Gestion des dossiers de messagerie
Les dossiers aident à garder la boîte mail en ordre : séparer la correspondance active de l'archive, ranger les emails par client, projet ou sujet et retrouver vite ce qu'il faut. Dans LadVen OS, les dossiers d'une boîte connectée sont synchronisés avec le fournisseur de messagerie, la structure reste donc identique dans le portail et dans la messagerie elle-même.
Pour connecter une boîte, voir la section Messagerie.
Dossiers de la boîte
Dans une boîte, vous pouvez :
- créer un dossier — pour un client, un projet, un type d'emails ou une étape de travail ;
- renommer un dossier — quand sa destination change ;
- supprimer un dossier — quand il n'est plus utile ;
- déplacer des emails — ranger manuellement les emails dans les dossiers.
Une structure de dossiers claire fait gagner du temps à toute l'équipe qui travaille sur une boîte partagée : les emails ne se perdent pas et les nouveaux collaborateurs s'y retrouvent plus vite.
Dossiers système
Une partie des dossiers est système : « Reçus », « Envoyés », « Brouillons », « Corbeille », « Spam », « Archive ». Ils sont protégés : on ne peut ni les supprimer ni les renommer, car le fonctionnement de la messagerie en dépend. Créez vos propres dossiers à côté des dossiers système, et non à leur place.
Déplacement des emails et choix du dossier
Lors du déplacement d'un email ou de la configuration d'une règle, le portail propose de choisir un dossier. Dans le sélecteur de dossier, il est pratique de chercher par nom, et la hiérarchie montre l'imbrication. Les dossiers système sont visibles dans le sélecteur, mais protégés contre les changements de structure.
Le rangement automatique des emails dans les dossiers se configure via les règles de traitement des emails entrants — les emails arrivent alors dans le bon dossier sans déplacement manuel.
Actions groupées sur les emails
Quand il faut traiter plusieurs emails d'un coup, sélectionnez-les et appliquez une seule action à tous :
- déplacer vers un dossier ;
- marquer comme lus ou non lus ;
- archiver ;
- supprimer.
Les actions groupées accélèrent le tri du courrier accumulé. Mais vérifiez la sélection avant d'appliquer : une suppression ou un déplacement groupé touche tous les emails sélectionnés d'un coup.
En cas d'échec de synchronisation
Le déplacement des messages et les changements de dossiers sont exécutés chez le fournisseur. Une erreur peut indiquer une connexion ou une authentification indisponible, un dossier supprimé, protégé ou non vide. Pour un message, vérifiez les dossiers source et cible puis réessayez uniquement cette ligne. Une réponse groupée peut déplacer certains messages et en refuser d'autres : contrôlez les compteurs et ne relancez que les identifiants en échec.
Si le message est déjà dans le dossier choisi, ne créez pas de copie : actualisez la liste et vérifiez le chemin réel du fournisseur. Après une erreur IMAP ou de dossier introuvable, rétablissez la connexion et actualisez le catalogue. Un dossier système marqué par le fournisseur ne peut pas être renommé ou supprimé ; videz ou déplacez d'abord le contenu d'un dossier personnel.
Dans Synchronisation des dossiers, Tous les entrants suit la politique des dossiers entrants du fournisseur, tandis que Dossiers choisis conserve uniquement les chemins exacts cochés. Le réglage est enregistré immédiatement et les nouveaux dossiers ne sont pas ajoutés automatiquement. Si vous décochez le dernier dossier, le portail demande confirmation et indique que la synchronisation planifiée est en pause. Actualiser dans la liste des mails reste une action ponctuelle séparée.
Si un dossier enregistré disparaît chez le fournisseur, le portail affiche une ligne distincte Absent du serveur de messagerie au lieu de supprimer le choix en silence. Rien n’est récupéré depuis ce dossier et l’enregistrement reste impossible tant qu’il est coché : décochez-le puis enregistrez à nouveau. Si un autre processus synchronise déjà, l’état est temporaire — attendez une minute ; un refus de gestion de la connexion doit être autorisé par l’administrateur.
Bonnes pratiques
- Gardez la structure des dossiers simple et compréhensible pour toute l'équipe, pas seulement pour vous.
- Séparez la correspondance active et l'archive pour que la boîte de réception ne devienne pas un fourre-tout.
- Pour un rangement récurrent, configurez des règles entrantes au lieu du déplacement manuel.
- Ne créez pas de dossiers à la place des dossiers système — utilisez-les à côté.
- Avant une action groupée, vérifiez quels emails sont sélectionnés.
Erreurs fréquentes
- Trop de dossiers — la recherche devient plus difficile que dans une seule liste.
- Rangement manuel de ce qui pourrait être automatisé par une règle entrante.
- Action groupée sur une sélection erronée — ce ne sont pas les bons emails qui sont touchés.
- Tenter de faire de l'ordre en supprimant les dossiers système au lieu de créer les siens.
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