Automatisation et parametres du portail
L'automatisation dans LadVen OS aide a gerer les actions repetitives dans les taches, le CRM et les workflows. Les parametres du portail fixent les limites: qui peut creer des regles, quelles actions sont autorisees, quels controles stoppent les transitions risquées et ou les administrateurs gerent le risque.
Utilisez cette page comme carte de gouvernance de l'automatisation. L'automatisation des taches et les workflows ont leurs propres pages; ici, l'objectif est l'exploitation sure.
Quel outil choisir
| Outil | Quand l'utiliser | Ou se configure-t-il |
|---|---|---|
| Regle de tache | Evenement dans une tache + condition -> action (assigner, modifier un champ, creer une sous-tache) | Regles de taches |
| Robot CRM | Evenement dans une affaire CRM + condition -> action (assigner, faire passer a une etape, envoyer un e-mail) | Robots CRM |
| Controle de protection | Il faut empecher l'execution d'une operation tant qu'une condition n'est pas remplie | Controles de protection |
| Processus metier | Scenario a plusieurs etapes avec conditions, attentes et taches manuelles pour des personnes | Workflows |
| Tache reguliere | Travail repetitif selon un calendrier (semaine, jour du mois) | Taches regulieres |
| Modele et liste de controle | Standardiser un travail repetitif ponctuel sans calendrier | Modeles et automatisation des taches |
Si vous hesitez entre une regle et un processus : la regle convient pour une seule action liee a un seul evenement, le processus quand il y a plusieurs etapes et qu'une partie est realisee par des personnes.
Ou le trouver
Entrees principales:
- Automatisation (
/automation) - synthese des regles de taches, regles CRM, workflows et controles d'operation; - Controles d'operation (
/automation/operation-guards) - regles qui bloquent transitions ou actions si les conditions ne sont pas remplies; - Parametres du portail (
/portal-settings) - parametres de modules, droits, politiques d'acces, securite, documents, fichiers et espaces; - Parametres techniques des taches (
/portal-settings-tech) - reglages avances des taches et de l'automatisation pour administrateurs.
Les blocs disponibles dependent du role et des droits. Si une action n'apparait pas, verifiez aussi le perimetre: entreprise, projet, pipeline, etape ou module.
Centre d'automatisation
Centre d’automatisation : toutes les règles, scénarios récurrents et processus dans un seul tableau.
Le centre d'automatisation montre les regles et processus existants, leur zone active et les personnes pouvant les gerer. Il aide a comprendre ce qui influence les taches, le CRM et les workflows.
Le resume affiche le nombre total d'automatisations, les regles actives, les workflows et les enregistrements accessibles en lecture seule. La recherche et les filtres par module, type et statut permettent de construire une vue ciblee. Le menu Creer ne propose que les types (regle de tache, regle CRM, controle de protection ou workflow) autorises par vos droits ; un type non autorise est desactive. Une ligne Gerer est differente d'une ligne Lecture seule. L'absence de resultats apres un filtre applique avec succes n'est pas une erreur de chargement : une source indisponible ou une erreur dispose de son propre etat et d'une action de nouvelle tentative.
Avant de modifier une regle, verifiez:
- module et perimetre;
- statut: actif ou desactive;
- dernier lancement ou derniere mise a jour;
- responsable du changement;
- recoupement avec une autre regle ou un workflow.
N'activez pas une regle si le resultat metier et le responsable ne sont pas clairs.
Controles d'operation
Un controle d'operation stoppe une action lorsque l'objet n'est pas pret: champ obligatoire manquant, mauvais statut ou condition supplementaire pour la transition. C'est une securite de processus, pas une sanction.
Un bon controle explique ce que l'utilisateur doit corriger. Le message doit etre court, sans codes techniques ni termes internes.
Utilisez-les pour:
- les donnees obligatoires avant cloture d'une tache ou opportunite;
- le controle des changements de statut;
- les liens entre taches et CRM;
- la protection contre les objets incomplets;
- des regles communes aux equipes et pipelines.
