible du refus, au lieu d'« avaler » l'erreur: un envoi differe ou mis en file d'attente ne se transforme pas en impasse silencieuse. Quand vous voyez une telle erreur, verifiez l'adresse du destinataire, la connexion de la boite et les pieces jointes, puis renvoyez l'email plutot que de le considerer comme parti.

Actions rapides

Utilisez les actions rapides seulement apres verification du contexte:

• Repondre - depuis la bonne boite et avec une signature claire;
• Creer une opportunite - quand l'email lance un nouveau processus client;
• Lier une opportunite - quand il appartient a une vente ou demande existante;
• Ouvrir l'opportunite - pour continuer dans le CRM;
• Archiver - quand l'email est traite;
• Supprimer - seulement s'il n'est pas necessaire a l'historique.

Si l'email contient des pieces jointes, decidez quels fichiers doivent aller dans une tache, le CRM ou les documents.

Lier au CRM

Liez un email au CRM lorsqu'il concerne vente, support, paiement, contrat, demande repetee ou projet client. Avant de creer une nouvelle opportunite, verifiez s'il en existe deja une active pour ce client.

Tache depuis un Email

Creez une tache quand l'email demande un travail concret : preparer une reponse, verifier un fichier, valider des conditions, emettre une facture, mettre a jour des donnees, contacter le client ou transmettre la question a une autre equipe.

La tache doit contenir le resultat attendu, le responsable, l'echeance ou la priorite, le contexte email ou CRM, les pieces necessaires et un critere clair de fin.

Le sujet de l'email ne remplace pas la description de la tache.

Reponses et emails sortants

Avant l'envoi, verifiez la boite d'envoi, les destinataires, copies, sujet, pieces jointes et signature. Pour une boite partagee, le client doit comprendre quelle equipe repond et qui porte la prochaine etape.

N'envoyez pas de notes internes, brouillons, liens prives ou commentaires d'equipe vers l'exterieur.

Dans Sortants, les faits de livraison restent distincts. En file et Planifié signifient que l'envoi n'est pas terminé ; Envoyé est confirmé par son propre sentAt, tandis que scheduledSendAt indique seulement l'heure prévue. Une ligne en échec affiche une raison compréhensible et, si le droit le permet, Réessayer ou Annuler. Le journal des tentatives et le reasonCode technique servent au diagnostic : ne montrez pas le code comme explication utilisateur et ne considérez pas le message comme envoyé avant l'état Envoyé.

Avant d’annuler un message en file ou planifié, le portail ouvre une confirmation distincte. Vérifiez qu’il s’agit bien du brouillon synthétique voulu et arrêtez-vous avant l’action finale lors de la préparation d’une documentation.

Boites Partagees

Dans une boite partagee, acces et responsabilite sont differents. Plusieurs personnes peuvent voir l'email, mais une personne doit porter la prochaine action.

Definissez qui traite les nouveaux emails, qui surveille les reponses en retard, quels emails vont au CRM, lesquels deviennent des taches et quelles notifications sont utiles.

Securite

Si la connexion echoue, verifiez l'adresse, le mot de passe d'application, les serveurs, les ports et la connexion securisee. Si les emails n'apparaissent pas, verifiez les droits, le dossier, la synchronisation et la conservation locale.

Ne copiez pas de mots de passe, tokens, URLs techniques internes ou donnees client privees dans les titres de taches ou commentaires publics.

Bonnes pratiques

• Traitez la boite par sens: repondre, lier au CRM, creer une tache, laisser une note, fermer.
• Pour les emails client, verifiez que la prochaine etape est visible dans le CRM.
• Pour les taches creees depuis email, ecrivez le resultat et pas seulement le sujet.
• Dans les boites partagees, nommez un responsable du traitement.
• Les notes internes ne remplacent pas les taches ni les decisions CRM.

Files d’attente et responsabilité des fils

La boîte peut être lue par fils ou par messages individuels. En mode fils, les vues sont Tous, Les miens, Non attribués, En attente de notre équipe, En attente du client, En retard, Reportés et Fermés. Une vue ne crée pas une copie de la boîte : elle modifie seulement la requête de la liste.

Pour un fil ouvert, attribuez-le à vous-même ou à un collègue autorisé, indiquez si la prochaine réponse est attendue de votre équipe ou du client, puis reportez-le avec un délai prédéfini si nécessaire. L’indicateur SLA distingue les fils à l’heure, en retard, reportés et fermés. Fermez les fils résolus et rouvrez-les si une nouvelle action est nécessaire. Après une action, rechargez le fil et vérifiez son état avant de recommencer.

Automatisation et ordre dans la messagerie

Quand le flux d'emails devient important, ne le triez pas à la main mais avec des règles et des dossiers :

• Fiche email et actions de travail — triage, réponses et transferts, tâches depuis un email, liens CRM, limites des pièces jointes et ACL/confidentialité.

• Règles de traitement des emails entrants — créer automatiquement une opportunité CRM, assigner un responsable, envoyer un accusé automatique et ranger les emails selon des conditions (expéditeur, domaine, sujet, pièces jointes).

• Gestion des dossiers de messagerie — créer et tenir des dossiers, déplacer des emails et appliquer des actions groupées.

Sections liées

• CRM
• Creer une Tache
• Commentaires de Tache
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