Chats et commentaires
Les chats dans LadVen OS aident a se coordonner rapidement avec une personne, un groupe, un departement ou les participants d'une tache. Les commentaires gardent la decision pres de l'objet de travail: tache, document, client, opportunite ou projet.
La regle principale: une discussion peut commencer dans le chat, mais toute decision qui change une echeance, un responsable, un resultat, un fichier ou un client doit rester dans le contexte de travail.
Ou le trouver
Zones principales:
- Chats (
/chat) - liste des conversations, recherche, messages non lus et mentions; - Conversation - messages, fichiers, réponses, réactions, sondages, appels et participants;
- Integrations chat (
/chat/integrations) - parametres de canaux externes pour administrateurs; - commentaires dans les taches, le CRM, les documents et autres fiches de travail.
Quand les utiliser
- utilisez un chat direct lorsque la question concerne une personne;
- utilisez un chat de groupe ou de departement pour coordonner l'equipe;
- utilisez un chat de tache lorsque la discussion concerne un resultat precis;
- laissez un commentaire dans une tache, le CRM ou un document lorsque le message doit rester dans l'historique du travail;
- joignez un fichier ou un lien si le contexte n'est pas clair sans lui;
- utilisez un appel si la voix est plus rapide, puis notez le resultat par ecrit.
Travailler dans une conversation
Dans une conversation, surveillez le titre, les participants, les derniers messages, les non lus et les mentions. S'il y a beaucoup de messages, utilisez la recherche et ouvrez le fragment trouve dans son contexte d'origine.
Les messages d’un compte de service sans photo propre affichent le symbole LadVen OS plutôt que des initiales ; si une photo est configurée pour ce compte, le portail la conserve. Cela distingue une réponse système d’un message d’employé sans modifier les droits ni l’auteur de l’événement.
Les heures des messages, les libelles de jour, les dates des enregistrements lies et les heures de lecture utilisent la langue et le format choisis dans le portail. Le fuseau horaire peut etre different: si une heure semble inattendue, verifiez le fuseau de l'appareil ou du compte.
Les reponses conservent la chaine. Repondez a un message precis quand vous discutez une decision, un fichier, une question ou une correction. Ne demarrez pas un nouveau fil si le bon message existe deja.
Messages, fichiers et sondages
Un message doit etre court et mener a une action. Si un fichier est necessaire, joignez-le tout de suite et nommez-le clairement. Si l'equipe doit choisir une option, utilisez un sondage plutot qu'une longue chaine de votes dans le texte.
N'envoyez pas de donnees privees, tokens, mots de passe, liens internes ou fichiers client dans un chat si l'acces des participants n'est pas verifie. Pour les documents et materiaux client, utilisez la fiche liee et les droits d'acces.
Transférer et épingler
Sélectionnez un message puis Transférer pour l’envoyer dans un autre chat. Plusieurs messages peuvent être sélectionnés ; la copie conserve l’auteur et le texte d’origine. Le transfert n’accorde aucun droit supplémentaire sur le fichier ou l’objet source.
Épinglez les messages importants pour les retrouver. Les épingles partagées nécessitent le droit du chat ; dans un chat privé ou externe, la liste peut être indisponible. Désépinglez les décisions obsolètes et gardez l’état actuel dans la tâche ou la fiche de travail.
Les épingles ont des limites supplémentaires : elles sont possibles dans les chats directs et de tâche avec le droit requis, tandis qu’un groupe ordinaire exige le rôle d’administrateur du chat. Un participant externe ne peut pas gérer les épingles partagées même s’il voit le message. Une épingle absente ou une action refusée indique une restriction d’accès, pas une perte du message.
Appels
Un appel est utile pour s'aligner vite, mais il ne remplace pas une trace ecrite. Apres l'appel, notez le resultat dans la tache, la fiche CRM ou le document: ce qui est decide, qui est responsable et pour quand.
Si l'appel concerne un client ou une tache, ouvrez le contexte lie avant ou juste apres l'echange.
Fonctions d'appel
Le panneau d'appel peut proposer l'audio ou la vidéo, les commandes du micro et de la caméra ainsi que le partage d'écran. Les commandes dépendent des droits de l'appel et des autorisations du navigateur : le partage d'écran est disponible seulement après avoir rejoint un appel actif, dans un navigateur compatible. L'enregistrement n'apparaît que si la politique d'appel de l'organisation l'autorise ; il se lance et s'arrête manuellement, et un appel ne permet qu'un seul cycle démarrage-arrêt. Vérifiez que la commande d'enregistrement est visible avant de promettre un enregistrement aux participants.