Activer une regle en securite
Traitez une nouvelle regle comme un pilote de pilotage, pas comme un changement immediat pour toute l'entreprise. Commencez par un petit perimetre: un service, projet, pipeline, type de tache ou groupe d'utilisateurs.
Avant activation, precisez:
- quel resultat la regle doit produire;
- qui est responsable du processus et qui peut arreter la regle;
- quels objets sont inclus;
- quel message l'utilisateur verra si une action est bloquee;
- comment les premiers lancements et cas ignores seront verifies.
Apres lancement, relisez les premiers resultats avec le responsable de processus. Si la regle cree trop de taches, change les mauvaises personnes ou bloque un travail valide, arretez-la et corrigez le perimetre avant extension.
Que faire en cas de conflit de regles
Un conflit apparait lorsque plusieurs regles modifient le meme objet ou donnent des attentes differentes a l'utilisateur. Par exemple, une regle passe une tache en verification, une autre change aussitot le responsable, et un controle exige un fichier qui ne doit pas encore etre pret.
Resoudre dans cet ordre:
- Trouvez l'objet precis ou le comportement etait confus.
- Verifiez l'historique, le journal d'automatisation et les controles actifs.
- Decidez quelle regle doit primer pour le processus metier.
- Desactivez la regle dupliquee ou obsolete.
- Mettez a jour le nom, la description ou le message pour que le prochain utilisateur comprenne la raison.
Si les deux regles restent necessaires, separez leur perimetre par service, etape, type de tache, pipeline, processus client ou role de participant.
Pause et retour arriere
L'automatisation ne se met pas en pause seulement pour une erreur technique. Arretez ou reduisez une regle quand l'equipe ne comprend plus pourquoi statut, delai, responsable ou acces changent.
Avant retour arriere, gardez une trace operationnelle:
- quelle regle a ete modifiee;
- quels objets sont deja touches;
- ce qui doit etre corrige manuellement;
- qui prevenir de la pause temporaire;
- quand le responsable de processus reverifiera le reglage.
Ne laissez pas de regles en pause sans responsable. Si une regle ne soutient plus le processus actuel, desactivez-la et decrivez le nouveau mode de travail.
Droits et politiques
L'automatisation doit etre disponible pour les personnes responsables du processus. Les utilisateurs peuvent lancer ou voir les scenarios autorises; la gestion des regles et politiques reste aux responsables et administrateurs.
Avant d'accorder un acces, verifiez:
- s'il faut voir, lancer ou gerer;
- a quel module le droit appartient;
- si le droit vaut pour toute l'entreprise ou seulement un projet, pipeline, etape ou espace;
- qui verifiera les changements apres activation.
Ne donnez pas de droits administrateur larges pour une seule regle. Configurez une politique precise.
Parametres du portail
Les parametres du portail influencent taches, CRM, chat, AI, documents, fichiers, securite et espaces. Traitez-les comme une regle de travail, pas comme une correction technique ponctuelle.
Avant modification, repondez:
- qui sera impacte;
- comment l'equipe comprendra le nouveau fonctionnement;
- a quelle vitesse la regle peut etre stoppee ou annulee.
Apres le changement, testez un scenario courant sur un objet sur et verifiez les messages utilisateur.
L'automatisation correspond aux échelons supérieurs de la délégation : le travail devient d'abord une tâche avec acceptation et modèle, puis un planning et un processus. Pour savoir quel outil choisir et quand, voir la section Échelle de délégation.
Bonnes pratiques
- Activez d'abord dans un perimetre limite.
- Nommez les regles par sens metier.
- Gardez les messages comprehensibles.
- Verifiez les conflits avant publication.
- Desactivez les regles obsoletes.
Scenarios pour l'entreprise
- Automatisation des taches recurrentes
- Mettre de l'ordre dans le travail
- L'entreprise a grandi — le controle s'est perdu
- Tous les scenarios
Sections associees
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.