Espace de travail du client

L'espace de travail du client regroupe au meme endroit tout ce qui concerne un client : opportunites, taches, fichiers, documents et acces externe. Cela permet de mener et de controler le travail sur le client sans le rassembler manuellement depuis differents modules et chats prives. Pour le manager, c'est l'ecran principal qui repond a la question « que se passe-t-il avec ce client ? ».

L'espace de travail s'ouvre depuis la fiche client.

A quoi sert-il

Sans espace unique, l'information sur le client se disperse : l'opportunite dans le CRM, les taches dans les taches, le contrat dans les documents, les echanges dans les chats. Reconstituer une image complete devient difficile, et un nouveau participant perd du temps a rassembler le contexte.

L'espace de travail resout ce probleme : en ouvrant un client, vous voyez immediatement ses opportunites, ses taches, ses fichiers, ses documents et l'etat de l'acces externe, et vous pouvez aussi creer un nouveau travail directement ici — avec un lien vers le client qui se conserve automatiquement.

Onglets de l'espace de travail

L'espace du client est divise en onglets. Les onglets disposent de compteurs qui montrent immediatement le volume de travail sur le client.

• Opportunites — les demandes et opportunites de ce client. On voit a quelle etape se trouve le travail et ou il s'est arrete. Une nouvelle opportunite peut etre creee depuis le contexte du client.
• Taches — les taches liees au client, avec la possibilite de creer une tache directement ici. C'est pratique lorsqu'un travail concret est attendu sur le client : preparer une proposition, verifier un contrat, appeler.
• Fichiers — les materiaux attaches au client.
• Documents — contrats, factures, actes et autres documents lies au client, avec un compteur des documents prets et en attente.
• Acces externe (extranet) — les invitations et l'acces du client au portail client : pour les entreprises et les contacts, on gere d'ici les invitations, les liens et la politique d'acces.

Onglets supplémentaires et « Plus »

Les onglets dépendent du type d’enregistrement et de vos droits. Une entreprise peut afficher Contacts, Projets client, Engagements, Droits de service, Exécution, Facturation, Entités juridiques, Documents, Liens, Relations, Conversations, Discussions, Modèles et Paramètres ; un contact ou un projet client n’en expose qu’une partie. Un projet interne ou client peut aussi avoir Activité. Les onglets moins fréquents peuvent être regroupés dans « Plus ». Un onglet absent signifie que le contexte, les données ou la fonction disponible manque, pas que l’enregistrement est supprimé ; les listes Operations et les factures gardent leurs propres règles d’accès et de devise.

Dans la mise en page large actuelle, même des onglets Operations essentiels — Contrats, Engagements, Exécution, Droits de service et Facturation — peuvent rester dans « Plus ». Pour les comparer, ouvrez « Plus » et choisissez-les l’un après l’autre : le dernier choix peut apparaître dans la rangée principale, tandis que le précédent retourne au menu. C’est un comportement de navigation, pas la preuve qu’il manque des données ou des droits ; n’évaluez pas un client seulement à partir des onglets visibles.

Une entreprise ou un contact peut aussi afficher Contrats et Factures. Contrats permet uniquement de consulter et d’ouvrir les contrats existants ; aucun contrat ne peut être créé depuis cet onglet. Dans Factures, un sélecteur sépare les factures, les charges en attente et les paiements : une charge non approuvée peut ne pas encore avoir de montant, et les paiements peuvent rester un simple compteur lorsqu’aucune action n’est disponible.

L’ordre principal des onglets est stable : Aperçu, Opportunités, Tâches, Contacts, puis les autres onglets disponibles ; Paramètres ne passent pas avant le contexte de travail. Si le client n’a aucune opportunité, la tuile financière n’affiche pas un total nul. La fiche affiche le propriétaire et l’auteur lorsqu’ils sont connus ; les données absentes ne sont pas remplacées par des statuts techniques ou des identifiants.

Les lignes Engagements et Droits de service ouvrent leurs propres fiches. Vous pouvez y vérifier la source, les périodes, le solde restant et l’historique. Si l’objet lié n’est pas autorisé ou est encore en chargement, le portail affiche un libellé neutre plutôt qu’un identifiant technique ; cela ne prouve pas que la relation est absente.

Le solde d’un droit s’affiche comme le rapport exact disponible / accordé dans l’unité achetée. Pour une durée, le portail peut reformuler 480 minutes en 8 h et 390 en 6 h 30 min ; ne le recalculez pas manuellement et ne prenez pas l’absence du solde pour zéro.

Si la session possède actions.transferOwner, vous pouvez choisir le nouveau responsable directement dans l’en-tête de l’espace de travail ; le choix est enregistré immédiatement. Le sélecteur est masqué pour une fiche archivée et, sans le droit de transfert, le propriétaire actuel reste consultable seulement. Dans le fil d’activité, le nom de l’auteur est complété depuis le répertoire des participants lorsque l’instantané de l’événement est incomplet ; un identifiant technique n’est pas affiché si le nom ne peut pas être confirmé.

