Modèles de dossiers documentaires
Un modèle de dossier évite d’oublier les documents nécessaires dans un processus répétitif. Il décrit la structure et les règles d’utilisation, sans remplacer la vérification du client, de l’opportunité ou du projet concerné.
Le fonctionnement décrit ici reste valable même si la liste des modèles ou l’éditeur déployé affiche des libellés ou des messages de validation en anglais. Les traductions natives de cette surface peuvent être en retard sur la version du portail dans certaines langues ; un libellé anglais ne change ni le champ ni son sens, et l’écran ne doit pas être présenté comme preuve d’une capture localisée avant la revue visuelle.
Où le trouver
Ouvrez Documents (/documents), puis Modèles de dossiers (/documents/templates). La création et la modification dépendent du rôle et de la configuration du portail. Si la section est absente, demandez à l’administrateur de vérifier les droits documentaires.
Contenu du modèle
Pour chaque élément, indiquez son nom et son objectif, s’il est obligatoire, les contraintes de type de fichier, le contexte d’utilisation et l’ordre de vérification, d’approbation ou de signature de votre organisation.
N’ajoutez pas de données personnelles réelles, numéros de contrat, coordonnées bancaires ou signatures. Le modèle conserve une structure, pas les données du client.
Source et version du modèle
Vous pouvez limiter l'application à un groupe de travail, un projet client, une opportunité CRM, une tâche, une entreprise, un contact ou une entité juridique. Choisissez uniquement une source où le lot est réellement répétitif. La publication du modèle et celle d'une nouvelle version du lot sont deux étapes distinctes. Chaque emplacement conserve sa version publiée ; un emplacement inchangé garde l'ancienne, tandis qu'un emplacement modifié reçoit la suivante. Les lots déjà créés ne changent pas silencieusement lorsque le modèle est modifié.
Fonctionnement de l’éditeur
L’éditeur accepte plusieurs sources à la fois : groupe de travail, projet client, opportunité CRM, tâche, entreprise, contact ou entité juridique. Pour chaque emplacement, indiquez le nom, le type, le caractère obligatoire et l’ordre avec les flèches. Un emplacement ou un texte vide est refusé avant la publication.
Si un document publié existe déjà, choisissez Reprendre un document prêt. Son texte et sa version publiée sont épinglés dans l’emplacement ; aucun brouillon n’est copié et le document source n’est pas modifié. Les champs avancés acceptent des codes de validation et de signature. Seules les lettres latines, les chiffres et _, ., :, - sont admis : ce sont des codes de politique, pas des commentaires libres.
La publication constitue une seule opération : les emplacements modifiés sont d’abord révisés et publiés, puis la version du lot est publiée. Après une erreur réseau, répétez le même envoi ; les emplacements inchangés gardent leur version. L’archivage retire le lot du catalogue pour les nouvelles utilisations, sans casser les lots déjà créés.
Préparer et appliquer
- Choisissez un processus récurrent et décrivez son résultat.
- Gardez uniquement les documents nécessaires à sa clôture.
- Marquez les éléments obligatoires et utilisez des noms compréhensibles.
- Vérifiez le contexte : tâche, fiche CRM, client ou projet.
- Enregistrez le modèle et testez-le sans secrets réels.
- Confirmez le responsable et l’étape suivante pour chaque élément obligatoire.
Appliquer à une tâche
L’application crée la structure attendue dans le contexte choisi. Le dépôt de fichier, le lien client, l’approbation et la signature restent des actions distinctes. Avant un partage externe, vérifiez la version et les droits d’accès de chaque document.
Si un fichier obligatoire manque, ne marquez pas le dossier comme terminé manuellement. Créez une tâche, notez la raison et fixez une échéance.
Modifier ou archiver
Avant une modification, vérifiez les processus qui utilisent déjà le modèle. Notez la raison et la date d’effet. Ne modifiez pas silencieusement un dossier déjà approuvé. Désactivez le modèle pour les nouvelles utilisations ou archivez-le selon la règle de l’équipe.
Contrôle qualité
- chaque élément produit un résultat vérifiable ;
- le statut obligatoire correspond au processus réel ;
- les noms ne contiennent ni identifiants bruts, ni e-mails, ni secrets ;
- le modèle ne promet pas à lui seul une validité juridique ;
- les montants et la devise sont définis dans le processus concret ;
- l’accès, le client, la version et le responsable sont vérifiés après application.
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