Échange de documents via SBIS
Le connecteur d'échange de documents relie les documents du portail à l'opérateur d'échange électronique de documents (EDO) SBIS. Il permet d'échanger des documents juridiquement valables — actes, factures, contrats — avec vos contreparties sans quitter le portail : les documents sortants se préparent directement depuis la fiche du document, tandis que les statuts et les copies signées sont récupérés en retour.
Il s'agit d'un connecteur régional pour la Russie : il fonctionne avec l'opérateur SBIS (la fiche peut afficher les marques d'autres opérateurs, mais la connexion est configurée pour SBIS).
Ce qu'il faut pour la connexion
La connexion est configurée par un administrateur dans le Hub d'intégrations (section CRM → Intégrations, profil SBIS EDO). Vous aurez besoin :
- du scénario d'échange — uniquement brouillons sortants ou échange bidirectionnel complet ;
- de l'accès à SBIS — identifiant et mot de passe du compte de l'opérateur ;
- de l'organisation et des entités juridiques au nom desquelles le portail mène l'échange ;
- de l'adresse du portail opérateur SBIS et de l'environnement (de production ou de test).
Après l'enregistrement, lancez le test de connexion. L'envoi et la signature eux-mêmes restent dans le portail opérateur SBIS — le portail prépare les brouillons et suit les statuts.
Documents sortants
Un document sortant se prépare directement depuis la fiche du document : le portail crée un brouillon dans SBIS avec un aperçu (pour vérifier ce qui sera envoyé), suit le statut de signature, permet d'ouvrir le portail opérateur SBIS et d'importer le résultat — l'original, la copie signée ou les deux fichiers.
Ainsi, le document reste maîtrisable : il est visible dans le portail avec son statut et ses liens, et pas seulement dans un portail opérateur séparé.
Documents entrants
Les documents entrants de SBIS sont rattachés à un client : l'étape de sélection de la contrepartie relie le document à la bonne entité juridique dans le CRM. Les documents entrants non rattachés sont regroupés dans une file dédiée, où un collaborateur peut traiter chacun d'eux : le relier à un client, le réassocier, créer une fiche ou le mettre de côté.
Ainsi, le flux documentaire entrant ne se transforme pas en dossier non traité — chaque document reçoit un client et une place dans le travail.
Qui configure
C'est une configuration administrateur. L'accès aux documents eux-mêmes et à l'échange dépend des droits sur les documents et les fiches clients associées. N'affichez pas sur les captures d'écran et ne transmettez pas l'identifiant et le mot de passe SBIS, l'adresse du portail opérateur ni les coordonnées de contreparties réelles.
Bonnes pratiques
- Avant le premier échange, vérifiez l'organisation, les entités juridiques et l'environnement (de test ou de production).
- Préparez les documents sortants depuis la fiche du document, et non manuellement dans le portail opérateur — c'est ainsi que le lien et le statut sont conservés dans le portail.
- Traitez régulièrement la file des entrants pour qu'aucun document ne reste sans client.
- Pour les captures d'écran, utilisez l'environnement de test et des contreparties fictives.
Erreurs fréquentes
- Confondre l'environnement de test et celui de production lors de la première configuration.
- Signer et envoyer uniquement dans le portail opérateur, en oubliant de mettre à jour le statut dans le portail.
- Laisser les documents entrants sans sélection de contrepartie — le document se perd hors du contexte client.