Le texte de l’événement peut arriver du serveur déjà rédigé en russe et rester en russe dans une interface d’une autre langue ; tant que la source n’est pas corrigée, ne considérez pas le fil comme une preuve de localisation complète.

Comment utiliser l'espace du client dans le travail

• Creez une tache ou une opportunite depuis l'espace de travail du client, et non separement : le lien avec le client s'etablit de lui-meme, et il ne faudra pas le rattacher manuellement plus tard.
• Utilisez les compteurs des onglets comme indicateur rapide : beaucoup de taches ou d'opportunites ouvertes sans avancement, c'est un motif pour faire le point.
• Conservez les documents du client dans son espace, et non dans des dossiers personnels : ainsi le contrat et la facture se retrouvent en quelques secondes, et non au fil des echanges.
• Avant de connecter un client a l'acces externe, verifiez que seul ce qui doit etre visible par le client sortira vers l'exterieur.

Espace de travail du projet client

Si le travail sur le client se divise en directions ou projets distincts, on utilise l'espace de travail du projet client. Lui aussi regroupe taches, opportunites et materiaux, mais dans les limites d'un projet client precis. Cela aide a ne pas melanger differentes directions de travail avec un meme client.

Creez un projet client lorsque le client a une direction autonome avec ses propres taches et son resultat. Si le travail est ponctuel, un projet distinct n'est pas necessaire — une opportunite ou une tache dans l'espace general du client suffit.

Dans la liste des projets clients, cliquez sur le nom du projet: sa fiche s'ouvre a l'adresse /client-projects/<id>. Cette fiche possede ses propres onglets, dont Taches; il n'y a plus de bouton Taches separe dans la ligne du client qui renverrait vers l'ancien filtre de l'espace general.

Apercu du projet : description, liste de controle et dates

Contrairement a l'espace general du client, le projet client dispose de son propre apercu — l'endroit ou est consigne la maniere dont ce projet est organise :

• Description du projet — contexte de travail et accords importants, en texte libre. C'est ce qu'un nouveau participant doit lire en premier : ce que nous faisons, ce qui a ete convenu, ce qui compte comme resultat.
• Liste de controle du projet — les etapes propres au projet. Les points peuvent etre regroupes, deplaces d'un groupe a l'autre par glisser-deposer, transformes en sous-points via « Faire un sous-point du precedent » et remontes via « Remonter d'un niveau ». La liste affiche l'avancement.
• Parametres du projet — début, échéance, état, type, projet parent, tags et responsable ; les champs sont enregistrés séparément et un projet archivé est en lecture seule.

Ouvrez le projet depuis l’espace client dans le même contexte ; les mêmes règles s’appliquent à l’état, au type, au projet parent, aux tags et à l’archivage.

L'apercu s'ouvre par defaut en lecture seule ; l'edition s'active separement, afin que la description et le plan ne changent pas par un contact accidentel.

attention

La liste de controle du projet n'est pas liee aux taches du projet. C'est une description etendue — les etapes propres au projet, et non la liste de travail de l'equipe. Cocher un point ne ferme aucune tache, et une tache terminee ne coche aucun point.

D'ou une repartition simple :

• la liste de controle — le plan et les accords : comment nous menons ce projet, de quelles etapes il se compose, ce qui est deja derriere nous ;
• les taches — l'execution : chacune a un responsable, une echeance et une acceptation du resultat.

Si quelqu'un doit realiser une etape et en rendre compte, creez une tache. Un point de liste n'est assigne a personne, ne se rappelle pas a votre bon souvenir et n'apparait dans la liste de travail de personne — l'equipe ne le verra tout simplement pas comme du travail.

Acces

Ce qui est visible dans l'espace de travail depend des droits. Une partie des donnees peut etre masquee, et certaines actions indisponibles, si vous n'avez pas les droits ou si vous n'etes pas membre du groupe de travail lie. C'est normal : demandez l'acces au proprietaire de l'espace plutot que de contourner la restriction en transmettant les donnees. Le modele d'acces est decrit plus en detail dans l'article sur les clients.

Ce que le manager doit verifier dans l'espace du client

L'espace de travail du client est un point de controle pratique pour un client precis. Lors de l'examen d'un client, verifiez :

• les opportunites : y a-t-il des opportunites ouvertes sans prochaine etape ou bloquees a une etape ;
• les taches : n'y a-t-il pas de taches en retard sur le client, et chacune a-t-elle un responsable ;
• les documents : les documents cles (contrat, facture, acte) sont-ils en place et la version finale est-elle fixee ;
• l'acces externe : qui, du cote du client, est connecte a l'acces externe, et cela reste-t-il pertinent aujourd'hui ;
• la concentration du travail : le travail est-il mene dans l'espace du client ou se disperse-t-il dans des chats et dossiers personnels.

