Boîte de réception omnicanale
Cette page traite d'un besoin concret : faire en sorte que les demandes clients issues de différents canaux — e-mail, Telegram, MAX, chat du site — arrivent dans une seule fenêtre, ne se perdent pas, aient un responsable et puissent au besoin devenir une tâche ou une affaire. Voici comment cela se met en place dans LadVen OS.
Quel besoin cela couvre
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
Quand les clients écrivent sur des canaux différents, les messages se noient : certains dans la messagerie personnelle d'un collaborateur, d'autres dans Telegram sur le téléphone, d'autres encore dans le chat du site. Il n'y a pas de file d'attente commune, on ne sait pas qui répond, et une partie des demandes reste sans réponse.
Le scénario y répond ainsi : les demandes des canaux connectés sont rassemblées dans un flux unifié, chacune a un responsable, et l'on peut créer immédiatement une tâche ou une affaire à partir d'une demande, sans perdre le contexte.
Comment cela fonctionne dans LadVen OS
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
Le scénario s'appuie sur des blocs qui fonctionnent déjà ensemble :
- Canaux — e-mail, Telegram, MAX, chat du site et d'autres canaux selon la connexion.
- Flux unifié — les demandes sont visibles au même endroit, et non dans des applications éparses.
- Responsable — chaque demande a quelqu'un qui en répond.
- Demande → travail — un message devient une tâche ou une affaire avec un lien vers le client.
- Notifications — les nouvelles demandes ne se perdent pas.
- Contrôle — on voit ce qui est sans réponse et où il y a du retard.
Les canaux dans une seule fenêtre
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
Les canaux connectés — e-mail, Telegram, MAX, chat du site — sont réunis dans un flux unifié de demandes. Le collaborateur travaille dans une seule fenêtre, sans basculer entre les applications et les comptes personnels. L'ensemble des canaux dépend de ce qui est connecté dans votre portail.
Demande → tâche ou affaire
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
Une demande ne reste pas un « simple message » : on en crée une tâche avec un responsable et une échéance, ou une affaire dans le pipeline, en conservant le lien vers le client et l'historique des échanges. Ainsi la demande se transforme en un travail pilotable, au lieu de se perdre dans la conversation.
Contrôle et responsabilité
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
Chaque demande a un responsable, et le flux est sous contrôle : on voit ce qui est sans réponse, ce qui est en retard et où se trouve le blocage. Le responsable suit la charge et la rapidité de réponse, au lieu de reconstituer la situation canal par canal à la main.
Ce que l'équipe y gagne
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
- les demandes de différents canaux dans une seule fenêtre, rien ne se perd ;
- chaque demande a un responsable ;
- une demande se transforme rapidement en tâche ou en affaire ;
- le responsable voit ce qui est sans réponse et où il y a du retard.
Liste de contrôle pour la mise en place
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
- Connectez les canaux (e-mail, Telegram, MAX, chat du site et autres) en un seul flux.
- Attribuez un responsable à chaque demande.
- Convenez d'une règle : une demande devient une tâche ou une affaire reliée au client.
- Configurez les notifications pour que les nouvelles demandes ne se perdent pas.
- Configurez le contrôle : ce qui est sans réponse, ce qui est en retard et où est le délai.
- Suivez la charge et la vitesse de réponse sur le flux, pas canal par canal à la main.
Ce qu'il faut éviter
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
- Ne laissez pas de demandes sans responsable : « visible par tous » signifie « personne ne répond ».
- Ne répondez pas depuis des comptes personnels — l'historique et le contrôle sont perdus.
- Ne transformez pas chaque message en nouvelle affaire — vérifiez d'abord s'il en existe une active.
- N'ignorez pas la vitesse de réponse — c'est l'indicateur clé de la boîte de réception.
Comment mesurer le résultat
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
- vitesse de première réponse à une demande ;
- part des demandes avec un responsable attribué ;
- part des demandes converties en tâche ou affaire reliée au client ;
- nombre de demandes perdues sans réponse (→ zéro).
Par où commencer
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
- E-mail — le travail avec l'e-mail à l'intérieur du portail.
- Réception des demandes et canaux — formulaires et intégrations de canaux dans le CRM.
- Créer une tâche — transformer une demande en tâche avec responsable, échéance et contexte.
- Contexte de la tâche — conserver la source de la demande, le client et les accords.
- Relations entre tâches — relier la demande au client, à l'affaire, aux documents et au travail suivant.
- Commentaires et chat — discussions et messages.
- Notifications — pour que les nouvelles demandes ne se perdent pas.
- Fil d'activité — une vue d'ensemble de l'activité.
Demander une démo
Flux conceptuel du scénario : aide au processus, pas une capture d’interface ni une preuve de capture.
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