Signature et accès externe aux documents
Lorsqu'un document est prêt, il faut souvent le montrer ou le faire signer à l'extérieur: un client, une contrepartie, un partenaire. LadVen OS permet d'envoyer un document à la signature et d'ouvrir un accès externe sécurisé directement depuis sa fiche - sans transfert de fichiers par courriel, avec un suivi de qui a fait quoi.
Point important: les méthodes de signature de base fonctionnent sans configuration supplémentaire. Un document créé dans le portail peut déjà être signé. Une configuration externe n'est nécessaire que pour un échange officiel à valeur juridique via un opérateur.
Pour travailler sur le document lui-même et ses versions, voir la section Documents. Ici, il s'agit de la signature et de l'accès externe.
Ce qui fonctionne tout de suite et ce qui demande une configuration
Les méthodes de signature intégrées mènent à un document signé sans services externes. L'échange électronique externe est un chemin distinct qui exige un opérateur connecté.
Un document créé depuis un fichier est géré par le portail. Les méthodes intégrées de signature peuvent donc être utilisées sans configuration supplémentaire. L'échange électronique externe est un chemin séparé et dépend de l'opérateur connecté.
« Disponible immédiatement » signifie que le parcours produit existe ; envoyer ou signer exige une session active avec allowedActions.submit=true. Les sessions fermées, terminées ou refusées affichent seulement le statut et le motif ; Refusé est un état terminal du backend, pas un bouton distinct.
| Besoin | Configuration | Qui signe | Résultat |
|---|---|---|---|
| Créer un document depuis un fichier | Disponible immédiatement | - | Géré dans le portail |
| Le rattacher à un client | Disponible immédiatement | - | Relié à la fiche CRM |
| Publier pour consultation | Disponible immédiatement | - | Visible par lien et dans l'extranet |
| Publier pour signature | Disponible immédiatement | - | Signature activée |
| Bouton d'accord | Disponible immédiatement | Client par lien ou dans l'extranet | Signé |
| Signature dessinée | Disponible immédiatement | Client par lien ou dans l'extranet | Signé |
| Dépôt d'un fichier signé | Disponible immédiatement | Client par lien ou dans l'extranet | Signé |
| Clôture par le responsable | Seulement si la politique du document autorise l'action et si le rôle est autorisé | Responsable, sans action du client | Dépend de la politique du document |
| Échange électronique externe | Opérateur à configurer | Dans le système externe | Signature hors portail |
En bref: le portail peut collecter une signature pratique immédiatement. Un opérateur externe n'est nécessaire que si l'entreprise exige un échange officiel à valeur juridique.
Demande de signature
Repère conceptuel, pas une capture d’interface ni une preuve d’état.
Depuis la fiche du document, cliquez sur Envoyer à la signature. Le formulaire précise:
- méthode de signature - comment la personne signe;
- signataires - généralement par e-mail; le portail propose les contacts de la fiche CRM liée. Dans le scénario de signature client via l'extranet, le client CRM peut être résolu automatiquement; une autre adresse e-mail n'est donc pas toujours nécessaire;
- échéance de signature - date limite optionnelle;
- version du document - révision envoyée, par défaut la version actuelle.
Ensuite, le portail conduit le processus et affiche le statut de chaque signataire.
Qui peut être désigné comme signataire:
- un client via l'extranet - le signataire issu de la fiche CRM liée signe dans le portail client;
- une personne externe via un lien public - signe quiconque a reçu un lien personnel.
Pour chaque signataire, le portail suit un statut: envoyé, consulté, signé, refusé ou expiré. La demande globale a aussi un statut, par exemple partiellement signée ou terminée.
La demande peut aussi être brouillon, en attente, annulée ou en échec. Un brouillon n'est pas encore envoyé ; « en attente » signifie qu'il attend l'envoi. Ne répétez pas aveuglément une demande annulée ou en échec : vérifiez la cause, conservez la trace d'audit et créez-en une nouvelle après correction.
Méthodes de signature
Le schéma compare l'accord dans le portail, la signature dessinée, le dépôt du fichier signé et l'échange électronique externe.
LadVen OS prend en charge plusieurs méthodes intégrées. Elles sont disponibles sans service externe lorsque la session active autorise allowedActions.submit:
- Confirmation dans le navigateur - le signataire clique sur «j'accepte» sur la page du document. Utile pour accords, prises de connaissance et décisions internes.
- Signature dessinée - le signataire dessine sa signature directement à l'écran, à la souris ou au doigt sur mobile.
- Dépôt d'un fichier signé - le signataire téléverse un scan ou un PDF signé. Utile quand le document est signé sur papier et renvoyé comme scan.
