Échange de documents entrants
L’échange entrant sert à examiner les documents reçus d’un opérateur externe ou d’une source connectée. Il s’agit d’une file de vérification, pas d’une approbation automatique : identifiez l’expéditeur, le contexte et l’action suivante avant l’import.
Où l’ouvrir
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.
Ouvrez Documents → Échange entrant à l’adresse /documents/exchange/inbound. La file contient les candidats en attente de vérification. Une file vide ou une recherche sans résultat sont des états normaux.
L’écran affiche jusqu’à 50 candidats à la fois. La recherche, le compteur et les actions ne concernent donc que la page chargée. Actualisez après chaque lot, utilisez le remappage en masse ou demandez à l’administrateur l’accès à la page suivante des anciens enregistrements.
Ouvrez un candidat depuis la liste. Les actions dépendent de la connexion, des droits, de la contrepartie, de l’entité juridique et du document.
Vérifier un candidat
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- Vérifiez le fichier, l’expéditeur, la contrepartie et le contexte proposé.
- Consultez le résumé et le motif lorsqu’ils sont disponibles.
- Choisissez lier à un document existant, créer un document, importer les éléments ou ignorer.
- Confirmez ensuite le lien, la version, l’accès et le responsable.
Ignorer retire le candidat de la file de travail, mais ne supprime pas forcément la source chez l’opérateur. Notez le motif et appliquez la règle de conservation.
Lier ou créer
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Liez une fiche existante lorsque la contrepartie, le sujet et la version correspondent. Recherchez les doublons avant d’en créer une nouvelle. Créez un document seulement si son contexte client, opportunité, tâche ou projet est clair, puis désignez le responsable et l’étape suivante.
Remappage en masse
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Le remappage en masse traite les candidats enregistrés et résout à nouveau leur contrepartie dans le portail. Il exige une connexion configurée et une entité juridique choisie, avec 100 candidats maximum par exécution. Pour les correspondances éligibles, l’interface active la création automatique du document local et l’import des artefacts disponibles ; les statistiques distinguent les documents créés des échecs d’import.
Si le fournisseur ne renvoie que des métadonnées ou un artefact illisible, l’import se termine par un message clair d’indisponibilité ; cela ne signifie pas que le document source a été supprimé. Conservez l’identifiant et redemandez le fichier au fournisseur.
Le résultat fournit des statistiques et peut être incomplet lorsqu’une limite du fournisseur ou des documents est atteinte. Conservez l’avertissement, actualisez la file et traitez le lot suivant. Pour récupérer de nouveaux éléments du fournisseur, lancez une synchronisation distincte de la connexion.
Erreurs et sécurité
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- Recherchez un document existant avant de réessayer afin d’éviter les doublons.
- Ne mettez jamais de jetons, adresses client ou contenu contractuel dans des commentaires publics ou des supports partagés.
- Une erreur de connexion ne prouve pas l’absence du document.
- Si une action est indisponible, vérifiez droits, entité juridique, source et état de connexion.
- Comparez l’original et la version actuelle avant signature ou envoi.
Connexion au fournisseur
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Les actions et limites dépendent du fournisseur. Consultez par exemple l’intégration d’échange SBIS et ne considérez pas la connexion active sans test administrateur.
Contrôle par le responsable
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Vérifiez régulièrement les anciennes entrées, les documents répétés, les opérations groupées incomplètes et les candidats sans responsable. Chaque candidat doit aboutir à une décision claire : lier, créer, importer ou consigner un refus justifié.
Pages associées
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