Fiche du document et lecture d’une version
La fiche documentaire est l’espace de travail d’un document. Elle regroupe contexte, statut, fichiers, versions, accès externe, signature, échanges et droits. Les actions dépendent de vos droits et de la politique du document ; une action désactivée doit en indiquer la raison et ne fournit pas de contournement.
Écran et fichiers
Écran et fichiers — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.
L’en-tête affiche type, version courante, date de mise à jour, titre et statut, parfois la prochaine étape. Suivre active les notifications. Les blocs affichent le contexte (entreprise, contrepartie, entité juridique, extranet), les fichiers et versions, les signatures, l’accès et l’historique. L’étape suivante, les actions rapides et l’EDI n’apparaissent que si les données ou la capacité nécessaire existent.
Lecture du fichier
Lecture du fichier — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.
Utilisez Ouvrir ou Télécharger. La fiche ouvre la révision courante sélectionnée ; si elle n’est pas encore définie, la dernière révision disponible est utilisée. Les rôles distinguent le fichier principal des éléments du paquet, et la fiche peut télécharger le paquet complet. Les noms techniques longs sont tronqués à l’écran, sans modifier le fichier. Avant un envoi externe, vérifiez le contenu et la révision, pas seulement le nom.
La liste affiche au maximum quatre fichiers ; les autres sont indiqués par « +N autres ». Lorsque plusieurs fichiers existent, le paquet complet peut être téléchargé. En cas d’échec de préparation du paquet, une erreur de téléchargement apparaît dans la fiche : vérifiez les droits et la sélection avant de réessayer.
Révisions et brouillon
Révisions et brouillon — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.
Une révision peut contenir fichiers source, rendus et signés. Conservez les anciennes révisions pour l’historique. Un brouillon Rich Text peut être prévisualisé puis converti avec Créer une version depuis le brouillon avant publication ou signature.
Si le brouillon a changé après la dernière révision, la fiche indique que l’affichage, le téléchargement et la signature utilisent encore la dernière révision créée. Attendez l’aperçu du brouillon (rechargez-le en cas d’erreur), puis utilisez Créer une version depuis le brouillon pour inclure les changements.
Contexte, accès et confidentialité
Contexte, accès et confidentialité — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.
La fiche indique le contexte lié ou l’absence de contexte. Modifier ou supprimer le lien exige le droit d’écriture ; les documents EDI peuvent être limités par les règles d’accès. Vérifiez le propriétaire, le mode lecture seule ou modification, la visibilité extranet, la classification et la conservation légale. Ne mettez pas de données personnelles, financières ou de commentaires internes dans une description publique. Avant de créer un lien, vérifiez le destinataire, le contexte et les fichiers inclus.
En lecture seule, les actions de modification, publication, signature et intégration sont masquées : aucun contournement côté client n’est possible. Sans révision, la fiche affiche un état sans version actuelle au lieu des actions sur les fichiers.
Lier ou déplacer un document
Lier ou déplacer un document — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.
Dans Ajouter un document existant (ou Déplacer le document s’il est déjà lié), recherchez puis choisissez un client, projet client, entité juridique, opportunité, tâche, entreprise ou contact. La recherche est différée et peut être partielle : « Résultats peut-être incomplets » signifie Réessayer, pas « aucun résultat ». Après le choix, le portail vérifie si la liaison est autorisée ; l’enregistrement reste désactivé tant que la vérification est en cours ou refusée. En cas d’échec de recherche, recommencez et ne contournez pas le refus autrement.
Publication et signature
Publication et signature — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.
Publication de consultation et demande de signature sont distinctes. La publication précise mode, destinataire, expiration et limite d’ouvertures. La demande précise révision, scénario, signataires, fournisseur et échéance facultative. Dans l’extranet client, le signataire peut venir de la fiche CRM liée ; une signature publique exige un signataire externe. Un lien de signature personnel ne doit pas être partagé ; fermez les accès devenus inutiles.
L’accès Lien protégé repose sur la possession du lien, tandis que Destinataire uniquement exige la confirmation de l’adresse e-mail. L’expiration et le nombre maximal d’ouvertures restent applicables après la création du lien.
EDI et échanges entrants
EDI et échanges entrants — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.
Pour un document géré par un opérateur, le statut visible vient de l’échange. Le bloc EDI peut afficher fournisseur, cycle, contrôle, code de rejet, identifiant d’envoi et lien de vérification. Ouvrir l’EDI et Actualiser n’apparaissent que si l’action est disponible. Les candidats entrants doivent être rapprochés de la source, dédupliqués, puis faire l’objet d’une action choisie avant création ou liaison ; un seul fichier ne prouve pas la fin de l’échange.
Lors d’une nouvelle publication, une version publiée inchangée reste épinglée. Si la politique d’accès refuse l’action, la fiche masque le bouton ou affiche la raison ; l’absence du bouton n’autorise pas un autre moyen.
Erreurs et actions indisponibles
Erreurs et actions indisponibles — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.
Le premier chargement affiche un état d’attente. Si une actualisation échoue après l’ouverture, les données déjà affichées restent visibles avec l’erreur et l’action Actualiser. « Document indisponible » peut signifier absence ou accès refusé, pas forcément suppression. Si une action est désactivée, vérifiez droit, statut et motif affiché dans la fiche ; ne réessayez pas à l’aveugle.
Dans le bloc actuel du lot de documents liés, une erreur peut contenir un texte technique du serveur ou du transport. Ne le traitez pas comme un motif lisible, ne le transmettez pas et ne l’incluez pas dans un screenshot/evidence : il peut contenir des identifiants ou d’autres données protégées. Fermez ou actualisez la fiche ; sans explication localisée sûre, communiquez au responsable seulement la route, l’heure et l’action effectuée, jamais le contenu de l’erreur.
Vérification rapide
Vérification rapide — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.
- Confirmer la fiche et son contexte.
- Confirmer le contenu de la version courante.
- Vérifier propriétaire, étape suivante et droits.
- Limiter l’accès externe au bon destinataire et à la bonne échéance.
- Vérifier scénario et signataires.
- Conserver historique et anciennes versions.
Pages associées
Pages associées — flux conceptuel, pas une capture UI ni une preuve.