Un chemin séparé existe via un service externe de signature ou d'échange. Il est activé par l'administrateur et utilisé pour l'échange documentaire officiel via un opérateur.
Choisissez la méthode selon les exigences du document: pour une validation interne, une confirmation dans le navigateur suffit; pour des documents importants, utilisez la méthode acceptée dans l'entreprise ou l'opérateur externe connecté.
Le responsable clôture la signature lui-même
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Toutes les signatures ne sont pas collectées en ligne. Le client peut signer sur papier lors d'un rendez-vous, envoyer un scan par e-mail ou signer dans un système tiers. Dans ce cas, la fiche peut proposer de clôturer la signature manuellement, mais seulement si la politique du document et le rôle l'autorisent. Cela ne garantit pas un champ de dépôt séparé dans chaque fiche; si l'action est absente, conservez le fichier selon le processus pris en charge par votre entreprise.
Lorsque l'action est disponible et réussit, le portail passe le document à l'état signé et enregistre le fichier ou l'événement justificatif dans l'historique. Un scan seul ne prouve pas que le document est signé.
Liens personnels des signataires
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Chaque signataire reçoit son propre lien personnel vers la page de signature. Le lien peut être copié et transmis par le moyen de votre choix. Grâce à ce lien, la personne ouvre le document, en prend connaissance et le signe selon la méthode choisie - sans se connecter au portail interne.
Ne transmettez pas un même lien à plusieurs personnes: le lien est rattaché à un signataire précis, et c'est bien son action qui est suivie.
Publication: consultation et signature externes
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Outre la demande de signature, un document peut être publié: cliquez sur Ouvrir l'accès et émettez un lien externe dans l'un des modes:
- ouverture par lien - le participant externe voit et télécharge le document;
- signature externe - le participant externe effectue la signature.
Ce sont deux parcours distincts : ouverture par lien permet seulement de consulter et de télécharger le document et ne devient pas une signature par la suite. Si le destinataire doit signer, choisissez dès le départ signature externe, afin que l'action et le statut appartiennent au bon parcours.
La publication comporte des paramètres de sécurité:
- comment l'accès est accordé - par lien protégé ou pour un destinataire avec e-mail précis;
- expiration - après cette date, le lien cesse de fonctionner;
- limitation du nombre d'ouvertures - l'accès se ferme après un nombre défini de consultations.
La publication peut être fermée à tout moment. Le lien cesse aussitôt d'ouvrir le document. Fermez l'accès dès qu'il n'est plus nécessaire ou qu'il a été accordé par erreur.
Échange électronique externe: limites honnêtes
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Pour un échange officiel à valeur juridique, LadVen OS peut fonctionner avec un opérateur externe d'échange documentaire si l'administrateur l'a connecté. Les documents sortants sont préparés depuis la fiche du document, tandis que les statuts et copies signées reviennent dans le portail.
Il faut comprendre les limites:
- la signature intégrée au portail et l'échange électronique externe sont deux choses différentes; l'échange externe n'est pas activé par défaut et dépend de l'opérateur connecté;
- le cycle complet - constitution, envoi et signature de documents à valeur juridique via un opérateur - se termine dans le système de l'opérateur; le portail conserve le document pilotable avec son statut, ses liens et ses copies signées;
- les opérateurs disponibles dépendent du pays et de la configuration; ne présumez pas qu'un service précis est connecté tant qu'un administrateur ne l'a pas configuré.
Les méthodes intégrées de signature restent disponibles même sans opérateur externe.
Bonnes pratiques
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- Avant l'envoi à la signature, vérifiez que la version actuelle est ouverte et que le document se rapporte au bon client.
- Assurez-vous que le document ne contient pas de commentaires internes ni de notes de service avant l'accès externe.
- Choisissez la méthode de signature selon le type de document: confirmation dans le navigateur pour accord, signature dessinée ou échange externe pour documents importants.
- Si la signature a été obtenue hors du portail, enregistrez-la en clôturant la signature avec un scan déposé.
- Envoyez à chaque signataire son lien personnel, pas un lien commun.
- Fixez une expiration et fermez la publication dès que l'accès n'est plus nécessaire.
Erreurs fréquentes
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- Envoyer à la signature une version obsolète du document.
- Ouvrir un accès externe sans avoir retiré les commentaires internes.
- Transmettre un même lien à plusieurs signataires - le suivi est perdu.
- Ne pas fixer d'expiration et ne pas fermer la publication - l'accès reste ouvert plus longtemps que nécessaire.
- Considérer l'échange externe comme activé par défaut, alors qu'il dépend de la configuration de l'opérateur.
Sections liées
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