Les compteurs des onglets donnent un apercu rapide : si le chiffre des opportunites ou des taches parait etonnamment eleve ou nul, ouvrez l'onglet et faites le point. Un examen regulier de l'espace du client aide a reperer un travail a l'arret et des engagements oublies avant que le client ne le rappelle.

Etats que vous pouvez rencontrer

• l'onglet se charge ou se met a jour ;
• l'onglet est vide — le client n'a encore ni opportunites, ni taches, ni fichiers, ni documents ;
• le compteur montre le volume de travail et les documents en attente ;
• une action est indisponible en raison des droits ou de l'absence de participation au groupe de travail ;
• une partie des donnees est masquee par les droits.

Apres avoir ajoute ou detache un fichier, attendez la confirmation dans la ligne: la liste actualisee doit afficher le fichier ajoute ou retirer celui qui a ete detache. Si la projection est encore en preparation ou si la lecture est retardee, le portail peut signaler l'operation alors que la liste reste intermediaire — relisez l'onglet ou reessayez la requete. Une liste vide ne prouve alors ni la reussite ni l'echec.

Une lecture indisponible de la projection n’empêche pas de créer le lien du fichier : ajoutez le fichier, puis vérifiez séparément le résultat par les noms et les quantités. Un envoi groupé peut réussir partiellement ; les fichiers réussis et les noms en échec sont signalés séparément, ne marquez donc pas tout le lot comme échoué. Si la liste est temporairement indisponible, la confirmation du détachement concerne l’opération elle-même, pas une lecture vide.

remarque

Les libelles de l'onglet d'acces externe (extranet) suivent la langue du portail. Le texte d'activite genere par le serveur peut encore arriver en russe, quelle que soit la langue de l'interface ; verifiez ce point separement et ne publiez pas de capture localisee sans preuve recente dans la meme langue.

Bonnes pratiques

• Menez tout le travail sur le client dans son espace, et non dans des modules disperses.
• Creez les taches et les opportunites depuis le contexte du client, pour que le lien se conserve automatiquement.
• Surveillez les compteurs des onglets comme indicateur de l'etat du client.
• Separez les directions par des projets client lorsque le travail l'exige.
• Dans un projet client, gardez les accords dans la description et la liste de controle, et l'execution dans les taches.
• Avant l'acces externe, verifiez ce qui deviendra exactement visible par le client.

Erreurs frequentes

Mener le travail sur le client en dehors de son espace. L'image se disperse, et personne ne voit l'historique complet.

Creer une tache ou une opportunite separement et oublier le lien. Il faut ensuite reconstituer manuellement a quel client cela se rapporte.

Entasser toutes les directions du client en un seul tas. Sans projets client, des processus differents se genent mutuellement.

Tenir le plan de travail dans la liste de controle du projet plutot que dans les taches. La liste est une description, pas un ensemble de consignes : ses points n'ont ni responsable ni echeance, ne se rappellent pas a vous et ne sont pas lies aux taches du projet. Le plan parait soigne alors que le travail n'est assigne a personne.

Ouvrir l'acces externe sans regarder. Le client peut voir ce qui ne lui est pas destine.

Comment verifier le resultat

• depuis le client s'ouvre un espace de travail avec les opportunites, taches, fichiers et documents lies ;
• les taches et opportunites creees depuis le contexte sont reellement liees au client ;
• les compteurs des onglets refletent le volume de travail reel ;
• l'acces externe n'ouvre au client que ce qui doit etre visible ;
• les donnees masquees par les droits sont comprises comme une restriction d'acces.

États de chargement, d’accès et des objets liés

Sur les fiches entreprise et contact, le fil d’activité se trouve dans Vue d’ensemble ; les projets internes et clients exposent Activité dans un onglet séparé. Les onglets se chargent à la demande et les moins utilisés peuvent rester sous Plus jusqu’à ce qu’ils aient du contenu ou soient sélectionnés. Un espace refusé peut afficher le propriétaire, une action permise ou la fiche canonique à ouvrir pour demander l’accès. Une erreur de lecture est limitée à la section et doit être réessayée.

Dans Liens, Ouvrir n’est proposé que pour une adresse http(s) sûre ; une adresse dangereuse peut rester copiable pour vérification. Dans Relations, une cible reconnue peut être ouverte et la relation supprimée séparément ; une cible masquée par les droits ne signifie pas que la relation a disparu.

Scenarios associes

• CRM : vue d'ensemble
• Clients, entreprises et contacts
• Opportunites et demandes
• Taches
• Documents
• Extranet