Les commandes pour démarrer, rejoindre ou terminer l’appel, contrôler le micro/la caméra, inviter en SIP ou transférer peuvent être absentes selon les droits de l’appel ou la politique de la conversation. Un appel entrant peut être refusé si la jonction est impossible ; après une erreur de connexion, vérifiez l’état de l’appel avant de réessayer afin de ne pas créer un second appel.
Commentaires dans les fiches de travail
Utilisez un commentaire lorsque le message doit rester pres du travail. Dans le commentaire, indiquez:
- ce qui a change;
- qui doit agir;
- quel fichier ou quelle version est utilisee;
- pourquoi l'echeance, le statut ou le responsable a change;
- ce qui compte comme resultat termine.
Si la discussion a commence en chat prive, deplacez la decision finale dans le commentaire de la fiche de travail.
Controle manager
Les managers doivent verifier:
- decisions importantes restees seulement en chat prive;
- taches avec discussion active mais sans commentaire final;
- mentions sans reponse;
- fichiers envoyes dans le chat au lieu d'un document ou d'une tache liee;
- appels sans resultat consigne;
- canaux externes et integrations ou des informations client peuvent apparaitre.
Recommandations
- Ecrivez pour que le destinataire comprenne l'action sans clarification.
- Repondez dans le bon fil ou au message precis.
- Mentionnez une personne seulement si une action est vraiment attendue.
- Ne remplacez pas les commentaires de tache par des messages prives.
- Ne publiez pas de donnees sensibles dans les chats partages.
Assistant IA dans le champ de message
Le menu de réglages de l’éditeur peut traiter le texte actuel avec l’IA sans l’envoyer dans le chat. Les actions disponibles sont Corriger les fautes, Le rendre plus formel, Raccourcir le texte, Adoucir la formulation et Structurer. Le résultat arrive en aperçu progressif : choisissez Appliquer pour remplacer le brouillon ou Masquer pour garder l’original. L’IA n’envoie jamais le message automatiquement et ne vérifie ni les faits, ni les droits, ni les décisions.
Si l’IA est indisponible, ne propose aucun changement ou dépasse le délai, gardez le brouillon original et corrigez-le manuellement. Ne collez pas de secrets, de données client ou de montants ; l’accès et la politique IA sont vérifiés séparément du droit d’écrire dans le chat.
Si une réponse d’IA contient des objets de travail liés, une carte peut afficher le titre lisible de la tâche ou de l’opportunité CRM avec Utilisé : oui ou Accès impossible. Cela indique la visibilité de la source, pas l’exactitude de la réponse, et ne modifie pas l’enregistrement. N’utilisez jamais un ID brut comme preuve : traitez la réponse comme un brouillon et vérifiez vous-même la fiche liée.
Pour une vérification en lecture seule, utilisez uniquement des enregistrements synthétiques : la tâche Check delivery window — demo et l’opportunité Rebranding — demo. Montrez une carte avec Utilisé : oui et l’autre avec Accès impossible ; n’utilisez jamais de vrais noms, ID ou secrets. Limite actuelle de l’UI : en état Accès impossible, la carte CRM peut afficher l’intitulé neutre Opportunité CRM au lieu de Rebranding — demo ; jusqu’à correction de la source, cet état reste bloqué et ne doit pas être promu comme evidence.
Modification, brouillons et sondages
- L’auteur d’un message texte normal peut le modifier pendant 30 minutes. Les messages système, fichiers et autres éléments non textuels ne sont pas modifiables.
- Masquer un message le retire du fil actuel et de la liste des messages épinglés ; cela ne corrige pas la décision. Enregistrez le résultat dans une nouvelle entrée du contexte de travail.
- Le brouillon est stocké séparément pour chaque conversation dans le navigateur : texte, réponse, fichiers sélectionnés et réglages du sondage peuvent être restaurés au retour. Ce n’est pas une archive partagée.
- En cas d’échec d’envoi, l’élément passe en erreur avec Réessayer et Supprimer. Une nouvelle tentative peut téléverser les pièces jointes à nouveau ; vérifiez l’absence de doublon.
- Vérifiez chaque bulle sortante séparément : dans une série regroupée, un message peut échouer même si les messages voisins semblent remis. Le badge Envoi, En file ou Non remis ne concerne que ce message.
- Distinguez deux échecs : un élément outbox optimiste encore non envoyé propose Réessayer et Supprimer ; un message serveur déjà créé avec l’état de livraison
queued/failedconserve seulement le badge Non remis, sans nouvel envoi ni suppression. - Un sondage peut autoriser plusieurs choix et un nouveau vote. Par défaut, l’auteur ou un administrateur le ferme et seuls les compteurs sont visibles ; activez la fermeture par les membres ou la visibilité des votants si nécessaire.
Scenarios pour l'entreprise
Sections liees